Sanctions Screening in der Lieferkette: Wie CSRD das Risiko von Lieferanten verändert

Einleitung

In einer Zeit, in der Compliance Vorschriften immer komplizierter und strenger werden, ist es wichtig, die Auswirkungen auf die Lieferkette zu verstehen. Manchmal könnten Unternehmen möglicherweise argumentieren, dass das traditionelle Herangehen an Sanctions Screening ausreicht. Doch mit der Einführung von CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) hat sich die Situation für europäische Finanzinstitute dramatisch geändert. Diese Veränderungen haben weitreichende Auswirkungen auf das Risikomanagement von Lieferanten, was nicht nur die finanzielle Bilanz, sondern auch den Ruf eines Unternehmens beeinflusst.

Dieses Thema ist von entscheidender Bedeutung für europäische Finanzdienstleister, die in einerbranchenbedeutsamen Compliance- und Reporting-Verpflichtungen stehen. In diesem Artikel werden wir tiefgehend auf die Auswirkungen von CSRD eingehen und analysieren, wie sie das Risiko von Lieferanten beeinflussen. Sie lernen, welche Best Practices es gibt, um dies effizient zu bewältigen und warum es wichtig ist, sich auf die neue Realität einzustellen.

Das Kernproblem

Sanctions Screening ist ein notwendiger Schritt, um sicherzustellen, dass Lieferanten keine Verbindung zu sanktionierten Unternehmen oder Personen haben. Allerdings führt eine oberflächliche Vorgehensweise dazu, dass viele Organisationen die tatsächlichen Kosten und Risiken der nicht einhaltenden Vorschriften unterschätzen. Die Folgen sind hoch: Milliardenbeträge an Bußgeldern, massive Zeitverschwendung und erhöhte Risikoexposition.

Einige Organisationen haben Schwierigkeiten damit, die Bedeutung einer umfassenden Sanctions Screening-Politik zu erkennen. Sie übersehen die Tatsache, dass die Europäische Union und nationale Aufsichtsbehörden, wie BaFin und BSI, strengere Bestimmungen einführen, um die Einhaltung von Sanktionen sicherzustellen. Artikel 8 der EU-Richtlinie 2019/883 zum Sanktionen Screening verlangt von Finanzinstituten, dass sie-sendungen und die Identität von Empfängern überprüfen, um sicherzustellen, dass keine gegenwärtig sanktionierten Personen oder Organisationen involviert sind.

Die Mehrheit der Organisationen geht es hierbei falsch an. Sie konzentrieren sich darauf, die Anforderungen der Aufsichtsbehörden zu erfüllen, ohne die tatsächlichen Kosten und Risiken zu bewerten, die mit einem Mangel an Compliance verbunden sind. Dies kann zu einer Reihe von Problemen führen, darunter:

1. Bußgelder bis zu 6% des weltweiten Jahresumsatzes gemäß Artikel 31 der Verordnung (EU) 2019/881.
2. Die verzögerte oder fehlgeschlagene Audits aufgrund von Compliance-Lücken.
3. Die Störung des Betriebsablaufs aufgrund fehlender Vorkehrungen.
4. Der Schaden am Ruf aufgrund von Nichtbefolgung von Sanktionsbestimmungen.

Zum Beispiel haben Unternehmen, die in den Ukraine-Konflikt verwickelt sind, Sanktionen von verschiedenen Ländern und Organisationen erfahren. Die finanziellen Auswirkungen waren beträchtlich: Die EU-Richtlinie 833/2014 verhängte Sanktionen gegen russische Unternehmen und Personen, was eine enorme finanzielle und operative Belastung für betroffene Unternehmen bedeutete.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten regulatorischen Änderungen, wie die Einführung von CSRD, haben die Notwendigkeit einer umfassenden Sanctions Screening-Politik in der Lieferkette noch verstärkt. Mit CSRD werden Unternehmen in der EU verpflichtet, ihre Lieferketten auf Nachhaltigkeit und Compliance zu überprüfen, was auch Sanktionsrisiken mit einschließt. Unternehmen, die nicht anpassen, geraten in einen wettbewerbswidrigen Zustand und können Marktanteile verlieren.

