Automating CSRD Supplier Questionnaires: Van Maanden naar Dagen

Inleiding

Nederland spreekt over CSRD (CSRD), wat een essentieel onderdeel vormt van de Europese wetgeving inzake financiële diensten. Artikel 6(1) van het Doorichting Risico's Digitalisering (DORA) vereist financiële instellingen om een ICT risicobeheerframework te onderhouden, en veel bedrijven zien dit als een routinecontrole. Hierdoor mislukken ze echter frequent audits. Dit artikel toont waarom dit een verkeerde interpretatie is en wat dit betekent voor Europese financiële dienstverleners.

Voor Europese financiële dienstverleners is het voldoen aan de eisen van CSRD en andere milieu-, sociale en governance (ESG) voorschriften cruciaal, niet alleen om wettelijk verplicht te zijn, maar ook om concurrentievoordelen te behouden. Veel financiële instellingen in Nederland, zoals ING, ABN AMRO, Rabobank en Aegon, hebben een groot scala aan internationale leveranciers en partners. Dit brengt de uitdaging met zich mee om hun beoogde ESG-doelstellingen te bereiken en te controleren. Het is echter bekend dat het verzamelen en valideren van ESG-gegevens van deze leveranciers tijdrovend en kostbaar kan zijn.

De implicaties van niet-naleving zijn ernstig. Naast forse boetes kunnen er auditmislukkingen optreden, operationele onderbrekingen optreden en het bedrijfsbeeld kan schade oplopen. Volgens de Autoriteit Financiële Markten (AFM) kan het niet-naleven van de CSRD-voorschriften tot forse boetes van miljoenen euro's leiden.

Het Kernprobleem

Onder het oppervlakelijke verhaal van het invullen van vragenlijsten, ligt een dieper ingewikkelde uitdaging: de consistentie en nauwkeurigheid van de ESG-gegevens die worden verzameld. Financiële bedrijven moeten niet alleen vastleggen of hun leveranciers voldoen aan hun ESG-normen, maar ook hun eigen verantwoordelijkheden op dit gebied demonstreren. Dit vereist een gedetailleerde en geautomatiseerde methode van dataverzameling en -validering.

De werkelijke kosten zijn hoog. Stel dat een financiële instelling 100 leveranciers heeft en elk jaar een ESG-vragenlijst invult, wat gemiddeld 20 uur in beslag neemt per leverancier. Dit resulteert in 2.000 uur aan arbeidstijd per jaar, wat bijna 250.000 euro kan kosten, op basis van een gemiddelde uurtarief voor compliancewerkzaamheden in Nederland. Dit is maar een klein deel van de echte kosten, aangezien het nog niet meet de kans op fouten, vertraging van leveranciers en het risico op niet-naleving van wettelijke eisen.

Veel organisaties maken fouten in hun benadering. Ze verzamelen ESG-gegevens op een willekeurige en niet-uniforme manier, wat leidt tot onnauwkeurigheid en inconsistentie. Dit kan worden beïnvloed door een gebrek aan geautomatiseerde werkstromen, een ontoereikende integratie met leveranciers en een gebrek aan gedetailleerde beoordelingen van de gegevens.

Op regelgevingsgebied refereert dit aan Art. 5 van het CSRD, dat vereist dat financiële instellingen gedetailleerde en regelmatige beoordelingen uitvoeren van hun leveranciers op basis van hun ESG-prestaties. Veel bedrijven negeren echter deze vereiste en zien het invullen van vragenlijsten als een one-off taak in plaats van een continue proces.

Waarom Dit Nu Dringend Is

Recente regelgevingswijzigingen of handhavingsacties hebben de urgentie verhoogd. Vanaf 2024 zal het Aandacht voor Personeelsgegevens (AP) ESG-gegevens bijhouden en controleert. Dit betekent dat financiële instellingen nu moeten handelen om te voldoen aan toekomstige eisen en te voorkomen dat ze achterop raken bij hun concurrenten.

Bovendien wordt er steeds meer druk uitgeoefend door de markt. Klanten eisen steeds vakercertificaten en bewijzen van ESG-voldoening. Het verschil tussen waar de meeste organisaties nu zijn en waar ze moeten zijn, is groot. Meerdere financiële instellingen in Nederland zijn bezig met het digitaliseren van hun bedrijfsprocessen, maar het automatiseren van ESG-gegevensverzameling is nog een onopgeloste uitdaging voor veel.

Sluitingszin: Het automatiseren van CSRD-leveranciersvragenlijsten is niet alleen een operationele verbetering maar ook een wettelijke verplichting. Dit kan leiden tot een betere governance, meer efficiëntie en een betere reputatie op het gebied van duurzaamheid. In de volgende delen van dit artikel zullen we in detail kijken naar hoe dit kan worden bereikt en welke gereedschappen er beschikbaar zijn om dit proces te versnellen en te verbeteren.

