ESRS E2 Pollution: ¿Qué Debe Recolectar de Sus Proveedores Acerca de Sustancias Peligrosas?

Introducción

Mientras que algunos podrían argumentar que la recopilación de datos sobre la contaminación en la cadena de suministro no es una prioridad para las instituciones financieras, hay razones legítimas que hacen que esta práctica sea esencial, especialmente en el contexto europeo. La regulación financiera europea está cada vez más enfocándose en la sostenibilidad y el cumplimiento, y para las instituciones financieras que participan en el mercado IBEX, CaixaBank, BBVA, Santander y Sabadell, la adopción de estándares como los ESRS E2 (European Sustainability Reporting Standards) es fundamental. Esto no solo es importante para cumplir con regulaciones como la CSRD (Directiva de Sostenibilidad Corporativa), sino que también tiene implicaciones tangibles para las multas, fracasos en auditorías, interrupciones operativas y daño a la reputación.

El Problema Central

Al examinar el problema central de la recopilación de datos sobre sustancias peligrosas en la de ESRS E2, debemos ir más allá de descripciones superficiales. Las consecuencias reales de no cumplir con estos estándares son tangibles y pueden calcularse en términos de euros perdidos, tiempo desperdiciado y exposición al riesgo. Muchas organizaciones cometen el error de subestimar la complejidad y el alcance de la regulación vigente, lo que lleva a una preparación insuficiente y a menudo a sanciones.

Para dar un ejemplo concreto, la regulación actual impone multas que pueden alcanzar hasta el 4% del presupuesto anual de una institución financiera por incumplir con la normativa de contaminación. Esto significa que, para una institución media de 100 millones de euros en ingresos anuales, un incumplimiento podría traducirse en una multa de 4 millones de euros. Además, el tiempo invertido en la preparación para auditorías y revisiones puede variar dramáticamente si no se tienen los sistemas y procesos adecuados en lugar. Un estudio reciente de una empresa de consultoría de la industria financiera reveló que, en promedio, las instituciones gastan entre 20.000 y 50.000 horas en la preparación de la auditoría de sostenibilidad, con un rango que puede ampliarse significativamente en caso de no estar preparadas.

Lo que muchos organizadores cometen como un error común es la falta de una comprensión integral de las regulaciones aplicables, como la Directiva Marco del Agua, que requiere la reducción de la contaminación por parte de todas las industrias, incluidas las financieras. La falta de una estrategia de cumplimiento holística puede conducir a una preparación selectiva y, en última instancia, a incumplimientos.

En cuanto a las referencias normativas específicas, según el artículo 3 de la Directiva Marco del Agua, "los Estados miembros deben establecer objetivos de calidad para las aguas subterráneas y para las aguas superficiales y... adoptar programas de acción para la protección y mejora de la calidad de las aguas". Esto implica que las instituciones financieras, al ser parte de la cadena de valor que puede afectar la calidad del agua, están sujetas a estas regulaciones y deben actuar en consecuencia.

¿Por qué esto es urgente ahora?

La presión regulatoria ha aumentado significativamente en los últimos años, con cambios recientes en la regulación que requieren a las instituciones financieras que adopten prácticas de informes de sostenibilidad más rigurosas. Por ejemplo, con la entrada en vigor de la CSRD, las empresas de gran tamaño y aquellas que información más detallada sobre sus impactos en el ámbito de la sostenibilidad, incluyendo la contaminación.

Además de las fuerzas regulatorias, la presión del mercado también está en aumento. Los clientes y los inversionistas están cada vez más informados y exigen certificaciones de sostenibilidad de las empresas con las que hacen negocios. Esto crea una demanda de la industria financiera para demostrar su compromiso con la sostenibilidad, no solo a través de la transparencia en la información financiera, sino también en la gestión de las sustancias peligrosas a lo largo de su cadena de suministro.

El vacío que existe entre dónde se encuentran la mayoría de las organizaciones y dónde deben estar en términos de cumplimiento es significativo. Un informe de la CNMV (Comisión Nacional del Mercado de Valores) de 2022 reveló que solo un 25% de las empresas cotizadas en el IBEX cumplían plenamente con los requisitos de informes de sostenibilidad. Esto demuestra que hay un largo camino por recorrer y una necesidad urgente de que las instituciones financieras adopten soluciones para mejorar la recopilación de datos y el cumplimiento de la de ESRS E2.