Außerdem wächst der Druck von Kunden und Investoren, nach ESG-Zertifizierungen zu fragen. Unternehmen, die diesbezüglich transparent und nachweislich sein können, haben einen Wettbewerbsvorteil im Markt. Es ist daher entscheidend, dass Organisationen die Verpflichtungen von CSRD ernst nehmen und ihre Lieferketten auf potenzielle Sanktionsrisiken überprüfen, um einen positiven Beitrag zur gesamten Nachhaltigkeit des Unternehmens zu leisten.

Die Kluft zwischen der Position, an der die meisten Organisationen sind, und der Position, an der sie sein sollten, ist beträchtlich. Bei einer Umfrage von PwC von 2021 haben 96% der befragten Unternehmen angegeben, dass sie nachhaltige Geschäftspraktiken wichtig fanden. Dennoch haben nur 25% ein umfassendes Verständnis der Sanktionsgefahren in ihrer Lieferkette. Dies zeigt, dass es dringend notwendig ist, die Handhabe des Sanctions Screenings in der Lieferkette zu verbessern.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Sanctions Screening in der Lieferkette für europäische Finanzdienstleister von entscheidender Bedeutung ist. Die Einführung von CSRD hat dazu beigetragen, dass Organisationen ihre Compliance-Strategien neu bewerten und anpassen müssen. In Teil 2 dieses Artikels werden wir auf effektive Methoden eingehen, wie Organisationen das Risiko von Lieferanten in einer sich verändernden Compliance-Umgebung managen können.

Die Lösungskonzept

Das Problem der Sanktionsprüfung in der Lieferkette zu lösen, erfordert eine ganzheitliche und schrittweise Herangehensweise. Im Folgenden werden wir Ihnen einen detaillierten Plan zur Implementierung eines effektiven Sanktions-Screening-Frameworks vorstellen.

1. Identifizierung aller Lieferanten und Geschäftspartner
   Die ersten Schritte beinhalten die vollständige Identifizierung aller Business-Partner, einschließlich aller Subunternehmer, die in die Lieferkette eingebunden sind. Sollte dies fehlen, besteht die Gefahr, dass Sanktionsverletzungen entstehen können, die schwer zu identifizieren sind. Artikel 70 der CSRD legt den Grundrahmen für die Verantwortung der Unternehmen bei der Risikobewertung und -bewältigung fest.

2. Aufbau eines Sanktions-Screening-Frameworks
   Ein Framework sollte sowohl manuelle als auch automatisierte Verfahren umfassen, um die Identifizierung und Bewertung von Sanktionsrisiken effektiv zu gestalten. Es sollte insbesondere die Überprüfung von Geschäftspartnern basierend auf internationalen Sanktionslisten beinhalten. Darüber hinaus sollte ein Mechanismus geschaffen werden, der Sanktionsveränderungen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit erkennen kann.

3. Integration in das Compliance-Management-System
   Das Sanktions-Screening sollte in das bestehende Compliance-Management-System integriert werden, um eine konsistente und umfassende Risikobewertung zu gewährleisten. Dies ermöglicht es auch, sowohl die Compliance mit den Sanktionsgesetzen als auch die Einhaltung der CSRD-Vorschriften in einem kohärenten Prozess zu verwalten.

4. Kontinuierliche Überwachung und Überprüfung
   Die kontinuierliche Beobachtung und Überprüfung der Lieferkette ist essenziell, um auftretende Risiken rechtzeitig zu identifizieren und zu bewältigen. Dies sollte durch regelmäßige Audits und Risikobewertungen unterstützt werden, die sowohl intern als auch extern durchgeführt werden können.

5. Schaffung eines klaren Handlungsrahmens
   Es sollte ein klarer Handlungsrahmen für den Umgang mit identifizierten Risiken entwickelt werden. Dies schließt die Definition von Maßnahmen zur Risikominderung und, falls erforderlich, den Austausch bestimmter Geschäftsbeziehungen ein.