De Oplossingskader

Het oplossen van de uitdagingen die gepaard gaan met CSRD aanvraagformulieren voor leveranciers vereist een stapsgewijze benadering die gericht is op efficiëntie en nauwkeurigheid bij het verzamelen en verwerken van ESG-gegevens. Hieronder volgen enkele acties en aanbevelingen met specifieke implementatiedetails, gekoppeld aan relevante regelgeving.

Stap 1: Begrijpen en Toepassen van CSRD Aanvraagformulieren

Volgens de aanvraagformulieren van de CSRD moet elke onderneming een gedetailleerde beoordeling uitvoeren van haar ESG-voetafdruk. Dit omvat niet alleen de eigen bedrijfspraktijken, maar ook die van haar leveranciers. Om te beginnen, moet elke organisatie de huidige staat van ESG-gegevens van haar leveranciers begrijpen. Dit kan worden gedaan door middel van een voorbereidingsfase waarin de specifieke vragen in het aanvraagformulier worden geanalyseerd en gecorrigeerd aan de huidige gegevens die beschikbaar zijn.

Stap 2: Identificatie van Gegevensgaten

Volgens Artikel 110 van de CSRD richtlijn moet ondernemingen kwalitatieve en kwantitatieve informatie verstrekken over hun ESG-gegevens. Dit vereist dat bedrijven weten hoe ze de kwaliteit en beschikbaarheid van de gegevens kunnen verbeteren. Het is belangrijk om te identificeren welke gegevens momenteel ontbreken, wat de hindernissen zijn voor het verzamelen van die gegevens en hoe dat kan worden opgelost. Dit kan worden gedaan door middel van een risicoevaluatie en beoordeling van bestaande informatiebronnen.

Stap 3: Ontwerp van een Gegevensverzamelingsplan

Na het identificeren van de informatiegaten, moet een verzamelingsplan worden ontwikkeld dat specifiek is voor elke leverancier en hun bijdragen aan de ESG-doelen. Dit plan moet rekening houden met zowel de technische vereisten als de operationele beperkingen. Volgens Artikel 112 van de CSRD moet het plan worden geactualiseerd voor elk rapportagejaar, wat betekent dat het flexibel genoeg moet zijn om te kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden en vereisten.

Stap 4: Implementatie van ESG-Gegevens Verzameling

Een efficiënt ESG-gegevensverzamelingsproces kan worden bewerkstelligd door middel van een geautomatiseerd complianceplatform dat in staat is om gegevens te verzamelen, te valideren en te rapporteren. Dit moet worden gedaan volgens de vereisten van Artikel 114 van de CSRD, waarin wordt voorgeschreven hoe ondernemingen hun ESG-gegevens moeten rapporteren.

Stap 5: Validatie en Berichtgeving

De laatste stap bestaat uit de validering van de ingezamelde gegevens en het indienen van een rapport. Volgens de CSRD moet dit elk jaar worden gedaan. Het is hierbij van belang dat bedrijven hun rapportagesystemen hebben gevalideerd om te garanderen dat de gegevens die worden gerapporteerd, accuraat en compleet zijn.

Om te slagen en niet alleen voldoen aan de wetgeving, moet een organisatie een duidelijke visie hebben op ESG en haar invloed op de hele keten. Dit betekent niet alleen het bijhouden van de eigen prestaties, maar ook die van haar leveranciers en partners. Dit is een veelomvattende taak die niet alleen de samenwerking vergt tussen verschillende bedrijfsafdelingen, maar ook met externe leveranciers.

Gemeenschappelijke Fouten die te Vermijden Zijn

Er zijn enkele veelvoorkomende fouten die bedrijven maken bij het behandelen van CSRD aanvraagformulieren voor leveranciers:

Fout 1: Niet Voldoende Gegevensverzameling

Een van de grootste uitdagingen bij het verzamelen van ESG-gegevens is de. Veel bedrijven verzamelen niet alle noodzakelijke gegevens, wat leidt tot een ontoereikend beeld van hun ESG-voetafdruk. Dit gebeurt vaak omdat bedrijven niet hebben begrepen welke gegevens nodig zijn, of omdat ze de benodigde processen en tools niet hebben geïmplementeerd om deze gegevens te verzamelen.

Fout 2: Onvoldoende Gegevensvalidatie

Ongecontroleerde of incorrecte gegevens kunnen leiden tot misleidende rapportages en kunnen schade toebrengen aan de reputatie van een bedrijf. Veel bedrijven valideren hun gegevens niet goed genoeg voordat ze deze rapporteren. Dit kan worden veroorzaakt door een gebrek aan kennis over hoe gegevens moeten worden gevalideerd of door een gebrek aan geschikte tools om dit proces te faciliteren.

