Sanctions Screening in the Supply Chain: Come la CSRD Cambia il Rischio dei Fornitori

Introduzione

In un mondo globale e altamente connesso, la gestione dei rischi legati alle sanzioni diventa una sfida complessa, ma non meno cruciale. Potrebbe sembrare tentante affidarsi a processi manuali tradizionali per lo screening delle sanzioni nella catena di approvvigionamento, in quanto familiari e simpler. Tuttavia, questa abordare lascia spazio a possibili falle umane e può portare a perdite significative in termini di risorse, rischi compliance e potenziali multe. Per le banche italiane e altri enti finanziari in Europa, l'importanza di questo aspetto è ulteriormente accentuata dalla recente adozione della direttiva Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), che introduce requisiti più rigorosi per la comunicazione e la gestione dei rischi legati a questioni ESG (Environmental, Social and Governance).

Il Problema Fondamentale

La gestione delle sanzioni nella catena di approvvigionamento non è solo una questione di assicurare la conformità con le leggi e i regolamenti, ma anche di proteggere gli interessi finanziari e la reputazione delle banche italiane e delle altre istituzioni finanziarie. Le conseguenze di un'improper management possono essere devastanti, in termini di multe amministrative (che possono raggiungere centinaia dimila di euro), fallimenti nell'audit, interruzioni operativa e danni alla reputazione.

Molte organizzazioni commettono l'errore di sottovalutare la complessità e la dinamicità del panorama delle sanzioni, che variano da paese a paese e sono soggette a cambiamenti frequenti. Un approccio manuale o basato su elenchi statici non è in grado di mantenere il passo con questi sviluppi rapidi, lasciando così le organizzazioni esposte a rischi significativi.

Ad esempio, consideriamo un'organizzazione che effettua business con fornitori in un paese soggetto alle sanzioni. Senza uno screening adeguato e aggiornato, potrebbero essere in violazione delle leggi senza nemmeno realizzarlo, esposti a potenziali multe e danni reputazionali. Secondo la Banca d'Italia, le multe per le violazioni delle sanzioni possono arrivare fino a 5 milioni di euro o il 10% del fatturato annuale, a seconda di quale sia maggiore.

Perché È Urgente Ora

Il cambiamento quadro introduce una serie di sfide e opportunità per le aziende. La CSRD estende l'obbligo di reporting ESG alle aziende di dimensioni più grandi, costringendole a rivedere e migliorare la gestione dei rischi legati alle sanzioni. Inoltre, con l'aumentare della consapevolezza degli investitori e dei consumatori riguardo alle tematiche ESG, le aziende sono sotto pressione per dimostrare la loro conformità e la gestione responsabile dei rischi.

La differenza tra la posizione attuale di molte organizzazioni e quella richiesta dalla CSRD è significativa. Un recente studio mostra che solo il 25% delle aziende italiane ha processi di screening delle sanzioni adeguati e aggiornati. Ciò significa che la maggior parte delle aziende è a rischio di non essere in grado di dimostrare la loro conformità con la CSRD e di affrontare le conseguenze negative.

Per quanto riguarda il settore finanziario in Italia, banche come UniCredit, Intesa Sanpaolo e Mediobanca sono particolarmente esposte a questi rischi, poiché hanno una vasta rete di fornitori sia nazionali che internazionali. La complessità aggiuntiva introdotta dalla CSRD richiede uno screening più preciso e dinamico delle sanzioni, che va oltre i metodi manuali o automatizzati parzialmente.

In definitiva, lo screening delle sanzioni nella catena di approvvigionamento è una questione non solo di conformità, ma anche di business. Con la CSRD entrando in vigore, le aziende italiane e i servizi finanziari europei devono affrontare questo desiderata con urgenza, investendo in processi e tecnologie che permettano uno screening preciso, e in tempo reale delle sanzioni. Solo in questo modo potranno proteggere se stesse e i loro stakeholder dai rischi e dai costi associati alle infrazioni delle sanzioni.

Il Framework di Soluzione

L'adozione di una sana pratica di screening delle sanzioni nella catena di approvvigionamento è diventata una realtà almost obbligatoria per le banche italiane ed europee, soprattutto in vista dell'entrata in vigore della direttiva CSRD (Disposizioni generali di vigilanza dei servizi di investimento). Di seguito, forniremo una guida dettagliata su come affrontare questo problema, fornendo raccomandazioni pratiche e dettagli di implementazione specifici che aiuteranno l'organizzazione a adempiere alle norme.

Identificazione e Valutazione dei Fornitori (Fase 1)
La prima e cruciale fase del framework prevede l'identificazione e la valutazione dei fornitori. In base all'articolo 4 della direttiva CSRD, le banche sono tenute a garantire che i loro fornitori rispettino gli obblighi di governance e di controllo interno. Pertanto, è fondamentale avere una mappa completa della catena di approvvigionamento e di comprendere il ruolo dei fornitori nella fornitura di beni e servizi.