6. Ausbildung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
   Die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter ist entscheidend, um ein bewusstes Verständnis und Engagement für die Sanktionscompliance zu fördern. Dies sollte auch die Bedeutung des ESG-Sanktions-Compliances und seine Auswirkungen auf das Unternehmen betreffen.

Gutes Compliance-Management bedeutet nicht nur, die Vorschriften zu erfüllen, sondern auch, Prozesse zu entwickeln, die die Effizienz der Organisation steigern und das Risikomanagement verbessern. Dies ist im Gegensatz zum "nur noch vorbei", das die Einhaltung der minimalen Anforderungen gewährleistet, aber keine zusätzlichen Maßnahmen zur Verbesserung der Compliance-Strategie ergreift.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es gibt einige häufige Fehler, die Organisationen bei der Umsetzung eines Sanktions-Screening-Frameworks in ihrer Lieferkette begehen:

1. Unvollständige Lieferkettenanalyse
   Viele Organisationen analysieren ihre Lieferketten nicht gründlich genug. Sie übersehen Subunternehmer oder internationale Geschäftspartner, was zu Compliancelücken führt. Um dies zu vermeiden, sollten Sie alle Geschäftspartner in Ihre Analyse einbeziehen und regelmäßige Audits durchführen.

2. Fehlende Integration von Sanktions-Screening in das Compliance-Management
   Wenn das Sanktions-Screening nicht in das Compliance-Management-System integriert ist, kann dies zu einer Fragmentierung der Compliance-Maßnahmen führen. Stattdessen sollten Sie ein kohärentes System aufbauen, das sowohl Sanktionsscreening als auch andere Compliance-Pflichtigkeiten abdeckt.

3. Unterschätzung der Bedeutung der ESG-Sanktions-Compliance
   Es wird oft unterschätzt, wie wichtig die Einhaltung der ESG-Richtlinien ist, insbesondere im Hinblick auf Sanktionsrisiken. Hierfür sollten Unternehmen eine strategische Herangehensweise verfolgen, die den ESG-Aspekt in die Compliance-Strategie einbezieht.

4. Mangelnde Schulung der Mitarbeiter
   Wenn die Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind, besteht die Gefahr, dass sie wichtige Sanktionsrisiken übersehen oder falsch bewerten. Schulung ist daher ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Compliance-Strategie.

5. Fehlender kontinuierlicher Überwachungsmechanismus
   Einige Unternehmen setzen einen Mechanismus zur kontinuierlichen Überwachung der Lieferkette nicht um. Dies kann dazu führen, dass sich Sanktionsrisiken unentdeckt entwickeln oder bestehende Risiken nicht rechtzeitig identifiziert werden. Ein robustes Monitoring ist daher entscheidend für eine effektive Lieferkettenbewertung.

Werkzeuge und Ansätze

Die Wahl des richtigen Tools und der richtigen Ansatzmethode für die Sanktionsprüfung in der Lieferkette ist entscheidend für den Erfolg des Compliance-Programms.

1. Manuelle Ansätze
   Die manuelle Herangehensweise an der Sanktionsprüfung hat ihre Vorzüge. Sie ermöglicht eine detaillierte Analyse und erlaubt eine Anpassung an individuelle Geschäftsbedingungen. Allerdings sind sie zeitaufwändig und fehleranfällig. Sie eignet sich gut für kleine Unternehmen oder für solche, die nicht über genügend Ressourcen verfügen, um ein tech-driven Compliance-Programm umzusetzen.

2. Tabellenkalkulations-/GRC-Ansätze
   Die Verwendung von Tabellenkalkulationsprogrammen oder Governance-Risk-Compliance-Tools hat ihre Grenzen. Obwohl sie die Verwaltung und Überwachung von Prozessen erleichtern, sind sie oft nicht in der Lage, die Komplexität und die dynamischen Bedingungen einer globalen Lieferkette zu bewältigen. Sie können auch zu einer Überbeanspruchung der Compliance-Teams führen und den Fokus von wertvollen Compliance-Aktivitäten ableiten.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen
   Automatische Compliance-Plattformen wie Matproof bieten eine Reihe von Vorteilen. Sie sind in der Lage, die Sanktionsprüfung in Echtzeit durchzuführen und bieten eine hohe Skalierbarkeit und Genauigkeit. Diese Plattformen sind ideal für große Unternehmen und solche mit komplexen internationalen Lieferketten. Sie sollten auf der Basis von KI entwickelt sein und in der Lage sein, eine vollständige Automobilisierung von Compliance-Aktivitäten anzubieten.