Fout 3: Geen Actieve Beheer

De verzameling en rapportering van ESG-gegevens is een actieve en voortdurende taak die niet alleen moet worden uitgevoerd tijdens het rapportagejaar, maar ook tussen de jaarrapportages. Veel bedrijven negeren dit aspect en denken dat ze eenmalig een formulier kunnen invullen en dat dit volstaat. Dit is echter niet het geval, want de vereisten en de context veranderen continu. Daarom is het essentieel om een systeem te hebben dat de ESG-gegevens continu bijhoudt en bijwerkt.

Fout 4: Onvoldoende Communicatie

Communicatie tussen verschillende afdelingen en leveranciers is cruciaal voor het succes van een ESG-initiatief. Veel bedrijven hebben echter een gebrek aan en samenwerking, wat ertoe leidt dat belanghebbenden niet goed geïnformeerd zijn over de ESG-doelen en -prestaties. Dit kan worden gecorrigeerd door middel van regelmatige communicatie en het delen van informatie over de voortgang en uitdagingen.

Hulpmiddelen en Benaderingen

Er zijn twee hoofdbenaderingen voor het verzamelen van ESG-gegevens: de handmatige en de geautomatiseerde aanpak.

Handmatige Aanpak

De handmatige aanpak omvat het verzamelen van gegevens via emails, telefoongesprekken, en fysieke documenten. Deze methode heeft de voordelen dat het flexibel is en kan worden aangepast aan specifieke situaties. Het is echter tijdrovend en kan leiden tot fouten door mensen. Bovendien is het moeilijk om deze methode te schalen, wat betekent dat het niet efficiënt is voor bedrijven met een groot aantal leveranciers.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

Geautomatiseerde complianceplatforms, zoals Matproof, zijn een moderne oplossing voor het verzamelen van ESG-gegevens. Deze platformen helpen bedrijven om de verzamelde gegevens te valideren, te rapporteren en te analyseren. Ze zijn gebouwd om te voldoen aan de vereisten van verschillende regelgevingen, waaronder de CSRD. Het voordeel van deze platforms is dat ze tijd besparen, fouten verminderen en deverbeteren. Ze kunnen ook worden aangepast aan de specifieke behoeften van elke onderneming.

Bij het kiezen van een geautomatiseerd complianceplatform is het belangrijk om te letten op verschillende factoren, waaronder de gebruikersvriendelijkheid, de integratie met bestaande systemen, en de mogelijkheid om te voldoen aan regelgeving. Bovendien moet het platform in staat zijn om te groeien en te worden aangepast aan de veranderende vereisten van de markt.

Matproof is een voorbeeld van een dergelijk platform dat ontworpen is om te voldoen aan de behoeften van Europese financiële diensten. Het biedt geautomatiseerde en AI-gestuurde beleidsgeneratie in het Duitse en Engels, wat het mogelijk maakt om snel en nauwkeurig aanvraagformulieren voor leveranciers te behandelen. Bovendien biedt Matproof een endpoint compliance agent die in staat is om uw apparaten te monitoren, wat helpt om de naleving van standaarden te garanderen.

Samenvattend, het automatiseren van CSRD aanvraagformulieren voor leveranciers is een complex proces dat vereist dat bedrijven een stapsgewijze benadering volgen en de juiste hulpmiddelen gebruiken. Door de genoemde fouten te voorkomen en geautomatiseerde complianceplatforms te implementeren, kunnen bedrijven de tijd en inspanning reduceren die nodig zijn om CSRD aanvraagformulieren voor leveranciers te behandelen, wat resulteert in een betere betaling van de ESG-verantwoordelijkheden.

Getting Started: Jouw Volgende Stappen

Als compliance professional, CISO of IT-leider op zoek naar een effectieve manier om de CSRD-leveranciersvragenlijsten te automatiseren, kan deze vijfstappenplan jou helpen om de volgende week te beginnen:

1. Evalueer je huidige proces: Bekijk hoe je huidige ESG-gegevens worden verzameld en geëvalueerd. Identificeer kwetsbaarheden en bepaal waar verbetering nodig is.

2. Bekend maken met de regelgeving: Lees de CSRD-richtlijnen en bepaal hoe deze van invloed zijn op je huidige praktijken. Raadpleeg officiële publicaties van de EU en de nationale toezichthouders voor meer informatie. De officiële tekst van de CSRD kan je hier vinden: CSRD Text.

3. Zoek naar technologieën die je kunnen helpen: Onderzoek hoe technologieën zoals kunstmatige intelligentie en automatisering de verzamel- en rapportage van ESG-gegevens kunnen verbeteren. Neem contact op met leveranciers van dergelijke oplossingen, zoals Matproof, om te zien hoe ze jou kunnen helpen.

