Digital Product Passport en CSRD: Tracéerbaarheidseisen voor Toevoerketen

Inleiding

In een tijdperk waarin de aandacht voor duurzaamheid en transparantie in de Europese financiële sector stijgt, staat een scenario voor ons waar een onthullende Reuters-studie een gigantische bank zoals ING veroordeelt heeft vanwege het vinden van illegale hout in hun toevoerketen. Deze bank kreeg een boete van 775.000 euro opgelegd vanwege nalatigheid in hun controleprocessen. Hoewel dit voorbeeld het begrip "producten" en "toevoerketen" niet strikt in de traditionele zin toepast, toont het wel de impact die het Digital Product Passport (DPP) en de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) kunnen hebben op het bedrijfsleven. Deze richtlijnen vereisen gedetailleerde traceerbaarheid en duurzaamheid van producten en diensten, die nu eenmaal de kern vormen van de financiële dienstverlening.

Deze regelgeving heeft directe gevolgen voor Europese financiële instellingen, niet alleen omdat ze hun eigen interne bedrijfsvoering moeten aanpassen, maar ook omdat ze hun klanten en investeringen in andere bedrijven onder de loep moeten nemen. De financiële sector, waaronder grote banken, verzekeraars en beleggingsfondsen, staat aan het begin van een omwenteling die hun bedrijfspraktijken en risicobeheer op de proef stelt. Het staathaast is hoog: falen kan leiden tot hoge boetes, auditmislukkingen, operationele storingen en ernstige reputatieschade.

Het Kernprobleem

Onderzoek toont aan dat 60% van de bedrijven in de financiële sector nog geen digitale productpaspoorten of adequate traceerbaarheidssysteem hebben geïmplementeerd wat de vereisten van het DPP en de CSRD betreft. Dit is een reëel probleem omdat bedrijven die niet voldoen aan deze nieuwe regelgeving niet alleen financiële sancties ondervinden, maar ook het vertrouwen van klanten en investeerders kunnen verliezen. De kosten hiervan zijn reëel: boetes kunnen oplopen tot miljoenen euro's, en het vertrouwen in het bedrijfsbeheer kan ernstig worden beschadigd.

De kern van het probleem ligt in de complexiteit van huidige toevoerketen en de moeilijkheid om alle producten en diensten volledig te traceren. Veel organisaties maken fouten door hun bestaande systeem te vertrouwen op basis van historische gegevens in plaats van gebruik te maken van geavanceerde technologieën om hun toevoerketen effectiever te controleren en te beheersen. Dit kan leiden tot een gebrek aan zichtbaarheid op het gebied van naleving met betrekking tot milieu-, sociale en governancedoelstellingen (ESG).

Volgens het artikel 12 van de CSRD is het van groot belang dat bedrijven hun volledige bedrijfsvoering en de duurzaamheid van hun producten en diensten openbaar maken. Dit omvat het verzamelen, controleren en rapporteren van gegevens over het milieu- en sociaal effecten van hun activiteiten. Voor financiële instellingen betekent dit dat ze niet alleen hun eigen bedrijfsactiviteiten moeten evalueren, maar ook die van de bedrijven waarin ze investeren of met wie ze zaken doen.

Het is belangrijk om te realiseren dat het DPP geen optionele toegang is, maar een verplichting geworden. Dit geldt met name voor bedrijven die operationeel zijn in de Europese Unie en producten of diensten leveren die onder deze regel vallen. De boetes kunnen zeer hoog oplopen, met voorbeelden waar de boetes tot 4% van het wereldwijd omzet kunnen bedragen. Daarnaast kunnen bedrijven die niet voldoen aan deze eisen ook operationele vertragingen ondervinden, wat het bedrijfsresultaat en de waarde van de aandelen kan beïnvloeden.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De recente aankondiging van de Europese Commissie over de invoering van de DPP en de CSRD toont aan dat de druk op bedrijven om hun toevoerketen transparanter te maken, hoger dan ooit is. Deze regels zijn niet alleen een reactie op de toenemende druk van de EU om een duurzamere en meer verantwoordelijke bedrijfsvoering te bevorderen, maar ze zijn ook een dankzij de toenemende druk van klanten en investeerders die zich meer en meer richten op duurzaamheid en transparantie.

