ESRS E2 Pollution: Cosa Devi Raccogliere dai Tuoi Fornitori sulle Sostanze Pericolose

Introduzione

Stiamo assistendo ad un cambiamento significativo nella gestione e nella comunicazione della responsabilità ambientale e sociale (ESG). Le imprese, specialmente quelle nel settore finanziario europeo, sono chiamate a confrontarsi con le nuove sfide imposte dalle norme ESRS E2 sulla (inquinamento). La raccolta di informazioni sui fornitori e sulle sostanze pericolose riveste un'importanza cruciale, ma molti potrebbero esitare a passi di cambiare approccio. Potrebbero temere di affrontare costi aggiuntivi, di difficoltà nel reclutare personale specializzato o di dover rinunciare a fornitori (economici). Tuttavia, è fondamentale riconoscere che l'adozione di pratiche ESG solide non solo evita sanzioni ma può anche portare a vantaggi competitivi a medio termine.

Per le banche italiane e per i servizi finanziari europei in generale, l'aderenza alle ESRS E2 e alla relativa comunicazione sulla assume una dimensione strategica. In caso di mancato rispetto delle disposizioni normative, si rischia di incorrere in pesanti multe, fallimenti nelle audizioni di controllo, interruzioni operative e, non da ultimo, una forte erosione della reputazione. Ciò ha ripercussioni non solo economiche, ma anche sul piano di credibilità e fiducia degli investitori.

Il Problema di Base

La nei rapporti con la catena di approvvigionamento è un problema complesso che va oltre una semplice descrizione di superficie. Le aziende che si affidano a fornitori che utilizzano sostanze pericolose possono subire costi reali in termini di EUR persi, tempo sprecato e esposizione ai rischi.

Ad esempio, se una banca italiana di media grandità subisce un'inchiesta per la presenza di sostanze illegali nei suoi prodotti, si potrebbe calcolare un costo diretto di gestione dell'inchiesta che supera i 100.000 EUR, nonché potenziali perdite di business a causa della perdita di fiducia da parte dei clienti e dei partner. Inoltre, il recupero della reputazione può richiedere mesi, se non anni, e risorse significative.

La gestione delle sostanze pericolose nella catena di approvvigionamento è spesso un'area dove le organizzazioni compiono errori. Molte aziende si concentrano esclusivamente sulla riduzione delle sostanze pericolose all'interno delle loro aziende, ignorando il più ampio impatto che può avere la catena di approvvigionamento. Ciò porta a una mancanza di trasparenza e di responsabilità, che può condurre a sanzioni da parte dei regolatori e a una perdita di fiducia degli investitori.

Riferendoci alle norme di riferimento, la direttiva EU 2019/1021 sulla responsabilità delle imprese (CSRD), che sostituirà la direttiva 2014/95/UE, introduce requisiti più stringenti riguardo all'informazione sulle sostanze pericolose e richiede alle aziende di mappare e di gestire tali rischi all'interno della loro catena di approvvigionamento. Non solo, ma anche il GDPR e la NIS2 impongono obblighi di trasparenza e sicurezza dei dati che vanno a confluire con i requisiti di .

Per calcolare gli oneri concreti, consideriamo una banca con operazioni in diversi paesi europei. Se non dispone di un sistema di monitoraggio attivo delle sostanze pericolose nella catena di approvvigionamento, si rischia di subire multe da parte della Banca d'Italia o di CONSOB fino a 4% del fatturato annuale, ammontando a milioni di EUR. Inoltre, il tempo e le risorse impiegate per sistemare le lacune nel processo di controllo possono ridurre l'efficienza operativa e il margins degli utili.

Perché è Urgente Adesso

Le recenti modifiche normative e le azioni di controllo da parte di enti come la Garante Privacy e l'ACN pongono in luce la necessità immediata di agire. La direttiva CSRD, ad esempio, impone all'industria finanziaria di pubblicare rapporti di sostenibilità in conformità con gli standard di reporting europei entro il 2024. Ciò significa che le banche italiane e le altre aziende finanziarie devono preparsi rapidame

Il Framework di Soluzione

Affronare il problema della segnalazione della contaminazione lungo la catena di approvvigionamento richiede un approccio metodico e dettagliato, per garantire che le aziende siano conformi alle normative come l'ESRS E2 e la CSRD in materia di sostanze pericolose. Ecco un'approccio passo-passo e consigli operativi che possono essere implementati per raggiungere gli obiettivi di conformità.

