Sanctions Screening in de levering keten: Hoe CSRD de leveranciersrisico verandert

Inleiding

De vraag naar sanctiesonderzoek in de leveringsketen is voor veel bedrijven een complexe en gedetailleerde affaire. Sommige kiezen ervoor om deze taak uit te besteden aan externe partijen, wat bedenkelijke redenen heeft, zoals de kostenbesparing en de focus op hun kernactiviteiten. Echter, met de invoering van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), verdient het eigen beheersen van sanctiesscreening in de leveringsketen de voorkeur. Dit belang rukt zich aan bij financiële instellingen in Europa omdat niet-naleving ernstige gevolgen kan hebben in termen van boetes, mislukte audits, operationele verstoringen en het beschadigen van reputatie.

Voor financiële dienstverleners in Europa, zoals ING, ABN AMRO, Rabobank en Aegon, is het crucial om sanctiescreening van hun leveranciers te verwezenlijken, gezien de gevoeligheid en de invloed van hun activiteiten op de financiële markt. De DNB en de AFM zijn streng met betrekking tot naleving van sanctiesregels en eisen van financiële instellingen dat ze een gedetailleerde kennis hebben van hun leveranciers. Met de invoering van de CSRD, wordt de druk op bedrijven om transparant en verantwoordelijk te zijn verder vergroot, wat een directe impact heeft op hoe ze hun leveranciers moeten beoordelen en beheren.

Het Kernprobleem

Sanctiescreening in de leveringsketen gaat niet alleen om het voorkomen van directe financiële sancties door de EU, maar ook om het behouden van het vertrouwen van klanten en de internationale reputatie. Veel organisaties concentreren zich voornamelijk op het controleren van directe leveranciers, maar negeren de hogere lagen van hun leveringsketen. Dit kan leiden tot een golfeffect dat resulteert in een breed scala aan risico's, waaronder operationele verstoringen, reputatieschade en mogelijke boetes.

Bijvoorbeeld, een financiële instelling heeft een groot bedrag (€10.000) uitgegeven aan het implementeren van een externe sanctiescreeningdienst voor hun directe leveranciers. Zelfs al is dit bedrag redelijk laag in vergelijking met hun jaarlijkse inkopen, het kost nog steeds aanzienlijke tijd en moeite om ervoor te zorgen dat alle leveranciers voldoen aan sanctiesregels. Bovendien, als het bedrijf een indirecte leverancier heeft die niet voldoet aan sanctiesregels en dit niet wordt opgemerkt, kan dit leiden tot een operationele verstoring van ±€50.000 per dag, plus eventuele boetes die door de DNB of de AFM kunnen worden opgelegd.

Wat veel organisaties mislopen, is het belang van het integreren van sanctiescreening in hun allround Compliance Framework. Dit omvat niet alleen het bewaren van een gedetailleerde kennis van hun leveranciers, maar ook het monitoren en controleren van risico's op alle niveaus van hun leveringsketen. Volgens de NIS2-richtlijn, die is toegepast door de NCSC, moet elke financiële dienstverlener een actueel en effectief incidentenbeheersysteem hebben om dergelijke risico's te beperken.

Waarom Dit Nu Spoedig Wordt

Recente wetgevingswijzigingen, zoals de CSRD, dwingen bedrijven om hun milieu-, sociale en governance-aspecten (ESG) te rapporteren, inclusief hun aanpak van sancties en het beheren van risico's in hun leveringsketen. Dit creëert een nieuwe druk op bedrijven om hun verantwoordelijkheden te erkennen en te verbeteren. Bovendien, klanten en partners eisen steeds vaker dat bedrijven certificaten hebben die bewijzen dat ze hun leveringsketen op sancties naleven.

Het belang van sanctiescreening is geïllustreerd door recente optredens van de DNB en de AFM. Zo heeft de DNB in 2022 een financiële instelling een boete opgelegd van €750.000 vanwege een ontoereikende benadering van sancties en het naleven van hun leveringsketen. Dit toont aan dat sanctiescreening niet alleen een wettelijke verplichting is, maar ook een kwestie van for European financial institutions.

De kloof tussen waar de meeste organisaties nu staan en waar ze moeten zijn, is groot. Veel bedrijven hebben nog steeds een manuele benadering van sanctiescreening, wat inefficiënt en kwetsbaar voor fouten is. Het is dringend noodzakelijk om over te schakelen naar geautomatiseerde sanctiescreeningoplossingen die compatibel zijn met de huidige en toekomstige vereisten zoals die zijn vastgelegd in de CSRD.