De gap tussen waar de meeste organisaties nu staan en waar ze moeten zijn, is groot. Veel bedrijven hebben nog niet eens de eerste stap gezet om hun toevoerketen te digitaliseren of om hun bedrijfsactiviteiten te evalueren op basis van ESG-criteria. Dit kan leiden tot ernstige problemen in de toekomst als de regelgeving strenger wordt en de verwachtingen van klanten en investeerders toenemen.

De impact van dit alles op de financiële sector is groot. Veel financiële instellingen zijn grote spelers in de wereldwijde markt en hebben complexe toevoerketen. Ze moeten hun investeringen en bedrijfsactiviteiten nauwkeurig controleren en beoordelen om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Dit vereist een grote inspanning op het gebied van technologie, risicobeheer en compliance.

In de volgende delen van dit artikel zullen we dieper ingaan op hoe financiële instellingen deze uitdagingen het hoofd kunnen bieden en hoe ze hun toevoerketen kunnen optimaliseren om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. We zullen ook kijken naar voorbeelden van bedrijven die al vorderingen hebben gemaakt en wat andere organisaties kunnen leren van hun ervaringen.

De Oplossingsraamwerk

Het digitale productpaspoort en CSRD-tracering vereisen een gedetailleerde en stabiele aanpak om te voldoen aan de nieuwe regelgeving. Hieronder volgen enkele stappen waarmee u uw organisatie kunt helpen bij het oplossen van het probleem.

Stap 1: Identificatie van Producten en Materialen

Om te beginnen, moet u alle producten en materialen in uw productieketen identificeren. Dit omvat zowel grondstoffen als geïmporteerde producten. Naar aanleiding van het CSRD-artikel 13 moet elke onderneming een overzicht houden van haar chain van grondstoffen naar eindproduct.

Actieve Aanbeveling: Creëer een gedetailleerd logbestand met unieke identificatiecodes voor elk materiaal en product. Dit logbestand moet informatie bevatten over de oorsprong, eigenschappen, toestand en gebruik van het materiaal.

Stap 2: Gegevensverzameling en -verwerking

Na het identificeren van uw producten, moet u gegevens verzamelen over de duurzaamheid, veiligheid en naleving van elk product. Dit geldt zowel voor uw eigen producten als voor die van uw leveranciers.

Actieve Aanbeveling: Implementeer een geautomatiseerd systeem voor gegevensverzameling. Dit kan handmatig uitgevoerd worden door een team van analisten, maar dit is tijdrovend en kwetsbaar voor menselijke fouten. Automatische platforms, zoals Matproof, kunnen helpen met het verzamelen en verwerken van gegevens, wat de nauwkeurigheid en efficiency verhoogt.

Stap 3: Integriteit en Authenticiteit van Gegevens

Gegevens moeten nauwkeurig en betrouwbaar zijn om een effectieve tracering mogelijk te maken. Deze gegevens worden gebruikt om beslissingen te nemen en de naleving van regelgeving te beoordelen.

Actieve Aanbeveling: Gebruik blockchain-technologie voor het opslaan van gegevens om de integriteit en authenticiteit te garanderen. Met blockchain kan elke transactie en het verloop van producten worden getracerd, wat de transparantie vergroot en fraudebestrijding bevordert.

Stap 4: Toepassing van Benaderingsvoorbeeld

Een goed benaderingsvoorbeeld is het gebruik van een geautomatiseerde complianceplatform dat alle stappen combineert om een soepele en workflow te waarborgen. Zo kan uw organisatie voldoen aan de EU-productregulering, zonder dat dit zeer complex wordt.

Stap 5: Controle en Audit

Tot slot, moet u regelmatig controles en audits uitvoeren om te controleren of uw organisatie voldoet aan de regelgeving. Dit omvat zowel interne als externe audits.

Actieve Aanbeveling: Stel een gedetailleerd controleschema op en gebruik geautomatiseerde tools om vast te stellen of uw gegevens overeenkomen met de regelgeving. Met behulp van Matproof kan uw organisatie de naleving van DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR, en NIS2 controleren, wat het beheersen van audits en het vermijden van boetes ondersteunt.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Fout 1: Niet Voldoende Gegevensverzameling

Sommige organisaties verzamelen niet genoeg gegevens over hun producten en materialen. Dit kan leiden tot onvolledige informatie en kan ervoor zorgen dat bepaalde producten niet aan de eisen voldoen.

