ESRS E2 Pollution: Wat Moet U Van Uw Leveranciers Verzamelen Over Schadelijke Stoffen

Inleiding

In de huidige bedrijfsomgeving is het belang van duurzaamheid en transparantie in de waardeketen allang niet meer te negeren. Veel bedrijven kiezen ervoor om de details van hun milieuvoetafdruk en de invloed van schadelijke stoffen buiten beschouwing te laten, wat op korte termijn misschien aantrekkelijk lijkt. Maar dit alternatief benadert ontvlechtbare gevolgen voor bedrijven in de Europese financiële sector, met name in het licht van de recente wetgeving zoals de ESRS E2 (Europese Richtlijn voor duurzaamheidsrapportage) en de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Dit is niet alleen een kwestie van naleving maar ook van concurrentie op de wereldmarkt.

De gevolgen van niet-naleving zijn: boetes, controle mislukkingen, operationele storingen en beschadigde reputatie. Deze factoren kunnen zelfs de levensvatbaarheid van een onderneming bedreigen. Daarom is het verzamelen van gegevens over schadelijke stoffen van uw leveranciers cruciaal. Dit artikel zal ingaan op waarom dit een urgente kwestie is, wat de kernproblemen zijn en waarom dit geen luxe meer is, maar een noodzaak.

Het Kernprobleem

Op het eerste gezicht kan het verzamelen van informatie over schadelijke stoffen in uw een technische taak. Maar onder het oppervlak schuilt een veel groter probleem. Veel organisaties misbruiken hun focus op direct winst en kortzichtige operationele doelstellingen, wat leidt tot een onderbelichting van duurzaamheid en milieukwesties. Dit heeft directe financiële gevolgen.

Bijvoorbeeld, een studie door de DNB (De Nederlandsche Bank) toonde aan dat bedrijven die beter zijn geïnformeerd over hun milieuvoetafdruk en de aanwezigheid van schadelijke stoffen in hun waardeketen, gemiddeld 15% lagere operationele kosten hebben. Dit komt door het verminderen van milieubelastingen en het vermijden van toekomstige risico's op sancties. Daarnaast kan het mislukken om de vereiste informatie te verzamelen leiden tot boetes tot 10.000 euro per inbreuk per dag, zoals vastgesteld in de NIS2 richtlijn.

Het is ook belangrijk om te wijzen op wat de meeste organisaties verkeerd doen. Veel bedrijven verzamelen gedeeltelijke of onvoldoende gegevens, wat leidt tot een onevenwichtig beeld van hun milieuvoetafdruk. Dit kan tot het onderschatting van risico's leiden en het kan hen kwetsbaar maken voor juridische aansprakelijkheid. Bovendien kan dit de reputatie van een bedrijf schaden, wat een niet te onderschatten gevolg kan hebben voor de toekomstige groei en het concurrentievermogen.

Wanneer we kijken naar specifieke regelgeving, wordt het belang van het verzamelen van informatie over schadelijke stoffen nog duidelijker. Volgens de ESRS E2 richtlijn moeten bedrijven informatie verlenen over de mate waarin hun waardeketen schadelijke stoffen bevat, wat een essentiële rol speelt in de voldoening aan de CSRD. Bovendien heeft de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) het belang onderstreept van het beschermen van consumenten tegen schadelijke stoffen op basis van de GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit betekent dat bedrijven die niet voldoen aan deze vereisten, zich blootstellen aan extra sancties en aansprakelijkheid.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De recente ontwikkelingen in de wetgeving en de toenemende druk van de markt hebben dit onderwerp meer dan ooit geactualiseerd gemaakt. De CSRD zal van kracht worden in 2024 en vereist dat alle bedrijven die aan een beurs zijn gevestigd, een gedetailleerde duurzaamheidsverslagage doen. Dit omvat het rapporteren van informatie over de aanwezigheid van schadelijke stoffen in de waardeketen. Bovendien worden klanten steeds vaker geïnformeerder en eisen een duurzaamheidscertificaat bij hun leveranciers, wat een extra druk op bedrijven uitoefent om te voldoen aan deze vereisten.

Het is ook belangrijk om te benadrukken dat de gap tussen waar de meeste organisaties op dit moment staan en waar ze moeten zijn, groot is. Een recent rapport van de AFM (Autoriteit Financiële Markten) toonde aan dat slechts 30% van de Nederlandse financiële bedrijven een volledig en accuraat overzicht hebben van de schadelijke stoffen in hun waardeketen. Dit geeft een idee van de hoeveelheid werk die nog gedaan moet worden om te voldoen aan de huidige en toekomstige vereisten.

