Automating CSRD Supplier Questionnaires: Von Monaten zu Tagen

Einleitung

DieCorporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) ist ein neues Gesetz, das europäischen Börsennotierten Unternehmen vor neue Anforderungen stellt, wenn es um die Berichterstattung über ihre Nachhaltigkeitsperformance geht. Artikel 9 der CSRD fordert von Unternehmen, dass sie sich mit ihren Lieferanten austauschen müssen, um Informationen über deren Umwelt- und Sozialpraktiken zu erhalten. Viele Unternehmen interpretieren dies jedoch als eine reine Formularfüllung, wobei sie denken, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, indem sie einfach die bedürfnissten Fragen beantworten. Wir möchten in diesem Artikel jedoch demonstrieren, dass diese Vorgehensweise zu ernsthaften Konsequenzen führen kann und warum eine tiefgreifende Automatisierung der CSRD-Lieferantenbefragungen das Unternehmen nicht nur vor möglichen Bußgeldern und Auditmängeln schützen, sondern auch zu einer erhöhten Effizienz und einem besseren Marktimage führen kann.

Die CSRD betrifft insbesondere Europas Finanzdienstleistungssektor, der aufgrund seiner großen ökologischen, sozialen und wirtschaftlichen Auswirkungen einen besonderen Fokus auf Nachhaltigkeit hat. Die Nonchalance gegenüber dieser Verordnung kann sowohl finanzielle Strafen in Höhe von bis zu 10.000 Euro pro Startgegenstand bedeuten als auch eine erhöhte operative Störung und einen schwerwiegenden Schaden am Ruf des Unternehmens. Darüber hinaus bietet eine gründliche und automatisierte Umsetzung der CSRD-Regeln Unternehmen die Möglichkeit, sich von der Konkurrenz abzuheben, indem sie ihre Marktführerschaft im Bereich Nachhaltigkeit demonstrieren.

In diesem Beitrag möchten wir auf die Kernprobleme eingehen und die dringende Notwendigkeit der Automatisierung von CSRD-Lieferantenbefragungen erläutern. Wir werden uns auf die tatsächlichen Kosten konzentrieren, die sich aus einer ungeeigneten Umsetzung ergeben können, und aufzeigen, was die meisten Organisationen falsch machen und welche spezifischen gesetzlichen Referenzen relevant sind.

Das zentrale Problem

Einige Organisationen sehen die CSRD-Lieferantenbefragungen als eine lästige, aber einfache Compliance-Aufgabe. Sie denken, dass sie die Anforderungen erfüllen, indem sie den Fragen der Lieferantenbefragung lediglich eine Formsache gegenüberstehen. Diese Sichtweise ist jedoch naiv und kann zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Wenn Unternehmen die Tiefe und Komplexität der CSRD nicht ernst nehmen, riskieren sie, dass sie wichtige Informationen übersehen oder falsche Angaben machen, was wiederum zu massiven Strafen oder zur Nichtannahme ihrer Berichte führt.

Wie hoch können die tatsächlichen Kosten tatsächlich sein? Erlauben Sie mir ein Beispiel: Wenn eine Organisation fünf verschiedene Lieferantenbefragungen pro Jahr durchführt und jede dieser Befragungen aufgrund fehlender Automatisierung und unzureichender Datensammlung vier Wochen in Anspruch nimmt, bedeutet dies 20 Wochen an Arbeitszeit. Wenn wir diese Zeit mit einem Durchschnittsgehalt von 60.000 Euro pro Jahr berechnen, kostet diese Zeit 5.000 Euro pro Frage und 25.000 Euro pro Jahr. Das ist Geld, das auf eine viel sinnvollere Weise investiert werden könnte, zum Beispiel in die Verbesserung der Nachhaltigkeitsinitiativen der Organisation.

Nicht nur die finanziellen Kosten sind ein Grund zur Sorge. Die zeitliche Verschwendung kann zu einem erhöhten Risiko für den Betrieb führen. Wenn eine Organisation ihre Lieferantenbefragungen nicht rechtzeitig einholt, kann dies zu Verzögerungen bei wichtigen Entscheidungen oder sogar zu gescheiterten Projekten führen. Darüber hinaus kann eine unzureichende Erfüllung der CSRD-Regeln das Ansehen einer Organisation schwerwiegend beeinträchtigen. Kunden und Investoren erwarten immer stärker, dass Unternehmen Nachhaltigkeit ernst nehmen, und Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre Nachhaltigkeitsperformance zu belegen, riskieren, den Vertrauensverlust ihrer Stakeholder.