In de volgende delen van dit artikel wordt verder ingegaan op hoe de CSRD de leveranciersrisico verandert, wat de gevolgen zijn voor het huidige sanctiescreeningproces en hoe bedrijven zich voorbereiden op de toekomst. We zullen ook kijken naar hoe sanctiescreening kan worden geïntegreerd in het bredere compliancebeheer van een organisatie en hoe gebruik kan worden gemaakt van technologie om de naleving te verbeteren.

De Oplossingsframework

In de strijd tegen sanctiesschendingen in de, kan een gestructureerde en stapsgewijze aanpak de sleutel zijn tot succes. Hieronder volgen praktische aanbevelingen die worden ondersteund door relevante reglementaire artikelen en vereisten.

Stap 1: Bepaal Risicogebieden

Identificeer de kritieke punten in uw waar sanctiesrisico's het grootst zijn. Dit kan variëren van de aankoop van grondstoffen tot de productie en distributie van eindproducten. Artikel 28 van de CSRD vereist een gedetailleerde risicobeheerkader voor ESG-gevoelige gebieden, wat sancties opneemt. Pas uw risicobeoordeling toe aan deze nieuwe vereisten.

Aanbevelingen:

• Voer een gedetailleerde risicoanalyse uit voor elke leverancier en bedrijfsactiviteit.
• Bepaal risico-escales gebaseerd op de ernst en waarschijnlijkheid van sanctiesovertredingen.

Stap 2: Sanctioned Parties Screening

Implementeer een effectief schermingsproces voor gesanitizeerde partijen. Dit proces dient te worden geïntegreerd in zowel de intake als de herbeoordelingsfase van leveranciers.

Aanbevelingen:

• Gebruik geautomatiseerde sanctiesschermingstools om te voldoen aan de vereisten van artikel 34 van de CSRD betreffende het bewaren van adequate administratieve, controle- en auditprocessen.
• Vernieuw/screens regelmatig uw database met sanctioned partijen.

Stap 3: Contractueel Verbinden

Sluit sancties na in uw overeenkomsten met leveranciers om te waarborgen dat zij zich houden aan de relevante sancties en wetgeving.

Aanbevelingen:

• Werk sanctiesclausules in uw contracten in om te onderstrepen dat leveranciers verantwoordelijk zijn voor sanctiesnaleving.
• Stel sancties op voor overtredingen.

Stap 4: Monitor en Bericht

Ontwikkel een geautomatiseerd monitoringsysteem om mogelijke sanctiesovertredingen te identificeren en te rapporteren. Dit moet in overeenstemming zijn met artikel 35 van de CSRD, dat voorziet in het rapporteren van ESG-risico's.

Aanbevelingen:

• Gebruik AI-powered tools om te detecteren wanneer leveranciers op sanctielijsten voorkomen.
• Sla alle sanctiesactiviteiten op in een gecentraliseerde database.

Wat "goed" eruitziet

Organisaties die "goed" presteren, hebben een geïntegreerd sanctiesbeheersysteem dat voldoet aan de huidige reglementering en voortdurend bijgewerkt wordt om aan de toekomstige vereisten van de CSRD te voldoen. Ze integreren sanctiesbeheer in hun totale risicobeheer en nemen proactieve stappen om risico's te identificeren, beoordelen en beperken.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Fout 1: Onvoldoende Riskoanalyse

Organisaties die hun risicoanalyse niet bijwerken om de nieuwe vereisten van de CSRD te behandelen, lopen het risico te kortschiet bij sanctiesnaleving.

Wat ze verkeerd doen: Ze voeren geen gedetailleerde risicoanalyse uit voor bepaalde activiteiten of leveranciers.
Waarom het faalt: Dit kan leiden tot blinde vlekken in hun sanctiesbeleid, wat ernstige gevolgen kan hebben voor naleving.
Wat in plaats daarvan gedaan moet worden: Schrijf een gedetailleerde risicoanalyse op die voldoet aan artikel 28 van de CSRD.

Fout 2: Gedeeltelijke Sanctioned Parties Screening

Sommige organisaties voeren alleen een screening uit bij het opnemen van leveranciers, niet bij herbeoordelingen of tijdens de duur van de samenwerking.

Wat ze verkeerd doen: Ze negeren het regelmatige bijwerken van hun sanctiesdatabases.
Waarom het faalt: Dit kan leiden tot het missen van recente sancties en potentiële schendingen.
Wat in plaats daarvan gedaan moet worden: Implementeer een geautomatiseerd proces voor het vernieuwen van sanctiesdatabases.

Fout 3: Ontbrekende Contractuele Voorwaarden

Organisaties die sancties niet in hun contracten opnemen, lopen het risico dat hun leveranciers niet gehouden worden aan sanctieswetgeving.