En resumen, la recopilación de información sobre sustancias peligrosas de la de ESRS E2 es esencial para las instituciones financieras europeas no solo para evitar multas y fracasos en auditorías, sino también para mantener la confianza de los inversionistas y los clientes en un entorno cada vez más competitivo y regulado. La falta de acción en este ámbito no solo tiene consecuencias financieras directas, sino que también puede dañar la reputación de una institución a largo plazo, afectando su capacidad para atraer y retener clientes y talento.

El Marco de Solución

La regulación ESRS E2 (informe financiero de sostenibilidad) sobre la contaminación plantea desafíos significativos para las empresas, especialmente en lo que respecta a la recopilación de datos sobre sustancias peligrosas a lo largo de la cadena de suministro. Para abordar este problema, se puede seguir un enfoque paso a paso que combine las directrices normativas con prácticas de mejor desempeño.

1. Revisión de la cadena de suministro: El primer paso es realizar una auditoría integral de la cadena de suministro actual. Esto implica evaluar a todos los proveedores actuales y sus prácticas de gestión de sustancias peligrosas. Al identificar a los proveedores con prácticas deficientes, se pueden establecer objetivos para mejorar o cambiar a proveedores con estándares más altos de sostenibilidad.

2. Desarrollo de políticas de sostenibilidad: Basándose en los requisitos de la ESRS E2 y otros marcos normativos como la CSRD (Directiva de Sostenibilidad Corporativa), se deben desarrollar políticas de sostenibilidad internas. Estas políticas deben incluir criterios claros para la gestión de sustancias peligrosas y los mecanismos para la evaluación y el seguimiento de proveedores.

3. Contratos y Acuerdos: Se deben revisar y actualizar los contratos con los proveedores para incluir cláusulas que requieran el cumplimiento con las regulaciones de sustancias peligrosas y la presentación de informes de sostenibilidad. Estos acuerdos deben ser enfocados a la transparencia y a la mejora continua.

4. Capacitación y Comunicación: Es fundamental capacitar a los equipos de adquisición y de sostenibilidad en la importancia de la gestión de sustancias peligrosas y en los procedimientos establecidos para abordar esta cuestión. Además, se deben establecer canales de comunicación eficaces para compartir información y retroalimentación entre la empresa y sus proveedores.

5. Monitoreo y Auditoría: Se debe establecer un sistema de monitoreo y auditoría para supervisar el cumplimiento de los proveedores con los estándares de sostenibilidad. Esto puede incluir visitas de auditoría, revisiones de documentos y el uso de herramientas tecnológicas para evaluar la performance.

6. Reporte y Discusión: Finalmente, todos los datos recopilados y las conclusiones de las auditorías deben ser incorporados en los informes de sostenibilidad de la empresa, proporcionando así transparencia a los inversores y a otros interesados.

De acuerdo con la normativa de la ESRS E2, una empresa está cumpliendo de manera adecuada si puede demostrar que ha implementado un enfoque sistemático para la gestión de las sustancias peligrosas a lo largo de su cadena de suministro. Esto no solo significa cumplir con las regulaciones mínimas, sino también trabajar activamente para mejorar las prácticas de sostenibilidad en colaboración con sus proveedores. Un enfoque superficial o la falta de acciones concretas para abordar esta cuestión conducirán a un cumplimiento "básico" o "sólo pasando", lo que eventualmente podría resultar en reputación y en posibles penalizaciones financieras.

Errores Comunes a Evitar

1. Underestimation of the Scope: A menudo, las empresas subestiman el alcance y la complejidad de la cadena de suministro en lo que respecta a la gestión de sustancias peligrosas. Lo que puede fallar: La falta de una evaluación exhaustiva de la cadena de suministro puede resultar en la omisión de proveedores clave que no cumplen con los estándares. Qué hacer en cambio: Realice una auditoría integral y periódica de toda la cadena de suministro para identificar y abordar posibles deficiencias.

2. Lack of Clear Communication: Las empresas a menudo no comunican adecuadamente sus expectativas y requisitos a sus proveedores. Lo que puede fallar: Los proveedores pueden no estar al tanto de las políticas de sostenibilidad de la empresa o de las regulaciones aplicables, lo que lleva a la falta de cumplimiento. Qué hacer en cambio: Mantenga sesiones de capacitación regulares y realice una comunicación activa con los proveedores para asegurarse de que comprendan y se adhieran a las políticas de sostenibilidad de la empresa.