Die Verbesserung der Compliance durch Automatisierung der CSRD-Lieferantenbefragungen ist daher nicht nur eine Frage der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch ein Mittel, um die Effizienz und das Ansehen des Unternehmens zu steigern. Die meisten Organisationen jedoch versäumen es, die Bedeutung der detaillierten und regelmäßigen Datenerfassung zu erkennen, was zu einem Mangel an Transparenz und einem unzureichenden Verständnis der tatsächlichen Beziehungen und Auswirkungen des Unternehmens auf seine Lieferketten führt.

Was die spezifischen gesetzlichen Referenzen betrifft, so legt Artikel 9 der CSRD nahe, dass Unternehmen eine detaillierte und regelmäßige Kommunikation mit ihren Lieferanten aufrechterhalten müssen. Dies umfasst nicht nur die Erfassung von Informationen, sondern auch die Überwachung und Beurteilung der Bemühungen ihrer Lieferanten, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Solche Bemühungen können ohne eine robuste Automatisierung jedoch schwierig zu verwirklichen sein, was wiederum zu einem Mangel an Compliance und einer erhöhten Gefahr von Strafen führen kann.

Warum dies jetzt dringend ist

Die Notwendigkeit der Automatisierung von CSRD-Lieferantenbefragungen ist angesichts der jüngsten gesetzlichen Änderungen und Durchsetzungsmaßnahmen besonders dringend. Mit der Einführung der CSRD wird die Reporting-Pflicht für Unternehmen erheblich ausgeweitet. Die Anforderungen bezüglich der Nachhaltigkeitsberichterstattung werden strenger und die Sanktionen für Nichtkonformität werden erhöht. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, schnell und effizient diese neuen Anforderungen zu erfüllen, werden sich in einer schwierigen Situation befinden.

Die Marktdruck erhöht sich ebenfalls. Kunden und Konsumenten fordern zunehmend Nachweis für die Nachhaltigkeit von Produkten und Dienstleistungen. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre Nachhaltigkeitsperformance nachzuweisen, riskieren es, von der Konkurrenz überholt zu werden. Dies hat nicht nur finanzielle Auswirkungen, sondern kann auch das langfristige Überleben des Unternehmens bedrohen.

Die Abweichung zwischen dem, wo die meisten Organisationen sind und dem, wo sie sein müssen, nimmt somit zu. Während viele Unternehmen immer noch mit einer manuellen und unzureichenden Erfassung von Lieferantenbefragungen arbeiten, sind diejenigen, die eine Automatisierung der CSRD-Lieferantenbefragungen implementieren, in der Regel besser gerüstet, um die neuen Anforderungen zu erfüllen und erfolgreich im Markt bestehen zu können.

In diesem Beitrag werden wir daher die Vorteile der Automatisierung erläutern und zeigen, wie Organisationen ihre Lieferantenbefragungen von Monaten in Tage reduzieren können. Wir werden auf die spezifischen Herausforderungen und Lösungen eingehen, die Unternehmen dabei begegnen, die CSRD erfolgreich umzusetzen.

Die Lösungsarchitektur

Schritt-für-Schritt-Ansatz zur Problemlösung

Um die Herausforderungen im Zusammenhang mit CSRD-Lieferantenbefragungen zu bewältigen, sollte eine systematische und strukturierte Vorgehensweise verfolgt werden. Die Lösungsarchitektur kann wie folgt aussehen:

1. Identifikation der relevanten Lieferanten und Daten: Zunächst müssen Sie alle Lieferanten identifizieren, die in die CSRD-Berichterstattung einbezogen werden müssen. Dies schließt Lieferanten ein, die Rohstoffe, Dienstleistungen oder Produkte in den Wertschöpfungsprozess Ihres Unternehmens einbinden.

2. Erstellung eines Fragebogens: Stärken Sie die Fragen in Ihrem Fragebogen, um sicherzustellen, dass sie die im CSRD geforderten Aspekte abdecken. Dies umfasst Themen wie Umweltaspekte, soziale Verantwortung und Governance.