Fase 1: Mappatura della Catena di Approvvigionamento

Prima di tutto, è fondamentale ottenere una comprensione completa della propria catena di approvvigionamento. Questa include la raccolta di informazioni dettagliate sui fornitori e sottofornitori, inclusi i materiali e i processi utilizzati per creare i prodotti. Il regolamento ESRS E2 richiede una trasparenza completa in questo ambito.

Fase 2: Identificazione delle Sostanze Pericolose

Una volta che la catena di approvvigionamento è stata mappata, è necessario identificare e catalogare le sostanze pericolose presenti nei materiali e nei prodotti. La normativa ESRS E2 e la direttiva CSRD specificano le sostanze da monitorare e segnalare.

Fase 3: Integrazione dei Requisiti di Conformità

È importante integrare questi requisiti di conformità nelle pratiche di acquisto e fornitura. I contratti e gli accordi con i fornitori devono riflettere gli obblighi di segnalazione e gestione delle sostanze pericolose.

Fase 4: Monitoraggio e Controllo Continuato

Il monitoraggio e il controllo continuato sono fondamentali per garantire che i fornitori siano conformi agli standard richiesti. Questo può richiedere la creazione di meccanismi di segnalazione interni per rilevare eventuali violazioni delle pratiche di conformità.

Fase 5: Reporting e Communication

Infine, è necessario che l'azienda sia in grado diReporting e comunicazione sia fondamentale per dimostrare la conformità alle autorità e ai stakeholder. Ciò deve includere la creazione di report dettagliati sui livelli di inquinamento e sulle azioni intraprese per ridurli.

Un'implementazione adeguata di queste fasi garantirà che un'azienda sia in grado di gestire le questioni di inquinamento lungo la catena di approvvigionamento in modo efficace e conforme alle normative.

Cosa Vuole Dire "Buono" vs. "Solo Passare"

Un'implementazione "buona" significa non solo soddisfare i minimi requisiti legali, ma anche di andare oltre, per affrontare in modo proattivo le questioni di sostenibilità e di inquinamento. Ciò include l'adozione di pratiche innovatrici, la gestione attiva dei rischi e la creazione di standard interni più elevati di quelli richiesti dalle normative. D'altra parte, "solo passare" si riferisce a un approccio minimamente accettabile che cerca solo di evitare le penalità e non di migliorare la conformità o la gestione delle sostanze pericolose.

Errori comuni da Evitare

Molte organizzazioni cadono nelle stesse trappole quando si tratta di gestire la segnalazione della contaminazione lungo la catena di approvvigionamento. Ecco i tre errori più comuni e come evitarli:

1. Analisi della Catena di Approvvigionamento Inadeguata

• COSA SI FA SBAGLIARE: Molte aziende si concentrano troppo sui primi livelli della catena di approvvigionamento e trascurano i sottofornitori.
• PERCHÉ FALLISCE: Ciò porta a una comprensione parziale del rischio e può causare violazioni della conformità.
• COSA FARE: Eseguire una mappatura dettagliata di tutta la catena di approvvigionamento, inclusi i fornitori secondari e terzi.

2. Assenza di Monitoraggio Continuo

• COSA SI FA SBAGLIARE: Alcune aziende si accontentano di una valutazione iniziale e non implementano meccanismi di monitoraggio continua.
• PERCHÉ FALLISCE: Questo lascia spazio per le violazioni di conformità che possono emergere nel tempo.
• COSA FARE: Implementare processi di monitoraggio e controllo continuati per affrontare i cambiamenti nelle pratiche dei fornitori e nei materiali utilizzati.