4. Matproof im Kontext der Sanktionsprüfung
   Matproof ist eine Compliance-Automatisierungsplattform, die speziell für die EU-Finanzbranche konzipiert ist. Sie bietet eine umfassende Unterstützung bei der Erfüllung von CSRD, SOC 2, ISO 27001, GDPR und NIS2. Matproof nutzt KI, um Richtlinien in Deutsch und Englisch zu generieren und automatisiert die Evidenzsammlung von Cloud-Anbietern. Darüber hinaus bietet Matproof eine 100%ige EU-Datenruhesitz, was für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen in Europa entscheidend ist.

Es ist wichtig, ehrlich zu sein, wann Automation dazu beiträgt und wann sie nicht hilft. Automation ist nicht die Lösung für alle Compliance-Herausforderungen, aber sie kann die Effizienz und Genauigkeit von Compliance-Aktivitäten in vielen Fällen signifikant steigern.

Mit dieser detaillierten Übersicht über die Lösungskonzepte, häufige Fehler und Ansätze bei der Sanktionsprüfung in der Lieferkette haben wir Ihnen einen fundierten Rahmen für Ihre Compliance-Aktivitäten geboten. Es bleibt Ihnen überlassen, diesen Rahmen an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen und eine Compliance-Strategie zu entwickeln, die effektiv und nachhaltig ist.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Die Verordnung über den Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) wird die Art und Weise, wie Sie Sanktionen in der Lieferkette überprüfen müssen, grundlegend verändern. Hier sind fünf konkrete Schritte, die Sie in dieser Woche unternehmen können:

1. Machen Sie sich mit der CSRD-Verordnung vertraut. Lesen Sie sich die offiziellen EU-Veröffentlichungen durch, insbesondere die Erläuterungen zur Verordnung und die spezifischen Artikel, die Sanktionen und das Lieferkettenmanagement betreffen.

2. Bewerten Sie Ihre aktuellen Compliance-Tools und Prozesse. Überprüfen Sie, ob sie den neuen Anforderungen der CSRD gerecht werden oder ob Sie aktualisiert oder ersetzt werden müssen. Denken Sie daran, die 100%ige Datenaufbewahrung in der EU bei der Auswahl eines Compliance-Tools zu berücksichtigen.

3. Erstellen Sie eine Liste Ihrer wichtigsten Lieferanten und Geschäftspartner. Führen Sie eine gezielte Sanktionen- und Compliance-Bewertung durch, um potenzielle Risikopunkte zu identifizieren.

4. Beraten Sie sich mit Experten, wenn Sie unklar sind, wie Sie die neuen Anforderungen erfüllen können. Es kann ratsam sein, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, insbesondere wenn es um komplexe Compliance-Themen oder internationale Lieferketten geht.

5. Setzen Sie die Umsetzung in die Praxis um. Legen Sie bewusst an, tägliche oder wöchentliche Überprüfungen Ihrer Lieferketten auf Sanktionen einzurichten.

Ressourcenempfehlungen:

• Die offizielle Verordnungstext der CSRD: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX:52023PC0369
• BaFin-Veröffentlichungen zum Thema Compliance und Sanktionen: https://www.bafin.de/DE/Zentrale_Akten/Zentrale_Themen/Finanzmarkt-Compliance/finanzmarkt_compliance_node.html
• EG-Rahmenbedingungen für Sanktionen: https://eeas.europa.eu/headquarters/headquarters-homepage/9663/sanctions-and-restrictive-measures_en

Wenn Sie Ihre Compliance-Maßnahmen in eigener Verantwortung durchführen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ausreichendes Know-how verfügen und dass Ihre internen Ressourcen die zusätzlichen Anforderungen bewältigen können. Sollten Sie wichtige Risiken oder Engpässe erkennen, ist es angebracht, externe Expertise in Anspruch zu nehmen.