3. Datensammlung und -validierung: Sammeln Sie die Antworten der Lieferanten und validieren Sie die Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Hierbei ist es wichtig, die Datenqualität und -integrität zu gewährleisten.

4. Bewertung und Analyse der Antworten: Bewerten und analysieren Sie die Antworten auf der Grundlage der CSRD-Vorgaben, um eine umfassende und genaue Übersicht über die CSRD-Performanz Ihrer Lieferanten zu erhalten.

5. Berichterstattung und Weitergabe: Berichten Sie die Ergebnisse in Ihre interne Compliance- und Reporting-Infrastruktur ein und übermitteln Sie die erforderlichen Informationen an die zuständige Finanzaufsicht.

Handlungsempfehlungen mit spezifischen Implementierungsdetails

1. Integration in den Compliance-Prozess: Integrieren Sie die CSRD-Lieferantenbefragungen in Ihren Compliance-Prozess. Dies sollte unter Berücksichtigung von Artikel 81 der CSRD geschehen, der spezifische Berichterstattungspflichten für Unternehmen vorsieht.

2. Verwendung von Technologie: Nutzen Sie Technologietools, um die Datensammlung zu automatisieren und die Effizienz der gesamten Prozesskette zu erhöhen. Dies kann die Sammlung, Validierung und Analyse der Daten erheblich beschleunigen.

3. Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und Lieferanten, um ein Verständnis für die Bedeutung der CSRD zu fördern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Anforderungen und Vorgaben korrekt umsetzen.

4. Kontinuierliche Überwachung: Überwachen Sie die Implementierung der CSRD-Vorgaben kontinuierlich, um mögliche Compliance-Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Was bedeutet "gut" im Vergleich zu "nur passieren"

"Gut" bedeutet, dass nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden, sondern auch eine hohe Qualität der Berichterstattung gewährleistet ist. Dies schließt ein umfassendes Verständnis der CSRD-Vorgaben ein, eine hohe Transparenz in der Berichterstattung und eine kontinuierliche Verbesserung der Compliance-Praxis. "Nur passieren" hingegen beinhaltet lediglich das Erfüllen der Mindestanforderungen, ohne dass eine Qualitätsverbesserung oder Überprüfung der Berichterstattung stattfindet.

Versäumnisse, die zu vermeiden sind

Die Top-3 bis 5 Versäumnisse von Organisationen

1. Unzureichende Datensammlung: Viele Organisationen sammeln nicht ausreichend Daten von ihren Lieferanten, was zu einer unvollständigen Berichterstattung führt. Dies geschieht oft, weil die Organisationen die Komplexität des Prozesses unterschätzen oder nicht über die technischen Mittel verfügen, um die Daten effizient zu sammeln.

   Was zu tun ist anstatt: Investieren Sie in Technologietools, die Ihnen helfen, die Datensammlung zu automatisieren und die Qualität der gesammelten Daten zu erhöhen.

2. Nicht berücksichtigung aller relevanten Lieferanten: Manchmal werden Lieferanten, die eine wichtige Rolle in der Wertschöpfung spielen, übersehen. Dies kann zu einer verzerrten und unvollständigen CSRD-Berichterstattung führen.

   Was zu tun ist anstatt: Stärken Sie Ihre Lieferantenidentifizierung und integrieren Sie alle relevanten Lieferanten in Ihre CSRD-Befragungen, um eine vollständige und genaue Berichterstattung sicherzustellen.

3. Fehlerhafte oder unzureichende Validierung der Daten: Fehlerhafte oder unzureichende Validierung der gesammelten Daten kann zu falschen Berichtergebnissen führen und Compliance-Risiken erhöhen.

   Was zu tun ist anstatt: Stellen Sie sicher, dass Sie eine robuste Validierungsprozedur haben, die die Qualität und Integrität der gesammelten Daten gewährleistet. Nutzen Sie Technologietools, um die Validierung zu automatisieren und zu optimieren.

Werkzeuge und Ansätze

Manueller Ansatz: Vor- und Nachteile

Der manuelle Ansatz zur Bearbeitung von CSRD-Lieferantenbefragungen hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Ein Vorteil ist, dass es eine herkömmliche Methode ist, die von vielen Organisationen verstanden und verwendet wird. Ein Nachteil ist jedoch, dass er zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann, insbesondere wenn es um die Sammlung und Validierung großer Datenmengen geht.

