Automating CSRD Supplier Questionnaires: De mois à jours

Introduction

Dans le domaine des services financiers européens, la Compliance avec les nouvelles exigences réglementaires est essentielle. Une des réglementations les plus discutées récemment est la Directive sur la surveillance des défis(CSRD), qui vise à rendre les entreprises européennes plus responsables et en matière de, des risques environnementaux, sociaux et governance (ESG). Une interprétation commune mais erronée est que la gestion des questionnaires des fournisseurs CSRD peut être traitée comme une simple obligation de boîte à coches. Cependant, comme nous le verrons, cette approche peut entraîner des conséquences graves.

Cette importance est accentuée par le contexte actuel des services financiers européens, où les entreprises comme BNP Paribas, Société Générale, Crédit Agricole, Groupe BPCE et AXA sont toujours plus sollicitées par leurs clients pour fournir des preuves de leur engagement en matière de durabilité. Or, le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes substantielles, des échecs d'audit, une perturbation opérationnelle et un préjudice à la réputation.

Le Problème Fondamental

Le problème central réside dans le manque de compréhension de l'ampleur de la tâche liée à la gestion des questionnaires des fournisseurs en matière de CSRD. Au-delà d'une simple collecte de données, il s'agit d'une opération complexe qui implique la coordination entre plusieurs départements d'une organisation, la gestion de la conformité avec les exigences réglementaires et la collecte et le traitement des données ESG de vos fournisseurs.

Les coûts réels sont considérables : perdre en moyenne 20 000 euros par mois en manquant de temps, ou exposer votre organisation à des risques de conformité qui peuvent coûter des centaines de milliers d'euros en amendes. La plupart des organisations font l'erreur de sous-estimer ces coûts et le temps qu'il faut pour recueillir, vérifier et analyser les données des fournisseurs.

Cela est en contradiction avec l'article 4 de la CSRD, qui stipule que les entreprises doivent publier des informations sur leur impacts et leurs performances en matière de durabilité. Il est donc crucial de disposer d'une approche structurée et d'automatiser les questionnaires des fournisseurs pour répondre à ces exigences.

En termes concrets, imaginez une entreprise médiane de la finance avec 100 fournisseurs clés. Chaque questionnaire prend en moyenne 2 semaines à compléter et à renvoyer, ce qui implique une gestion manuelle de 200 semaines de travail par an. Avec un salarié moyen coûtant 50 000 euros par an, le coût direct de cette gestion manuelle est de 100 000 euros. C'est sans parler du coût caché du temps perdu pour d'autres activités stratégiques et du risque de non-conformité.

Pourquoi C'est Urgent Maintenant

Les changements récents dans le paysage réglementaire, tels que l'entrée en vigueur de la CSRD, rendent cette question plus pressante que jamais. Les autorités de réglementation, telles que l'ACPR en France et l'AMF, sont de plus en plus vigilantes quant à la conformité en matière de durabilité. Les organisations qui n'ont pas mis en place de mécanismes appropriés pour recueillir et analyser les données ESG des fournisseurs sont exposées à des sanctions importantes.

De plus, la pression du marché est en augmentation. Les clients et les investisseurs attendent de plus en plus des certifications et des preuves de la responsabilité en matière de durabilité des entreprises. L'absence de système d'automatisation efficace pour les questionnaires des fournisseurs peut mettre une organisation en position de désavantage par rapport à la concurrence.

La différence entre où la plupart des organisations se trouvent actuellement et où elles doivent être est significative. En moyenne, les organisations ont recours à des méthodes manuelles inefficaces pour gérer les questionnaires des fournisseurs, ce qui les place loin derrière les organisations qui ont investi dans l'automatisation et la création de systèmes de données ESG intégrés.

Pour résumer, l'automatisation des questionnaires des fournisseurs en matière de CSRD est non seulement une exigence réglementaire, mais aussi une nécessité commerciale pour rester compétitif dans un marché en évolution rapide. Les organisations qui tarderont à adopter cette approche pourraient se retrouver à la traîne, avec des conséquences financières et réputationales graves.

Le Cadre de Solution

L'adoption du Cadre européen de référence pour la durabilité (CSRD) va entraîner un renforcement notable des exigences en matière d'information environnementale, sociale et de gouvernance (ESG) pour les entreprises concernées. Pour les questionnaires de fournisseurs, cela signifie un passage des mois à quelques jours pour recueillir des données ESG précises et complémentaires. Voici une approche étape par étape pour résoudre ce défi.

Étape 1 : Évaluation de la Base de Données Actuelle

La première étape consiste à évaluer la qualité et l'exhaustivité de la base de données ESG actuelle de votre entreprise. Cela implique de vérifier la conformité avec les exigences du CSRD et de déterminer les domaines qui nécessitent une attention particulière. Les entreprises doivent être prêtes à fournir des informations détaillées sur leur performance ESG, et cela commence par une connaissance approfondie de leurs actualités.