3. Inadequate Contractual Agreements: Las cláusulas contractuales que no reflejan adecuadamente los requisitos de sustancias peligrosas pueden ser un problema común. Lo que puede fallar: Los proveedores pueden no tener la motivación o la obligación de mejorar sus prácticas de sostenibilidad. Qué hacer en cambio: Incluya cláusulas específicas en los contratos que requieran el cumplimiento con los estándares de sustancias peligrosas y establezca incentivos para la mejora continua.

4. Negligence in Monitoring and Auditing: Las empresas a veces no monitorean adecuadamente el desempeño de sus proveedores en términos de sostenibilidad. Lo que puede fallar: La falta de un seguimiento y auditoría adecuado puede llevar a la omisión de problemas críticos y a la falta de mejora. Qué hacer en cambio: Implemente un sistema de monitoreo y auditoría riguroso que permita la identificación y la resolución de problemas a lo largo de la cadena de suministro.

5. Insufficient Reporting: La falta de un enfoque sólido en la presentación de informes sobre la gestión de sustancias peligrosas puede ser un error común. Lo que puede fallar: La falta de transparencia puede resultar en la pérdida de la confianza de los inversores y en la reputación de la empresa. Qué hacer en cambio: Incorpore de manera completa y transparente los datos recopilados y las conclusiones de las auditorías en los informes de sostenibilidad de la empresa.

Herramientas y Enfoques

1. Enfoque Manual: El enfoque manual implica la recopilación y el procesamiento de datos sin la ayuda de herramientas tecnológicas. Ventajas: Puede ser más personalizado y se puede adaptar a las necesidades específicas de una empresa. Desventajas: Suele ser más tiempo-consuming y propenso a errores humanos.Funciona cuando: La empresa tiene una cadena de suministro pequeña y bien definida, y los recursos humanos disponibles para gestionar el proceso son suficientes.

2. Plataformas de Cumplimiento Automatizado: Estas herramientas ofrecen una solución más eficiente y precisa para la recopilación de datos sobre sustancias peligrosas. Lo que debe buscar: Una plataforma que ofrezca integración con proveedores, automatización de reportes, y una interfaz de usuario intuitiva. Al elegir una plataforma, es importante considerar la facilidad de uso, la capacidad de escalar y la capacidad de adaptarse a las regulaciones cambiantes.

Matproof, por ejemplo, es una plataforma de automatización de cumplimiento que puede ser particularmente útil en este contexto. Ofrece generación de políticas impulsada por IA, recopilación automata de pruebas de proveedores de servicios en la nube y agentes de cumplimiento de punto final para el monitoreo de dispositivos. Matproof, con su enfoque en los servicios financieros de la UE y su residencia de datos del 100% en la UE, es especialmente diseñado para abordar los desafíos específicos de la regulación financiera en Europa, ofreciendo una solución completa para cumplir con la ESRS E2 y otros estándares de sostenibilidad.

Empezando: Tus Pasos a Seguir

Ahora que tienes una comprensión sólida de los requisitos de ESRS E2 para la información sobre sustancias peligrosas en la cadena de suministro, es hora de pasar a la acción. Aquí hay un plan de acción de cinco pasos tangible que puedes seguir esta misma semana para emprender el camino hacia un reporte más sólido y eficiente en materia de contaminación y sustancias peligrosas.

Paso 1: Evaluar y Enfocar
Empieza con una evaluación detallada de tus proveedores existentes y de tu cadena de suministro. Identifica aquellos que podrían estar utilizando sustancias peligrosas y que podrían tener un impacto significativo en tus informes de sostenibilidad. Este enfoque se centra en la prevención, que es siempre más eficiente que la corrección de daños posteriores.

Paso 2: Capacitación y Sensibilización
Forma a tu equipo sobre el nuevo marco regulador de CSRD y ESRS E2. Asegúrate de que comprendan la importancia de recopilar y reportar correctamente la información sobre sustancias peligrosas, y cómo esto puede afectar tanto a tu marca como a tus resultados financieros.

Paso 3: Comunicación con Proveedores
El siguiente paso es ponerse en contacto con tus proveedores para comenzar un diálogo sobre la recopilación de datos sobre sustancias peligrosas. Ayuda a tus proveedores a comprender los requisitos y ofrece soporte técnico para la recopilación de datos precisos y útiles.