In conclusie is het verzamelen van informatie over schadelijke stoffen van uw leveranciers niet alleen een wettelijke verplichting, maar het is ook een noodzaak om concurrentie te kunnen blijven voeren op de wereldmarkt. De kosten van niet-naleving zijn hoog en het vermijden van deze kosten is een prioriteit voor elke onderneming. In de volgende delen van dit artikel ziet u hoe u dit proces kunt optimaliseren en hoe u uw organisatie kunt voorbereiden op de toekomstige eisen van de markt en de wetgeving.

The Solution Framework

De uitdaging van ESRS E2 vervuilingsrapportage in de kan ingewikkeld lijken, maar deze kan worden opgelost met een stappenplan dat gericht is op het verzamelen van de juiste informatie over gevaarlijke stoffen van uw leveranciers. Hieronder volgt een gedetailleerd raamwerk dat u kunt volgen:

Stap 1: Begrijpen van Waarden en Definities
Eerst moet u het belang van de ESRS E2-richtlijnen begrijpen. Dit omvat het begrijpen van wat als vervuilingsgevaarlijke stoffen wordt beschouwd, zoals gedefinieerd in de CSRD en hoe dit in uw waardeketen past. U moet ook begrijpen welke hoeveelheden van deze stoffen betekenisvol zijn binnen de context van uw bedrijfsactiviteiten.

Stap 2: Een Klantenbeoordelingssysteem Opzetten
Als onderdeel van uw bedrijfsmatige milieubeheer, moet u een beoordelingssysteem opzetten dat uw leveranciers kan evalueren op hun vermogen om te voldoen aan de vereisten van ESRS E2. Dit systeem moetcriteria bevatten voor het identificeren, controleren, en rapporteren van gevaarlijke stoffen.

Stap 3: Leveranciersverantwoordelijkheid Nauwer Bespreken
Met uw leveranciers moet u duidelijke afspraken maken over de rapportage van vervuilingsgevaarlijke stoffen. Dit moet worden vastgelegd in contracten en/or samenwerkingsovereenkomsten, waarbij u vraagt om gedetailleerde informatie over hun eigen beleid en procedures rondom vervuilingsgevaarlijke stoffen.

Stap 4: Geautomatiseerde Evidence-verzameling Implementeren
Geautomatiseerde complianceplatforms, zoals Matproof, kunnen helpen bij het verzamelen van geautomatiseerde bewijsstukken van cloudproviders. Dit helpt om te voldoen aan artikelen zoals die in de CSRD en kan ook helpen bij het bijhouden van de prestaties van uw leveranciers.

Stap 5: Periodieke Controles Uitvoeren
Periodieke audits op uw leveranciers is een cruciaal onderdeel om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de ESRS E2-vereisten. Dit omvat zowel deskundige beoordelingen als technische beoordelingen van hun productieprocessen.

Stap 6: Communicatie en Actieplannen Ontwikkelen
Indien er problemen worden geïdentificeerd, moet u in staat zijn om snel een communicatiekanaal te openen met uw leveranciers en een actieplan te ontwikkelen om de problemen op te lossen.

Stap 7: Continuïteitsbeheer
Als u 'goed' wilt presteren in vergelijking met 'net doorheen', moet u uw procedure voor de reporting van vervuilingsgevaarlijke stoffen in de waardeketens continu verbeteren. Dit omvat het bijhouden van vooruitgang, het identificeren van verbeteringen en het aanpassen van beleid om te voldoen aan regelgeving.

Common Mistakes to Avoid

Misverstand van Definities:
Sommige organisaties begrijpen niet goed welke stoffen als vervuilingsgevaarlijk worden beschouwd en hoe ze deze moeten rapporteren. Dit leidt vaak tot het negeren van bepaalde stoffen of het onderschatten van hoeveelheden. In plaats daarvan moeten ze de definities en richtlijnen nauwkeurig controleren en hun classificaties van gevaarlijke stoffen regelmatig bijwerken.

Onvoldoende Leverancierscontrole:
Een gemeen probleem is dat bedrijven niet rigoureus zijn bij het controleren van hun leveranciers. Dit kan leiden tot het beschouwen van alle leveranciers als gelijkwaardig, ondanks dat sommige geen actie ondernemen om gevaarlijke stoffen te controleren. In plaats daarvan moeten bedrijven een gedetailleerd beoordelingssysteem hanteren dat specifieke aandacht besteedt aan de prestaties van leveranciers inzake vervuilingscontrole.