Étape 2 : Mise en Place d'un Système de Gestion de la Conformité

La mise en place d'un système de gestion de la conformité capable de suivre les exigences du CSRD et de collecter les données nécessaires est essentielle. Ce système doit être en mesure de gérer les questionnaires de fournisseurs ESG, de suivre les réponses et de générer des rapports automatisés. La conformité doit être un pilier intégré de la gestion des risques de l'entreprise, pas une activité à part entière.

Étape 3 : Intégration des Données de Fournisseurs

Il est crucial d'intégrer les données ESG provenant de vos fournisseurs dans votre propre système de gestion de la conformité. Cela permet non seulement de répondre aux exigences du CSRD mais aussi d'améliorer la visibilité sur l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement. La transparence et la fiabilité des données sont des facteurs clés pour une gestion éthique et respectueuse de l'environnement.

Étape 4 : Automation et Vérification des Données

Automatiser la collecte et la vérification des données ESG est une étape cruciale pour réduire les délais et les erreurs. Les systèmes automatisés peuvent vérifier en temps réel la conformité des fournisseurs avec les exigences du CSRD et alerter les responsables concernés en cas d'écart. Cela permet d'assurer une conformité proactive et de réduire les risques associés à la non-conformité.

Exigences Réglementaires

En termes de réglementation, le CSRD oblige les entreprises à fournir des informations sur leurs performances ESG, y compris leurs impacts sur les droits de l'homme, le travail, l'environnement et la corruption. Les articles 7 et 8 du CSRD décrivent spécifiquement les exigences en matière de communication et de reporting des entreprises concernées.

Qu'est-ce que "bien" signifie ?

Une approche "bien" pour gérer les questionnaires de fournisseurs implique une intégration complète des données ESG dans les processus de gestion de l'entreprise, une surveillance proactive des risques et une communication transparente des performances ESG avec les parties prenantes.

Erreurs Courantes à Éviter

Parmi les erreurs les plus courantes qui mènent à l'échec des organisations dans la gestion des questionnaires de fournisseurs ESG, on peut citer les suivantes :

1. Manque de Préparation et de Planification:
   Les organisations qui attendent jusqu'au dernier moment pour répondre aux questionnaires de fournisseurs ESG se retrouvent souvent dans une situation où elles ne peuvent pas fournir les données demandées de manière adéquate et en temps voulu. Au lieu de cela, elles devraient mettre en place un calendrier de reporting et un plan de conformité clairs dès le début de l'année.

2. Désinformation ou Mauvaise Interprétation des Exigences:
   Les organisations qui mal interprètent les exigences du CSRD et des autres réglementations ESG peuvent fournir des informations incorrectes ou incomplètes, ce qui peut entraîner des sanctions. Il est crucial de bien comprendre les exigences réglementaires et de s'assurer que toutes les données sont recueillies et communiquées conformément à ces exigences.

3. Défaillance Technologique:
   L'absence de systèmes de gestion de la conformité efficaces ou l'utilisation de technologies obsolètes peut entraîner des retards et des erreurs dans la collecte et le traitement des données ESG. Les organisations doivent investir dans des technologies de pointe pour assurer une gestion efficace et une conformité des questionnaires de fournisseurs ESG.

Outils et Approches

Le choix entre une approche manuelle et automatisée dépend des ressources de l'organisation et de la taille de la base de données ESG qu'elle doit gérer.

Approche Manuelle:
Les avantages de l'approche manuelle sont la simplicité et la souplesse, qui peuvent être appropriées pour les organisations de petite à moyenne taille. Cependant, elle peut être très coûteuse en termes de temps et de ressources humaines et est sujette aux erreurs humaines. Elle fonctionne bien lorsque la quantité de données à traiter est faible et que la fréquence des questionnaires de fournisseurs est basses.

Plateformes de Conformité Automatisées:
Les plateformes de conformité automatisées comme Matproof peuvent être un investissement rentable pour les organisations de toutes tailles. Elles offrent des avantages significatifs tels que la réduction du temps de reporting, l'amélioration de la qualité des données et la réduction des risques de non-conformité. Il est important de rechercher des plateformes qui offrent une intégration facile avec les systèmes existants, une personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, et un support en continu pour assurer une conformité à long terme.

En conclusion, la gestion efficace des questionnaires de fournisseurs ESG dans le contexte du CSRD nécessite une stratégie proactive, une planification minutieuse et l'utilisation de technologies de pointe pour assurer une conformité et une performance ESG optimales. En évitant les erreurs courantes et en adoptant une approche bien structurée, les organisations peuvent s'assurer d'un reporting ESG efficace et de réduire les risques associés à la non-conformité.