3. Sottovaluutazione della Comunicazione Interna

• COSA SI FA SBAGLIARE: Negli ambienti aziendali complessi, le informazioni sulla conformità possono rimanere confinate ai reparti IT o di sicurezza, trascurando i livelli operativi.
• PERCHÉ FALLISCE: Ciò può causare lacune nella comunicazione e nella comprensione della conformità tra i vari livelli dell'organizzazione.
• COSA FARE: Promuovere un'apertura della comunicazione tra i diversi settori e livelli dell'organizzazione, per garantire che tutti siano a conoscenza e comprendano i requisiti di conformità.

Strumenti e Approcci

La gestione della segnalazione della contaminazione può avvenire sia manualmente che tramite piattaforme di conformità automatizzate. Entrambi i metodi hanno i loro e possono essere appropriati a seconda della complessità e delle risorse dell'organizzazione.

Approccio Manuale

L'approccio manuale prevede la raccolta e l'analisi delle informazioni sulla contaminazione tramite processi manuali, come il riempimento di moduli e la segnalazione tramite posta elettronica. Questo approccio può funzionare per piccole aziende o per quelle con una catena di approvvigionamento molto semplice. Tuttavia, ha i seguenti svantaggi:

• Manutenzione Onerosa: Richiede molto tempo e sforzo umano per gestire e aggiornare le informazioni.
• Rischio di Errori: Può causare errori umani e lacune nella raccolta e nel reporting delle informazioni.
• Scalabilità Limitata: È difficile scalare questo approccio man mano che l'azienda cresce e la complessità della catena di approvvigionamento aumenta.

Piattaforme di Conformità Automatizzate

Le piattaforme di conformità automatizzate, come Matproof, possono fornire una soluzione più efficace e scalabile. Queste piattaforme offrono i seguenti vantaggi:

• Raccolta Automatica delle Prove: Consentono di raccogliere automaticamente le prove di conformità dai fornitori tramite cloud e sistemi di gestione del contenuto.
• Monitoraggio e Controllo Continuo: Offrono tool di monitoraggio per rilevare le violazioni delle pratiche di conformità in tempo reale.
• Sistema di Reporting Integrato: Facilitano la creazione e la distribuzione di report dettagliati sulle pratiche di conformità.
• Data Residency UE: Matproof, ad esempio, ospita i dati solo all'interno dell'UE, rispettando le normative sulla privacy e la sicurezza dei dati come GDPR e NIS2.

Quando si sceglie una piattaforma di conformità automatizzata, è importante considerare la facilità di integrazione con i sistemi esistenti, la capacità di gestire le diverse normative e standard, e la sicurezza dei dati.

In sintesi, gestire la segnalazione della contaminazione lungo la catena di approvvigionamento è un compito complesso che richiede attenzione e precisione. Un approccio strutturato, combinato con gli strumenti appropriati, può aiutare le aziende ad affrontare queste sfide e a raggiungere un alto livello di conformità.

Iniziare: I Tuoi Prossimi Passi

Ora che hai una chiara comprensione della direttiva ESRS E2 sulla poluzione e delle sue implicazioni per la tua società, ecco un piano d'azione concreto che puoi seguire entro la fine della settimana.

Passo 1: Valutazione della Situazione Attuale
Lancia una revisione interna per valutare lo stato attuale della tua società in termini di gestione degli scarichi tossici nel tuo ciclo di fornitura. Questa valutazione dovrebbe includere un'analisi dettagliata dei fornitori, dei dati disponibili e delle procedure di monitoraggio attuali.

Passo 2: Formazione e Sensibilizzazione
Organizza una sessione di formazione per la tua squadra di compliance e di rischi, affinché siano a conoscenza delle nuove normativa e delle procedure di raccolta dati in relazione alla direttiva ESRS E2.

Passo 3: Stipula di un Piano d'Azione
Sulla base dei risultati della valutazione, crea un piano d'azione dettagliato per adeguare i processi esistenti o per sviluppare nuovi processi di raccolta e reporting dei dati sulla poluzione.

Passo 4: Dialogo con i Fornitori
Avvia un dialogo con i tuoi fornitori principali per discutere delle esigenze di dati in materia di sostanze pericolose e sulle possibili misure per migliorare la trasparenza e la gestione dei rischi nel ciclo di fornitura.