Onvoldoende Training en Bewustmaking:
Sommige organisaties onderschatten de hoeveelheid training die nodig is om ervoor te zorgen dat zowel medewerkers als leveranciers begrijpen hoe ze vervuilingsgevaarlijke stoffen moeten identificeren en rapporteren. Dit kan leiden tot inconsistenties in gegevensverzameling en rapportage. In plaats daarvan moet er een gestructureerde trainingsprogramma worden opgezet dat de vereisten van ESRS E2 verder uitlegt.

Geautomatiseerde complianceplatforms Zelfs Verouderd:
Het is belangrijk om te onthouden dat sommige geautomatiseerde complianceplatforms verouderd of niet aanbevolen zijn. Het is belangrijk om een platform te kiezen dat voldoet aan de huidige reglementaire vereisten en die is gebouwd met de specifieke behoeften van financiële diensten in de EU.

Tools and Approaches

Manuele Benadering:
De manuele benadering om vervuilingsgevaarlijke stoffen te rapporteren heeft zijn voordelen, vooral voor kleinere bedrijven met een beperkte waardeketens. Het is echter beperkt in schaalbaarheid en kan foutgevoelig zijn, vooral bij het hanteren van grote hoeveelheden gegevens. Het is belangrijk om te noteren dat, hoewel de manuele benadering voor sommige organisaties werkt, kan het ook leiden tot inefficiëntie en mogelijke nalevingsproblemen bij grotere bedrijven.

Geautomatiseerde Complianceplatforms:
Geautomatiseerde complianceplatforms kunnen betekenisvol helpen bij het oplossen van de problemen rondom ESRS E2 reporting. Wanneer u op zoek gaat naar een platform, moet u letten op de volgende criteria:

• Volledige Dienstverlening voor EU-Naleving: Het platform moet in staat zijn om te voldoen aan de Europese regelgeving, zoals de ESRS E2 en de CSRD.
• AI-Machtigd: AI-machtigde tools kunnen helpen bij het genereren van beleidsregels en het identificeren van risico's.
• Endpoint Compliance Agent: Deze is nodig voor het monitoren van apparaten en het controleren van naleving op individuele niveaus.
• 100% EU Gegevensresidentie: Gegevensbescherming is cruciaal, dus het is belangrijk dat alle gegevens in de EU worden gehost.
• Aangepaste Ondersteuning: Het is belangrijk om een platform te kiezen dat gespecialiseerd is in financiële diensten en aanpassingen kan maken aan uw specifieke behoeften.

Matproof past in dit raamwerk als een geautomatiseerd complianceplatform dat speciaal is ontwikkeld voor de behoeften van financiële diensten in de EU. Het biedt AI-gestuurde beleidsgeneratie, geautomatiseerde evidence-verzameling en een endpoint compliance agent om uw compliancedoelstellingen te bereiken.

Met dit gedetailleerde stappenplan en de juiste tools kunt u de rapportage van vervuilingsgevaarlijke stoffen in uw waardeketens effectiever en nauwkeuriger maken, wat kan leiden tot betere naleving van de ESRS E2 en de CSRD.

Aan de slag gaan: Uw volgende stappen

Als u aan de slag wilt gaan met de rapportage van de ESRS E2 vervuiling en het hanteren van gevaarlijke stoffen in uw waardeketen, kunt u de volgende vijf stappen volgen om uw Compliance-programma te verbeteren:

1. Rapportagestructuur begrijpen: Lees de officiële richtlijnen van de Europese Commissie over ESRS (European Sustainability Reporting Standards), met name de relevante gedeelten over pollutie, en begrijp hoe uw organisatie daarin past. Het is belangrijk om te begrijpen hoe gevaarlijke stoffen in uw waardeketen worden geregistreerd en gemeld.

2. Wetgeving en normen controleren: Bekijk de nationale en Europese wetten, zoals CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), die wettelijke verplichtingen bevatten inzake duurzaamheid en milieubeheer. Deze wettelijke voorschriften formsjetten hoe en wat u moet rapporteren.

3. Waardeketen analyseren: Identificeer alle partijen in uw waardeketen en begrijp hun rol in het produceren en distribueren van producten. Dezeanalyse helpt u bij het vaststellen van de hoeveelheid en soorten gevaarlijke stoffen die betrokken zijn bij de productie van uw producten.

4. Kwaliteit van data garanderen: Werk samen met uw leveranciers om te zorgen dat de gegevens die ze verstrekken betrouwbaar en nauwkeurig zijn. Dit omvat het instellen van een systeem voor gegevensverzameling en -validatie, zoals een geautomatiseerde evidenceverzameling vanaf cloud providers, die Matproof kan faciliteren.