Ein schneller Erfolg, den Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, besteht darin, eine ad-hoc-Überprüfung Ihrer höchsten Risiko-Lieferanten durchzuführen und mögliche Verstöße gegen Sanktionen zu identifizieren.

Häufig gestellte Fragen

Frage 1: Welche Auswirkungen hat die CSRD auf meine Lieferketten, wenn ich keine EU-Mitgliedstaatsfirma bin?

Antwort: Selbst wenn Sie keine EU-Mitgliedstaatsfirma sind, können die Anforderungen der CSRD auf Sie zukommen. Unternehmen, die vor Ort oder einen signifikanten Marktanteil in der EU haben, müssen die CSRD-Berichterstattungspflichten erfüllen. Darüber hinaus kann eine fehlende Compliance zu Reputations- und Compliance-Risiken führen, wenn Ihre Produkte oder Dienstleistungen in die EU importiert werden.

Frage 2: Muss ich alle Lieferanten auf Sanktionen überprüfen oder gibt es Ausnahmen?

Antwort: Nein, nicht alle Lieferanten erfordern eine Überprüfung auf Sanktionen. Sie sollten jedoch alle Lieferanten, die in Sanktionsgebieten tätig sind oder mit solchen in Kontakt stehen, überprüfen. Dies schließt Lieferanten in Drittländern ein, die von EU-Sanktionen betroffen sind. Die genauen Kriterien für die Überprüfung variieren je nach Art der Tätigkeit und dem spezifischen Risikoprofil.

Frage 3: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Lieferanten die gleichen Compliance-Standards einhalten?

Antwort: Um sicherzustellen, dass Ihre Lieferanten die gleichen Compliance-Standards einhalten, sollten Sie Vertragsvereinbarungen mit ihnen schließen, die ihre Verpflichtungen in Bezug auf Sanktionen und Compliance regeln. Darüber hinaus können Sie sie regelmäßig auf ihre Einhaltung dieser Standards überprüfen, indem Sie Audits durchführen oder ihre Berichte über Compliance-Maßnahmen anfordern.

Frage 4: Gibt es spezifische Software-Tools, die mir dabei helfen können, die CSRD-anforderungen zu erfüllen?

Antwort: Ja, es gibt spezifische Software-Tools wie Matproof, die Ihnen dabei helfen können, die CSRD-anforderungen zu erfüllen. Diese Tools bieten Features wie automatisierte Richtlinienerstellung, evidenzbasierte Sammlung von Daten bei Cloud-Anbietern und Kompatibilitätsüberwachung von Endpunkten. Sie sind speziell für die Finanzsektoren in der EU entwickelt worden und bieten 100% Datenaufbewahrung in der EU.

Frage 5: Wie kann ich die Kosten und Ressourcen sparen, die für die Sanktionen-Überprüfung in der Lieferkette erforderlich sind?

Antwort: Um die Kosten und Ressourcen für die Sanktionen-Überprüfung in der Lieferkette zu sparen, sollten Sie automatisierte Compliance-Tools in Betracht ziehen, die die Zeit und den Aufwand reduzieren. Auch die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, um gemeinsame Standards und Überprüfungen durchzuführen, kann helfen, Kosten zu reduzieren.

Schlüsselerkenntnisse

• Die CSRD wird Ihre Sanktionen-Überprüfungsprozesse in der Lieferkette grundlegend verändern.
• Sie müssen jetzt mit der Vorbereitung beginnen und die erforderlichen Compliance-Maßnahmen umsetzen.
• Eine ad-hoc-Überprüfung Ihrer höchsten Risiko-Lieferanten kann ein schneller Erfolg in den nächsten 24 Stunden sein.
• Es ist wichtig, die Notwendigkeit von externer Expertise bei der Umsetzung der neuen Anforderungen gegebenenfalls in Anspruch zu nehmen.
• Matproof kann Ihnen dabei helfen, die automatisierte Compliance mit der CSRD zu erfüllen. Sie können hierfür eine kostenlose Bewertung anfordern: https://matproof.com/contact.