Wat ze verkeerd doen: Ze sluiten sanctiesclausules niet in hun leveranciersovereenkomsten in.
Waarom het faalt: Dit kan leiden tot een gebrek aan verantwoordelijkheid en naleving aan hun kant.
Wat in plaats daarvan gedaan moet worden: Werk sanctiesvoorwaarden in uw contracten bij om duidelijke verantwoordelijkheden en sancties op te leggen.

Fout 4: Onvoldoende Monitoring en Berichtage

Sommige organisaties hebben geen geautomatiseerde monitoring en rapportageprocessen in plaats om sanctiesrisico's te identificeren en te rapporteren.

Wat ze verkeerd doen: Ze vertrouwen op handmatige methoden, die inefficiënt en kwetsbaar zijn voor menselijke fouten.
Waarom het faalt: Dit kan resulteren in het missen van kritieke sanctiesactiviteiten en niet-naleving van reglementaire vereisten.
Wat in plaats daarvan gedaan moet worden: Gebruik geautomatiseerde tools om te voldoen aan artikel 35 van de CSRD en om ESG-risico's te rapporteren.

Werken met Tools en Benaderingen

Handmatige Aanpak

De handmatige aanpak kan goed werken voor kleinere organisaties met een beperkt aantal leveranciers. Het is echter inefficiënt en kwetsbaar voor fouten bij grotere organisaties.

Voordelen: Kosteneffectief voor kleinere organisaties, flexibel in uitvoering.
Nadelen: Tijdrovend, kwetsbaar voor menselijke fouten, moeilijk te schalen.

Geautomatiseerde Complianceplatforms

Geautomatiseerde complianceplatforms, zoals Matproof, bieden een geïntegreerde oplossing voor sanctiesbeheer dat voldoet aan de vereisten van de CSRD.

Wat u moet zoeken:

• 100% EU-gegevenshuisvesting (hosted in Duitsland) om te voldoen aan de Europese privacyvoorschriften.
• AI-powered policy generation (in Duits en Engels) om policies te creëren die voldoen aan de vereisten van de CSRD.
• Geautomatiseerdeverzameling van cloudproviders om te voldoen aan artikel 34 van de CSRD.
• Eindepunt complianceagent voor het monitoren van apparaten om naleving binnen uw organisatie te waarborgen.
• Built specifically for EU financial services, wat het geschikt maakt voor organisaties in de financiële sector zoals ING, ABN AMRO, Rabobank, en Aegon.

Bij het kiezen van een geautomatiseerd complianceplatform, moet u letten op de specificiteit van uw organisatie en de vereisten die u moet voldoen. Matproof biedt een 100% EU-gegevenshuisvesting en is gebouwd met de behoeften van de EU financiële diensten in gedachten, wat het een natuurlijke keuze maakt voor organisaties in deze sector. Met hun geautomatiseerde tools kan een organisatie efficiënter en effectiever sancties naleven, wat het risico van sanctiesovertredingen vermindert.

Het Beginnen: Uw Volgende Stappen

De nieuwe eisen van de CSRD en hun invloed op sancties screening in uwe koppeling vereisen actie. Hieronder vindt u een vijfstappenplan waarmee u deze week kunt beginnen.

Stap 1: Analyseren van huidige risico's
Begin met een volledige analyse van uw huidige leveranciers en hun risicoprofiel. Beoordeel hoe betrokken ze zijn bij geografische gebieden waar sancties worden opgelegd, of ze activa bezitten in landen onder sancties, en of ze zaken doen met landen of entiteiten die onder sancties vallen.

Stap 2: Update beleid en procedures
Werk uw beleid en procedures bij om rekening te houden met de nieuwe vereisten van de CSRD. Zorg ervoor dat u een duidelijke verantwoordelijkheid toewijst aan sancties screening en het bijhouden van naleving.

Stap 3: Technologische beoordeling
Bekijk uw huidige sancties screening technologie en beoordeel of deze voldoet aan de nieuwe vereisten. U moet over een geautomatiseerd systeem beschikken dat in staat is om snel en accuraat sancties te identificeren.

Stap 4: Trainen en bewustmaking
Schakel alle betrokken partijen in op het niveau van topmanagement, alle medewerkers en leveranciers. Zorg dat ze begrijpen hoe sancties screening in hun dagelijkse werkzaamheden moet worden geïntegreerd.

Stap 5: Evaluatie en aanpassing
Ten slotte, moet u een proces instellen om de effectiviteit van uw sancties screening te evalueren en aan te passen aan toekomstige veranderingen in sancties of regelgeving.