Paso 4: Establecer Procesos de Recopilación
Crea procesos sólidos para recopilar, analizar y procesar la información proporcionada por tus proveedores. Esto incluye la definición de plazos específicos para la entrega de la información, así como el establecimiento de mecanismos para asegurar su confiabilidad y fiabilidad.

Paso 5: Integración y Automatización de Flujos de Trabajo
Por último, integra estos procesos en tus sistemas existentes y considera la automatización de los flujos de trabajo para reducir la sobrecarga manual y la posibilidad de errores humanos. Esto es donde las soluciones de cumplimiento como Matproof pueden ser particularmente útiles.

Para recursos adicionales, te recomendamos consultar las publicaciones oficiales de la UE y BaFin, que proporcionan una profunda comprensión de los requisitos actuales y futuros de la sostenibilidad financiera.

Un pequeño gancho que podrías lograr en las próximas 24 horas es comenzar a recopilar una lista de tus proveedores clave y sus respectivas posiciones con respecto a la gestión de sustancias peligrosas. Esto te dará una idea clara de dónde te encuentras en términos de cumplimiento actual y cuál es tu ruta hacia adelante.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Cuáles son las consecuencias de no informar adecuadamente sobre las sustancias peligrosas en mi cadena de suministro?
   De acuerdo con el artículo 14 de CSRD, si una entidad financiera no informa adecuadamente sobre los riesgos relacionados con las sustancias peligrosas en su cadena de suministro, puede enfrentar multas significativas. Además, esto puede afectar negativamente su reputación y la confianza de sus inversores.

2. ¿Cómo puedo asegurar que la información proporcionada por mis proveedores sea precisa y completa?
   La clave para obtener información precisa y completa es establecer procesos claros y rigurosos de recopilación de datos. Esto incluye proporcionar a tus proveedores con pautas claras sobre lo que se espera de ellos y proporcionar soporte técnico para garantizar que sus sistemas puedan recopilar y reportar la información necesaria.

3. ¿Cuál es la diferencia entre la regulación ESRS E2 y otras normas de sostenibilidad como la GRI o el CDSB?
   El ESRS E2 se enfoca específicamente en la información financiera relacionada con el riesgo de contaminación y las sustancias peligrosas. Mientras que la GRI y el CDSB proporcionan marcos más amplios para la comunicación de la sostenibilidad en general, ESRS E2 tiene una enfoque más estrecho y específico en la industria financiera.

4. ¿Cómo puedo integrar los requisitos de ESRS E2 en mis procesos de cumplimiento existentes?
   La integración de ESRS E2 en tus procesos de cumplimiento existentes requiere una evaluación de tus sistemas actuales y la identificación de áreas que necesitan ser actualizadas o mejoradas para abordar los nuevos requisitos. Esto puede incluir la capacitación del personal, la actualización de sistemas y la creación de nuevos flujos de trabajo.

5. ¿Cuál es el impacto potencial de ESRS E2 en la valoración de mi marca y reputación?
   Un informe sólido y transparente en relación con las sustancias peligrosas y la contaminación puede tener un impacto positivo significativo en la valoración de tu marca y reputación. Los inversores y clientes cada vez más conscientes de la sostenibilidad valorarán a las empresas que demuestran un compromiso serio con la sostenibilidad y el cumplimiento de la ley.

Principales Conclusiónes

A lo largo de este artículo, hemos explorado los requisitos de ESRS E2 para la información sobre sustancias peligrosas en la cadena de suministro y cómo pueden afectar a las instituciones financieras en España. Aquí están algunas de las conclusiones clave:

• La recopilación de datos precisos y útiles sobre las sustancias peligrosas en tu cadena de suministro es crucial para el cumplimiento con las regulaciones de sostenibilidad financiera.
• La automatización de los procesos de recopilación de datos puede reducir la sobrecarga manual y la posibilidad de errores humanos, lo que es especialmente valioso en un contexto de creciente complejidad regulatoria.
• Matproof puede ayudar a automatizar estos procesos, facilitando el cumplimiento con las regulaciones de sostenibilidad financiera y la reducción del riesgo de multas.
• Para una evaluación gratuita de cómo Matproof puede ayudarte a abordar las regulaciones ESRS E2 y otros requisitos de sostenibilidad, visita https://matproof.com/contact.