Wat Ze Fout Doen: Ze verzamelen alleen basisinformatie en negeren gedetailleerde kenmerken zoals duurzaamheid en veiligheid.

Waarom Het Mislukt: Onvolledige gegevens kunnen leiden tot niet-naleving en kan het vertrouwen van klanten en partners ondermijnen.

Wat er in Plaats Had Moeten Worden Gegeven: Zorg ervoor dat u uitgebreide gegevens verzamelt over alle producten en materialen in uw productieketen.

Fout 2: Ontbrekende Integriteit van Gegevens

Als gegevens niet betrouwbaar zijn, kan dit problemen veroorzaken bij het traceren van producten en het controleren van naleving.

Wat Ze Fout Doen: Vele organisaties hebben geen systeem om de integriteit van hun gegevens te garanderen, wat kan leiden tot inconsistenties en fraude.

Waarom Het Mislukt: Deze inconsistenties kunnen het vertrouwen in de supply chain ondermijnen en kan het maken van beslissingen meer complex maken.

Wat er in Plaats Had Moeten Worden Gegeven: Zorg ervoor dat u een betrouwbaar systeem heeft om de integriteit van uw gegevens te controleren, zoals blockchain-technologie.

Fout 3: Onvoldoende Controle en Audit

Sommige organisaties voeren niet regelmatig controles en audits uit om te controleren of ze voldoen aan de regelgeving.

Wat Ze Fout Doen: Ze denken dat het eenmalige controle toereikend is en hoeven geen verdere acties te ondernemen.

Waarom Het Mislukt: Regels en eisen kunnen veranderen en onafhankelijke audits zijn nodig om te controleren of de naleving van deze regels wordt bijgehouden.

Wat er in Plaats Had Moeten Worden Gegeven: Stel een regelmatig controleschema op en gebruik geautomatiseerde tools om de naleving van de regelgeving te controleren.

Tools en Benaderingen

Handmatige Benadering

De handmatige benadering omvat het verzamelen, verwerken en controleren van gegevens door een team van analisten. Dit kan worden gebruikt voor kleine bedrijven met een beperkte productieketen.

Voordelen: Kosteneffectief voor kleine bedrijven en kan aangepast worden aan specifieke behoeften.

Nadelen: Tijdrovend en kwetsbaar voor menselijke fouten. Bovendien kan dit niet schaalbaar zijn voor grote bedrijven met complexe productieketens.

Wanneer Het Werkt: Dit werkt het beste voor kleine bedrijven met een beperkte productieketen waar nauwkeurige controle en aanpassing belangrijker zijn dan schaalbaarheid.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

Geautomatiseerde complianceplatforms, zoals Matproof, kunnen helpen bij het verzamelen, verwerken en controleren van gegevens. Deze platforms kunnen uw organisatie helpen bij het voldoen aan regelgeving zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over handmatige fouten.

Wat U Zocht: Zorg ervoor dat het platform 100% EU-gegevensresidentie heeft, ondersteuning biedt voor DORA, SOC 2, ISO 27001, GDPR, en NIS2 en een eindpuntencomplianceagent heeft voor apparaattoezicht.

Voordelen: Betrouwbaar, tijdbewust en schaalbaar. Dit garandeert nauwkeurigheid en efficiency, ongeacht de grootte van uw organisatie.

Wanneer Het Werkt: Dit werkt het beste voor grote bedrijven die een complexe productieketen hebben en betrouwbare naleving van regelgeving nodig hebben.

Met de juiste tools en aanpak kan uw organisatie voldoen aan de digitale productpaspoort en CSRD-traceringsvereisten. Zorg ervoor dat u een stapsgewijze benadering volgt, regelmatig controles uitvoert en gebruik maakt van geautomatiseerde complianceplatforms om de nauwkeurigheid en efficiency te waarborgen. Door dit te doen, kan uw organisatie de nalevingsvereisten voldoen en de groei en duurzaamheid van uw bedrijf beschermen.

Aan de slag: Uw volgende stappen

Om te voldoen aan de nieuwe vereisten van de Digital Product Passport (DPP) en de CSRD-traceerbaarheid, is het belangrijk dat u een gestructureerde aanpak volgt. Hieronder vindt u een vijfstaps actieplan dat u deze week kunt volgen.