U kunt ook officiële publicaties raadplegen zoals de Europese Commissie's "CSRD Implementatiehandleiding" en de publicatie "Sancties screening in de ketting - een Europees perspectief" door de DNB.

Een snelle winst die u vandaag nog kunt bereiken, is het controleren of uw huidige sancties screening technologie in staat is om automatisch te integreren met de sanctieslijsten van de EU, zoals aangegeven in artikel 8 van de CSRD. Dit kan u helpen om sneller en efficiënter te kunnen reageren op updates of wijzigingen.

Veelgestelde Vragen

Hier zijn enkele veelgestelde vragen met gedetailleerde antwoorden die u kunnen helpen bij het instellen of verbeteren van uw sancties screening proces.

Vraag 1: Hoe kan ik controleren of mijn leveranciers voldoen aan sancties vereisten?
U kunt dit doen door een gedetailleerde sancties screening te verrichten op iedere leverancier, evenals regelmatige beoordelingen om te controleren of er geen nieuwe risico's zijn geïdentificeerd. U kunt ook gebruikmaken van derdendiensten die gespecialiseerd zijn in sancties screening.

Antwoord:
Volg de stappen die worden voorgesteld in de officiële EU-richtlijnen voor sancties screening. Raadpleeg de DNB richtlijnen voor sancties screening en zorg ervoor dat uw huidige processen voldoen aan deze vereisten. Gebruik geautomatiseerde sancties screening tools om de nauwkeurigheid en efficiëntie te verbeteren.

Vraag 2: Wat zijn de gevolgen als ik niet voldoe aan de sancties vereisten van de CSRD?
Als u niet voldoet aan de sancties vereisten, kan dit leiden tot financiële sancties, reputatieschade en mogelijke juridische gevolgen. Bovendien kan het de vertrouwensrelatie met klanten en leveranciers schaden.

Antwoord:
De gevolgen kunnen zwaar zijn. Volgens artikel 38 van de CSRD kan niet-naleving leiden tot financiële sancties tot wel 4% van het jaarlijkse omzet van het voorgaande fiscaal jaar. Het is daarom cruciaal dat u uw sancties screening proces regelmatig controleert en bijwerkt.

Vraag 3: Hoe kan ik bijhouden van veranderingen in sancties?
Door regelmatige updates van sanctieslijsten te controleren en uw sancties screening tools te updaten op basis van deze veranderingen. Daarnaast kunt u zich abonneren op updates van EU-instellingen en -autoriteiten.

Antwoord:
Raadpleeg regelmatig de sanctieslijsten van de EU en andere relevante sanctieslijsten. Werk ook samen met derden die gespecialiseerd zijn in het bijhouden van sancties en die u kunnen waarschuwen voor veranderingen. Onze partners kunnen u helpen bij het bijhouden van deze veranderingen.

Vraag 4: Hoe kan ik de samenwerking tussen leveranciers verbeteren in sancties screening?
Doe dit door te communiceren over uw sancties vereisten, regelmatige beoordelingen uit te voeren en te werken aan een gedeelde verantwoordelijkheidsbesef.

Antwoord:
Communiceer duidelijk uw sancties vereisten aan uw leveranciers en lever hun ook de middelen om deze te kunnen voldoen. Werk samen aan een gedeelde verantwoordelijkheid om te voorkomen dat uw hele ketting gefrustreerd wordt door sancties nalatigheid.

Vraag 5: Hoe kan ik de nauwkeurigheid van sancties screening verbeteren?
Door gebruik te maken van geautomatiseerde sancties screening tools die kunnen integreren met sanctieslijsten en die kunnen bijhouden van veranderingen in real-time.

Antwoord:
Gebruik geautomatiseerde sancties screening tools zoals Matproof, die gebouwd zijn op kunstmatige intelligentie en worden gehost binnen de Europese Unie, om de nauwkeurigheid en efficiëntie van uw sancties screening te verbeteren.

Belangrijkstelessons

Hier zijn enkele belangrijke lessen die samenvatten wat we in dit artikel hebben besproken:

• De CSRD brengt nieuwe vereisten met betrekking tot sancties screening in uwe koppeling.
• U moet regelmatig uw risico's evalueren en uw sancties screening proces bijwerken.
• Geautomatiseerde sancties screening tools kunnen helpen om de nauwkeurigheid en efficiëntie te verbeteren.
• Het is belangrijk om te communiceren met uw leveranciers over sancties vereisten en te werken aan een gedeelde verantwoordelijkheidsbesef.

Als u geïnteresseerd bent in hoe Matproof u kan helpen bij het automatiseren van uw sancties screening proces, kunt u contact opnemen met ons team via https://matproof.com/contact voor een gratis evaluatie.