4. Ontwikkel een actieplan: Stel een gedetailleerd actieplan op om de overgang naar een geautomatiseerd systeem te waarborgen. Dit plan zou moeten omvatten welke stappen genomen moeten worden, wie verantwoordelijk is voor elke stap en een planning.

5. Implementeer en bewaak: Zodra je een plan hebt ontwikkeld, start met de implementatie. Houd de voortgang na en past het plan aan indien nodig om te voldoen aan de CSRD-vereisten.

Een snelle winst die u vandaag nog kunt bereiken is het maken van een lijst van alle huidige leveranciers en hun relevante ESG-gegevens. Dit helpt u bij het inzien van hoe je huidige gegevensverzameling zich verhoudt tot wat vereist wordt door de CSRD.

Veel Gestelde Vragen

1. Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen de CSRD en de huidige non-financiële rapportageverordeningen?
   De CSRD introduceert een aantal belangrijke veranderingen ten opzichte van het huidige NFR-verordeningsrecht. Ten eerste is de CSRD van toepassing op een breder scala aan bedrijven, waaronder zowel openbare als privé bedrijven. Ten tweede vereist de CSRD jaarlijks gede en gecertificeerde ESG-rapportages in plaats van alleen vermeldingen van principes en doelen. Bovendien vereist de CSRD specifiekes over het effect van bedrijfsdoelen op milieu en sociale doelen, wat een bredere en diepgaandere analyse vereist.

2. Hoe kan ik bewaken of mijn leveranciers voldoen aan de CSRD-eisen?
   Om te controleren of uw leveranciers voldoen aan de CSRD-eisen, dient u een gedetailleerd risicobeoordelingsproces op te zetten. Dit proces zou moeten omvatten een grondig auditframework dat alle relevante ESG-aspecten dekt. Daarnaast zou u regelmatige audits uitvoeren om te controleren of de leveranciers hun verplichtingen nakomen. Met behulp van een geautomatiseerd systeem, zoals Matproof, kunt u deze processen efficiënter en nauwkeuriger uitvoeren.

3. Wat zijn de financiële consequenties van niet-naleving van de CSRD?
   Volgens de CSRD kunnen bedrijven die niet voldoen aan de vereisten tot hoge boetes worden gestraft. Deze boetes kunnen tot 4% van het wereldwijd jaaromzet bedragen, wat een significante financiële impact kan hebben op bedrijven die niet in orde zijn met de regelgeving. Bovendien kan het niet nakomen van de CSRD-vereisten de reputatie van een bedrijf schaden en kan het invloed hebben op de aantrekkelijkheid voor investeerders.

4. Hoe kan ik de samenwerking met mijn leveranciers verbeteren rondom ESG-gegevens?
   Om de samenwerking met uw leveranciers te verbeteren, zou u een open en transparante dialoog moeten opstarten over ESG-vereisten. Dit zou kunnen omvatten het delen van best practices, het bieden van steun bij het verbeteren van hun eigen ESG-beleid en de regelmatige uitwisseling van informatie over hun voortgang. Automatische systemen kunnen hierbij helpen door een platform te bieden waarop deze informatie gedeeld en gecontroleerd kan worden.

5. Hoe kan ik de gegevenskwaliteit verbeteren die ik van mijn leveranciers ontvang?
   Om de gegevenskwaliteit te verbeteren, zou u een gedetailleerd begrip moeten hebben van de soorten gegevens die vereist zijn door de CSRD. Daarnaast zou u uw leveranciers moeten helpen om die gegevens nauwkeuriger en consistenter te rapporteren. Dit kan worden bereikt door gedetailleerde instructies te geven, regelmatige trainingen te organiseren en het gebruik van geautomatiseerde controles om de nauwkeurigheid van de gegevens te controleren.

Key Takeaways

• Het automatiseren van CSRD-leveranciersvragenlijsten kan de procestijd drastisch verminderen van maanden naar dagen.
• Het is belangrijk om een gedetailleerd begrip te hebben van de CSRD-vereisten en hoe deze van invloed zijn op uw huidige ESG-gegevensverzameling.
• Het opzetten van een geautomatiseerd systeem kan uw capaciteit vergroten om aan de CSRD-vereisten te voldoen, met name met betrekking tot de jaarlijkse rapportage en audits.
• Door een open dialoog met uw leveranciers te voeren en hen te helpen hun eigen ESG-beleid te verbeteren, kunt u de kwaliteit en nauwkeurigheid van de gegevens die u ontvangt vergroten.
• Matproof kan u helpen bij het automatiseren van uw CSRD-leveranciersvragenlijsten. Zie Matproof Contact voor een gratis beoordeling.