Tabellenkalkulations-/GRC-Ansatz: Einschränkungen

Der Einsatz von Tabellenkalkulationsprogrammen oder Governance, Risk and Compliance (GRC)-Systemen kann helfen, die Prozesse zu organisieren und zu verwalten. Allerdings haben diese Ansätze ihre Grenzen, da sie oft nicht in der Lage sind, die benötigten Daten vollständig zu automatisieren oder die erforderliche Skalierung für große Mengen von Lieferantenbefragungen zu bieten.

Automatisierte Compliance-Plattformen: Was zu suchen

Bei der Auswahl einer automatisierten Compliance-Plattform sollten Sie nach Funktionen suchen, die Ihnen helfen, den gesamten Prozess der CSRD-Lieferantenbefragungen effizient und effektiv zu managen. Dies umfasst die Sammlung, Validierung und Analyse der Daten, sowie die Berichterstattung an die zuständige Finanzaufsicht.

Matproof ist ein Beispiel für eine solche Plattform, die speziell für die Anforderungen der EU-Finanzdienstleister entwickelt wurde. Sie bietet eine Reihe von Funktionen, die Ihnen bei der Bewältigung der CSRD-Lieferantenbefragungen helfen, darunter die Automatisierung der Fragebogenverteilung, die Sammlung und Validierung der Daten, sowie die Erstellung von Berichten für die Finanzaufsicht. Matproof ist auch 100% in der EU ansässig, was sicherstellt, dass alle gesammelten Daten in Übereinstimmung mit den strengen EU-Datenschutzvorschriften verarbeitet werden.

Ehrliche Einschätzung zur Unterstützung durch Automatisierung

Die Automatisierung kann bei der Bewältigung von CSRD-Lieferantenbefragungen enorm helfen, insbesondere wenn es darum geht, die Effizienz und Effektivität des gesamten Prozesses zu erhöhen. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass Automation nicht die einzige Lösung ist und dass es auch menschliches Eingreifen erforderlich sein kann, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden und Compliance-Risiken minimiert werden. Die beste Praxis ist ein ausgewogenes Gleichgewicht aus Automation und menschlichem Eingreifen, um die beste Ergebnisse zu erzielen.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Um mit der Automatisierung von CSRD Lieferantenbefragungen loszulegen, folgen Sie bitte diesem konkreten 5-Schritts-Aktionsplan, den Sie bereits in dieser Woche umsetzen können.

Schritt 1: Kennenlernen der CSRD-Vorschriften
Zunächst benötigen Sie eine fundierte Kenntnis der Anforderungen derCorporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Hierzu empfehlen wir Ihnen, das offizielle Dokument der EU-Kommission sorgfältig zu lesen. Achten Sie insbesondere auf Artikel 6, der die Berichtspflichten für Unternehmen regelt.

Schritt 2: Identifizieren Ihrer Lieferanten
Bestimmen Sie, welche Lieferanten die CSRD-Berichtspflichten unterliegen. Legen Sie eine Liste dieser Lieferanten an, damit Sie gezielt auf sie zugehen können.

Schritt 3: Entwickeln eines automatisierten Befragungsprozesses
Setzen Sie sich mit Ihrem IT-Team zusammen, um einen Plan für die Entwicklung oder den Kauf einer geeigneten Automatisierungslösung zu erstellen. Seien Sie dabei auf der Suche nach einer Plattform, die sowohl die Erstellung von Fragebögen als auch die Sammlung und Analyse der Antworten ermöglicht.

Schritt 4: Testen und Anpassen der Lösung
Ein kleiner Testlauf kann helfen, Schwachstellen in Ihrem Prozess zu identifizieren, bevor Sie ihn für alle Lieferanten einsetzen. Nutzen Sie hierfür einen Dutzend Lieferanten, die bereit sind, den Prozess zu testen und Feedback zu geben.

Schritt 5: Vollständige Implementierung und Monitoring
Sobald Sie sich mit der Automatisierungslösung zufrieden geben, setzen Sie sie für alle Lieferanten ein. Überwachen Sie ständig die Effizienz des Prozesses und suchen Sie nach Möglichkeiten zur weiteren Optimierung.