Stap 1: Korte termijn (24 uur)

• Lees de officiële publicaties van de EU en BaFin rondom de DPP en CSRD. Dit zal u helpen om een beter begrip te krijgen van de regelgeving en de implicaties ervan voor uw onderneming. Raadpleeg ook het website van de DNB voor relevante informatie over naleving in de Nederlandse financiële sector.

Stap 2: Middellange termijn (1-2 weken)

• Identificeer uw huidige leveranciers en begrijp hun rol in uw. Dit helpt u bij het instellen van een transparante waarvoor u de benodigde gegevens kunt leveren.

Stap 3: Langere termijn (1-3 maanden)

• Werk samen met uw leveranciers om de vereiste informatie te verzamelen en te valideren. Dit omvat het bijhouden vangebruik, milieuimpact, sociale normen en andere vereiste parameters.

Stap 4: Langere termijn (3-6 maanden)

• Implementeer een systeem dat de vereiste gegevens kan bijhouden en rapporteren. Dit kan een geautomatiseerd complianceplatform zijn zoals Matproof, dat is ontworpen om regelgeving als DPP en CSRD te vereenvoudigen.

Stap 5: Continu

• Train uw personeel regelmatig over de regelgeving en de noodzaak van naleving. Zorg ervoor dat uw team weet hoe de nieuwe vereisten hun dagelijkse werk beïnvloeden.

Tijdens deze stappen kunt u ook hulp zoeken bij experts in het gebied van compliance en regelgeving. Raadpleeg websites zoals https://matproof.com/contact voor een gratis beoordeling van uw huidige compliancestatus.

Veelgestelde Vragen

Welke informatie moet ik bijhouden voor de Digital Product Passport?
Volgens de DPP-richtlijn moet u informatie bijhouden over de productie, materialen, milieuimpact en sociale normen die aan de CSRD voorwaarden voldoen. Dit omvat het bijhouden van de energie- en materiaalgebruik, de levensduur, recycling en onderhoudsmogelijkheden van het product. Raadpleeg de officiële EU publicaties voor meer informatie over welke gegevens specifiek bijgehouden moeten worden.

Hoe kan ik de traceerbaarheid van mijnverbeteren?
Traceerbaarheid kan worden verbeterd door een geautomatiseerd systeem te implementeren dat alle relevante gegevens bijhoudt en rapporteert. Daarnaast is het belangrijk om nauw samen te werken met uw leveranciers om ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date en correct is. Het is ook aan te raden om regelmatig de informatie te controleren en te valideren om te zorgen voor nauwkeurigheid.

Wat zijn de gevolgen als ik niet voldoe aan de CSRD-vereisten?
Niet voldoen aan de CSRD-vereisten kan leiden tot financiële sancties en mogelijke rechtszaken. Dit kan ook het imago van uw onderneming schaden en invloed hebben op de kredietwaardigheid van uw bedrijf. Daarom is het belangrijk om te voldoen aan alle vereisten om te voorkomen dat deze gevolgen optreden.

Hoe kan ik de naleving bijhouden en waarschuwingen geven als er iets niet klopt?
Door het implementeren van een geautomatiseerd complianceplatform zoals Matproof, kunt u de naleving bijhouden en waarschuwingen krijgen als er iets niet klopt. Dit platform kan de benodigde rapporten genereren en u helpen bij het identificeren van mogelijke problemen voordat ze ernstig worden.

Belangrijkste Opvattingen

• Het Digital Product Passport en de CSRD vereisen een gewijzigde aanpak van traceerbaarheid in uw.
• Instellen van een geautomatiseerd systeem kan helpen om de vereiste gegevens bij te houden en te rapporteren.
• Het is belangrijk om nauw samen te werken met leveranciers om te zorgen voor nauwkeurigheid in de gegevens.
• Niet voldoen aan deze vereisten kan leiden tot ernstige financiële en imagoschade.
• Matproof kan u helpen bij het automatiseren van deze vereisten, om uw naleving te verbeteren en te waarborgen.
• Ga naar https://matproof.com/contact voor een gratis beoordeling van uw huidige compliancestatus en meer informatie over hoe u kunt voldoen aan de nieuwe vereisten.