Débuter : Vos Prochaines Étapes

Plan d'action concret en 5 étapes que vous pouvez suivre cette semaine

1. Évaluer vos besoins actuels : Commencez par une évaluation interne de la manière dont vous gérez actuellement les questionnaires du fournisseur CSRD. Identifiez les domaines où vous pourriez améliorer l'efficacité et la précision de vos données ESG.

2. Construire une feuille de route : Établissez une feuille de route pour l'automatisation de la collecte de données ESG. Déterminez les priorités, les ressources nécessaires, et les objectifs à court et à long terme.

3. Recherche de solutions technologiques : Envisagez des plateformes telles que Matproof qui peuvent aider à automatiser la génération de rapports et la collecte de données ESG conformément à la réglementation CSRD.

4. Formation et sensibilisation : Formez votre équipe au sujet de l'importance de la conformité CSRD et à l'utilisation de nouvelles technologies pour améliorer la collecte et le traitement des données.

5. Mettre en œuvre un essai pilote : Choisissez un sous-ensemble de vos fournisseurs pour tester la solution d'automatisation. Utilisez les retours pour ajuster et améliorer votre processus avant de l'étendre à l'ensemble de vos fournisseurs.

Ressources recommandées

Vous trouverez ci-dessous des ressources officielles qui peuvent vous aider à comprendre et à mettre en œuvre la réglementation CSRD.

• Publication de l'UE sur le CSRD : Consultez la directive elle-même pour comprendre les exigences spécifiques pour la collecte des données ESG.
• BaFin (Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht) : Le site web de la BaFin fournit des informations sur la manière dont les entreprises du secteur financier doivent se conformer aux nouvelles directives.

Gagne rapide qu'ils peuvent réaliser dans les 24 prochaines heures

Un gain rapide que vous pouvez réaliser est de contacter un fournisseur de logiciels d'automatisation de la conformité, tel que Matproof, pour discuter de la manière dont ils pourraient vous aider à améliorer votre processus de collecte de données ESG. Vous pouvez même demander une évaluation gratuite de votre situation actuelle à https://matproof.com/contact.

Questions fréquemment posées

Quelles sont les principales différences entre la directive CSRD actuelle et la future ?

La directive CSRD future étend l'obligation de reporting ESG aux entreprises de taille intermédiaire et impose des exigences plus strictes en matière de transparence et de vérification des données. La future directive vise à améliorer la qualité et la fiabilité des informations ESG fournies par les entreprises.

Comment automatiser la collecte des données ESG sans sacrifier l'exactitude ?

L'automatisation de la collecte de données ESG doit être accompagnée d'une vérification manuelle stratégique. Les systèmes d'automatisation, comme Matproof, peuvent générer des rapports et des données ESG, mais une équipe de spécialistes doit vérifier ces informations pour garantir leur exactitude.

Que faire si un fournisseur ne souhaite pas partager ses données ESG ?

Si un fournisseur refuse de partager des données ESG, vous devez évaluer le risque que cela représente pour votre entreprise en termes de conformité et de réputation. Il peut être nécessaire de trouver des alternatives pour les fournisseurs qui ne sont pas prêts à se conformer aux exigences de la directive CSRD.

Comment assurer la confidentialité des données fournies par les fournisseurs pendant le processus d'automatisation ?

En utilisant une plateforme d'automatisation conforme à la réglementation, telle que Matproof, qui assure la résidence des données à 100% dans l'UE et est conforme au RGPD et au GDPR, vous pouvez vous assurer que les données fournies par les fournisseurs sont protégées et confidentielles.

Quelle est la meilleure façon de sensibiliser vos fournisseurs à l'importance de la conformité CSRD ?

Le meilleur moyen de sensibiliser vos fournisseurs est de communiquer régulièrement et ouvertement sur l'importance de la conformité avec la directive CSRD. Fournissez des formations et des ressources pour les aider à comprendre leurs obligations et à mettre en place des processus internes pour recueillir et soumettre des données ESG.

Principaux enseignements

• L'automatisation des questionnaires du fournisseur CSRD peut réduire le temps de collecte de données de mois à jours.
• La conformité avec CSRD est essentielle pour les entreprises qui souhaitent opérer dans le marché européen.
• L'automatisation, bien mise en œuvre, peut améliorer à la fois l'efficacité et l'exactitude de la collecte de données ESG.
• Matproof peut vous aider à automatiser la génération de rapports et la collecte des données ESG conformément à la réglementation CSRD.
• Pour une évaluation gratuite de votre situation actuelle, contactez-nous à https://matproof.com/contact.