Als Ressourcen empfehlen wir Ihnen die offiziellen Publikationen der EU-Kommission und der BaFin. Hierbei geht es um detaillierte Erlebnisberichte und Richtlinien, die Ihnen bei der Umsetzung der CSRD-Vorschriften behilflich sein können.

Bedenken Sie, wann Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen sollten. Dies kann der Fall sein, wenn Ihre internen Ressourcen knapp sind oder wenn Sie spezialisierte Expertise benötigen, die in Ihrem Unternehmen nicht vorhanden ist. Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erzielen können, besteht darin, ein Treffen mit Ihrem Compliance-Team durchzuführen, um gemeinsam die Notwendigkeit der Automatisierung zu besprechen und mögliche Schritte zu identifizieren.

Häufig gestellte Fragen

F: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Lieferanten ihre CSRD-Verpflichtungen erfüllen?
A: Um dies zu gewährleisten, sollten Sie eine sorgfältige Bewertung der CSRD-Konformität Ihres Lieferantennetzwerks vornehmen. Hierzu kann die Verwendung einer automatisierten Lösung, die Ihnen einen Einblick in die ESG-Daten ihrer Lieferanten gibt, sehr hilfreich sein. Vermeiden Sie die rein manuelle Sammlung von Informationen, da dies zeitaufwändig und fehleranfällig ist.

F: Wie viel Kosten werden mir die Automatisierung von CSRD Lieferantenbefragungen kosten?
A: Die Kosten können stark variieren und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie der gewählten Software, der Anzahl der Lieferanten und der Komplexität der Berichterstattungsanforderungen. Es ist wichtig, ein-detailliertes Angebot einzuholen und eine Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Investition in Automatisierung sich lohnt.

F: Gibt es Risiken, wenn ich externe Hilfe in Anspruch nehme?
A: Ja, es gibt potenzielle Risiken, wie den Verlust von Kontrolle über den Prozess oder die Offenlegung vertraulicher Informationen. Um diese Risiken zu minimieren, sollten SiePARTNERS mit einer hervorragenden Reputation und correspondingen Sicherheit und Datenschutzstandards auswählen.

F: Wie lange dauert es normalerweise, einen automatisierten Prozess für CSRD Lieferantenbefragungen einzurichten?
A: Dies hängt von Ihrem aktuellen Compliance-Status und den verwendeten Ressourcen ab. In einigen Fällen kann dies innerhalb von Monaten geschehen, während es in anderen Fällen bis zu einem Jahr dauern kann. Es ist wichtig, rechtzeitig zu beginnen und den Prozess stetig zu überwachen und anzupassen.

F: Wie kann ich sicherstellen, dass die gesammelten Daten von meinen Lieferanten relevant und aktenkonform sind?
A: Um die Relevanz und Aktenkonformität zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Fragebögen speziell für die CSRD-Vorschriften konzipiert sind und dass die Sammlung und Speicherung der Daten den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Die Verwendung einer automatisierten Lösung, die diese Standards erfüllt, kann Ihnen hierbei helfen.

Schlüsselerkenntnisse

In diesem Artikel haben wir die Bedeutung der Automatisierung von CSRD Lieferantenbefragungen für Ihre Organisation diskutiert und Ihnen einen 5-Schritts-Plan für den Einstieg geboten. Die automatisierte Sammlung von Lieferanten-ESG-Daten kann die Effizienz und Genauigkeit Ihrer CSRD-Berichterstattung erhöhen. Es ist wichtig, die notwendigen Schritte zu unternehmen, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig die Risiken von Sanktionen und Reputationsbedingungen abzuschwächen.

Als nächster Schritt sollten Sie Ihre Lieferantenbewertung beginnen und eine Entscheidung darüber treffen, ob Sie internally oder mit externer Unterstützung vorankommen möchten. Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Ressourcen am besten einsetzen können, um den Prozess der CSRD-Berichterstattung zu verbessern.

Matproof ist eine Compliance-Automatisierungsplattform, die speziell für die Anforderungen der EU-Finanzdienstleister konzipiert wurde. Sie können uns kontaktieren, um eine kostenlose Bewertung Ihres aktuellen Befragungsprozesses durchzuführen und herauszufinden, wie wir Ihnen bei der Erfüllung Ihrer CSRD-Pflichten helfen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://matproof.com/contact.