Passo 5: Implementazione e Monitoraggio
Inizia a implementare il piano d'azione e pone in essere un sistema di monitoraggio per assicurare che i dati raccolti siano accurati e che le procedure siano seguite correttamente.

Per ulteriori risorse, consulta le pubblicazioni ufficiali dell'Unione Europea e della Banca d'Italia che possono fornire ulteriori dettagli e linee guida su come gestire la poluzione nel tuo ciclo di approvvigionamento.

Vincolo Rapido entro 24 Ore:
Un piccolo vincolo che puoi realizzare entro 24 ore è quello di inviare una comunicazione formale a tutti i tuoi fornitori chiedendo di iniziare a raccogliere e condividere informazioni dettagliate sulle sostanze pericolose nel ciclo di fornitura.

Domande Frequenti

Abbiamo curato alcune domande frequenti che sembrano emergere con regolarità riguardo alla direttiva ESRS E2.

Domanda 1: Cosa succede se i miei fornitori non forniscono le informazioni richieste?
Secondo l'articolo 5 della direttiva ESRS E2, è necessario che i dati siano forniti dai fornitori. Se un fornitore non fornisce le informazioni necessarie, la tua società potrebbe rischiare di non essere in grado di dimostrare la conformità con la normativa, con possibili conseguenze legali e. È quindi essenziale comunicare chiaramente l'importanza di queste informazioni ai fornitori e, se necessario, cercare alternative fornitore.

Domanda 2: Come posso assicurarmi che i dati forniti dai fornitori siano accurati e aggiornati?
Per assicurarsi dell'accuratezza e l'aggiornamento dei dati, è necessario stabilire un processo di verifica e conferma. Puoi richiedere ai fornitori di sottoscrivere un'affermazione di conformità che garantisca l'accuratezza delle informazioni fornite. Inoltre, è possibile organizzare incontri regolari o controlli con i fornitori per verificare la coerenza e l'aggiornamento dei dati forniti.

Domanda 3: Quali sono le implicazioni per la mia società se non rispettassimo le disposizioni della direttiva ESRS E2?
Non rispettare le disposizioni della direttiva ESRS E2 può comportare multe significative, procedure di responsabilità civile e potenziali restrizioni ai rapporti con i clienti e con i fornitori. Inoltre, può danneggiare la reputazione della società, influenzando negativamente il suo valore di mercato e la fiducia degli investitori.

Domanda 4: Come posso integrare la raccolta dei dati sulla poluzione nel mio processo di reporting finanziario?
La raccolta dei dati sulla poluzione dovrebbe essere integrata nel tuo processo di reporting finanziario in modo da garantire la trasparenza e la conformità con la normativa. Puoi considerare di includere una sezione specifica nel tuo rapporto annuale o nel tuo rapporto di sostenibilità che illustri i progressi e le iniziative intraprese per ridurre i rischi associati alle sostanze pericolose nel tuo ciclo di fornitura.

Domanda 5: Quali sono i benefici a lungo termine dell'adozione di una gestione ambientale responsabile?
L'adozione di una gestione ambientale responsabile può portare a numerosi benefici a lungo termine, tra cui una migliore reputazione di marca, una maggiore efficienza operativa, la riduzione dei rischi legati alle sostanze pericolose e la capacità di adeguarsi più facilmente ai cambiamenti normativi futuri. Inoltre, può contribuire a creare un'organizzazione più attraente per i talenti e a migliorare la fiducia degli investitori.

Principali Conclusioni

In questo articolo, abbiamo esaminato le implicazioni della direttiva ESRS E2 sulla poluzione per le tue operazioni finanziarie e il tuo ciclo di fornitura. Ecco alcuni punti chiave da ricordare:

• La raccolta e la gestione dei dati sulle sostanze pericolose sono essenziali per la conformità con la direttiva ESRS E2.
• Un piano d'azione dettagliato e un dialogo aperto con i fornitori sono fondamentali per garantire la raccolta dei dati accurati.
• L'integrazione della gestione della poluzione nel tuo processo di reporting finanziario può migliorare la trasparenza e la conformità.
• La gestione ambientale responsabile può portare a benefici a lungo termine, tra cui una migliore reputazione di marca e una maggiore fiducia degli investitori.

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