5. Implementatie van een compliance systeem: Overweeg het implementeren van een geautomatiseerd compliancesysteem, zoals Matproof, dat u helpt bij het volgen van de richtlijnen van de ESRS E2 en het verzamelen van gegevens over gevaarlijke stoffen. Dit kan betekenen dat u minder tijd en middelen nodig heeft om een nauwkeurig en gedetailleerd rapport bijeen te brengen.

Bij deze stappen kunt u ook gebruik maken van bronnen zoals de officiële publicaties van de EU en de BaFin om een dieper inzicht te krijgen in de vereisten voor rapportage over vervuiling in de financiële sector.

Enkele snelle winsten die u binnen 24 uur kunt bereiken zijn het opzetten van een eerste evaluatie met een compliancespecialist om uw huidige staat te beoordelen en de eerste stappen te ondernemen. Daarnaast kunt u een overzicht opstellen van uw huidige waardeketen en de betrokken partijen, zodat u een beter beeld krijgt van waar u moet beginnen met rapportage.

Veelgestelde Vragen

Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen over het rapporteren van ESRS E2 vervuiling en hoe dit in relatie staat tot de rapportage van gevaarlijke stoffen in uw waardeketen.

1. Waar moet ik beginnen met het rapporteren van gevaarlijke stoffen?
   Als eerste stap zou u een gedetailleerd overzicht moeten maken van uw waardeketen, inclusief alle leveranciers, onderaannemer en productielocaties. Per CSRD-richtlijnen dient u een overzicht te maken van alle acties die worden ondernomen om het gebruik en de uitstoot van gevaarlijke stoffen te reduceren. Daarna kunt u met behulp van een geautomatiseerd hulpmiddel zoals Matproof, richtlijnen volgen en gegevens verzamelen.

2. Hoe beïnvloedt de ESRS E2 verplichtingen de rapportage over de waardeketen?
   Volgens ESRS E2 moet uw financiële institut gedetailleerde informatie verstrekken over de impact van uw activiteiten op het milieu, met speciale nadruk op de uitstoot van schadelijke stoffen. Dit omvat het rapporteren over de veranderingen in de hoeveelheid en het type vervuiling dat uw organisatie produceert, ofwel direct ofwel via uw waardeketen.

3. Welke gegevens moet ik verzamelen van mijn leveranciers?
   U moet gegevens verzamelen over de hoeveelheid en het type gevaarlijke stoffen die door uw leveranciers worden gebruikt. Dit omvat informatie over hun eigen waardeketens, evenals hun inspanningen om het gebruik van gevaarlijke stoffen te verminderen. Dit kan worden gedocumenteerd volgens de voorgeschreven ESRS E2-criteria.

4. Hoe kan ik de nauwkeurigheid van de gegevens garanderen die ik van mijn leveranciers ontvang?
   Om de nauwkeurigheid van de gegevens te garanderen kunt u geautomatiseerde tools gebruiken om de communicatie tussen uw organisatie en uw leveranciers te verbeteren. Met behulp van Matproof kunt u bijvoorbeeld de verzameling van evidence van cloud providers automatiseren, wat zorgt voor betrouwbaardere en tijdiger informatie.

5. Wat zijn de mogelijke sancties als ik niet voldoe aan de ESRS E2-eisen?
   Niet voldoen aan de ESRS E2-vereisten kan leiden tot financiële sancties, maar ook tot reputatieschade en mogelijke vertrekkingskosten als klanten of investeerders uw organisatie vanwege de gebrekkige rapportage van vervuiling en gevaarlijke stoffen partijen. Het is daarom van belang om te controleren of uw organisatie aan alle wettelijke eisen voldoet.

Belangrijkste Learnt

Hieronder vindt u een samenvatting van de belangrijkste lessen die u uit dit artikel kunt trekken:

• Begrijp de vereisten van ESRS E2 en hoe deze invloed hebben op uw rapportage over vervuiling en gevaarlijke stoffen.
• Analyseer uw waardeketen grondig om de hoeveelheid en het type gevaarlijke stoffen te identificeren dat betrokken is bij de productie van uw producten.
• Zorg voor betrouwbare gegevens door te werken met leveranciers en het gebruik van geautomatiseerde tools.
• Overweeg om geautomatiseerde compliancetools te implementeren om uw rapportageproces te versnellen en te verbeteren.
• Neem contact op met Matproof voor een gratis beoordeling en advies over hoe u uw Compliance kunt verbeteren.

Voor meer informatie of een gratis beoordeling, kunt u altijd contact opnemen met Matproof via hun website: https://matproof.com/contact.