Screening Systematico delle Sanzioni (Fase 2)
Dopo aver identificato i fornitori, il prossimo passo è quello di implementare un screening sistematico delle sanzioni. Questo processo deve essere mirato a identificare qualunque fornitore o entità che sia soggetta alle sanzioni unilaterali dell'Unione Europea. L'uso di una piattaforma di screening automatico può ridurre significativamente il carico di lavoro e migliorare l'accuratezza delle informazioni. La "buona" implementazione di questo processo richiede la creazione di un elenco dei fornitori, seguito da una ricerca sistematica delle sanzioni utilizzando database aggiornati e conformi agli standard internazionali.

Monitoraggio e Aggiornamenti Continuativi (Fase 3)
Il monitoraggio e l'aggiornamento continuativo delle informazioni sono fondamentali per garantire che i fornitori rimangano in conformità con le leggi e le leggi delle sanzioni. La frequenza degli aggiornamenti dipende dalla complessità della catena di approvvigionamento e dal rischio associato. Le aziende dovrebbero pianificare revisioni periodiche, almeno annuali, e reagire tempestivamente a qualsiasi cambiamento significativo nel contesto delle sanzioni.

Gestione dei Rischi (Fase 4)
In caso di identificazione di un fornitore soggetto alle sanzioni, è essenziale implementare un piano di gestione dei rischi che includa misure di mitigazione e un piano di azione chiaro. L'obiettivo è ridurre al minimo l'impatto su operazioni aziendali mentre si affrontano i problemi di conformità. Ciò richiede la definizione di politiche chiare e la comunicazione regolare con i fornitori.

Cos'è la ConformitàEffettiva (Fase 5)
La conformità effettiva non è solo passare un controllo; significa adottare buone pratiche di governance e misure di controllo interne efficaci. La "buona" conformità implica che la banca

Errori Comuni da Evitare

Le organizzazioni spesso commettono errori comuni che possono compromettere la loro conformità alle sanzioni. Di seguito, vengono descritti i principali errori e le alternative consigliate.

Errore 1: Mancanza di una Mappa Completa della Catena di Approvvigionamento
Spesso, le organizzazioni non hanno una mappa completa e aggiornata della loro catena di approvvigionamento, che può portare a lacune nella comprensione di chi fornisce i beni e i servizi. Queste lacune possono portare a violazioni delle sanzioni. Invece di questo, gli standard migliori richiedono una mappa dettagliata della catena di approvvigionamento che sia aggiornata regolarmente.

Errore 2: Screening delle Sanzioni Inefficiente o Inadeguato
L'uso di processi manuali o di software obsoleti può rendere il processo di screening delle sanzioni inefficiente e potenzialmente inadeguato. Questo può portare a informazioni obsolete o lacune che non identificano i fornitori soggetti alle sanzioni. Invece, si dovrebbe adottare un sistema di screening automatico e aggiornato, che sia in grado di rilevare rapidamente i cambiamenti nelle sanzioni.

Errore 3: Mancato Monitoraggio e Aggiornamenti
Alcune organizzazioni non monitorano regolarmente i fornitori soggetti alle sanzioni, lasciando così il vuoto per potenziali violazioni delle sanzioni. Questo può essere evitato implementando un processo di monitoraggio continuativo e di aggiornamento degli elenchi delle sanzioni.

Errore 4: Pianificazione della Risposta Insufficiente
Qualche volta, le aziende non hanno un piano di risposta chiaro per affrontare i fornitori che risultano soggetti alle sanzioni. Ciò può portare a decisioni aziendali indeliberate o ritardate. Un piano di gestione dei rischi ben definito è essenziale per garantire che le aziende siano pronte a gestire tali situazioni.

Errore 5: Mancato coinvolgimento dei Ruoli Chiave
In alcuni casi, i team di compliance non coinvolgono i ruoli chiave all'interno dell'organizzazione, come i reparti legali o di acquisizione, nei processi di screening delle sanzioni. Questo può portare a una mancanza di comprensione e di azioni coordinate tra i diversi settori. Una comunicazione chiara e regolare tra i vari ruoli chiave è essenziale per garantire una conformità effettiva.

Strumenti e Approcci

Quando si tratta di affrontare le questioni di screening delle sanzioni nella catena di approvvigionamento, esistono due approcci principali: il manuale e l'automazione.

Approccio Manuale:
L'approccio manuale consiste nell'utilizzare liste di controllo e database manuali per il riconoscimento dei fornitori soggetti alle sanzioni. Questo approccio può funzionare per piccole imprese o per banche con una catena di approvvigionamento limitata. Tuttavia, presenta numerosi svantaggi, tra cui la possibilità di errori umani, la mancanza di aggiornamenti frequenti e la mancanza di scalabilità. Ciò può portare a lacune significative nel processo di conformità.

Piattaforme di Conformità Automatizzate:
Le piattaforme di conformità automatizzate sono l'alternativa moderna e più efficiente per gestire il screening delle sanzioni. Questi strumenti offrono numerosi vantaggi, tra cui la ricerca automatica dei fornitori, la gestione di liste di sanzioni aggiornate e la creazione di report automatizzati. Quando si sceglie una piattaforma di questo tipo, è importante considerare la capacità di integrazione con i sistemi esistenti, la facilità di utilizzo e la conformità con gli standard europei di privacy e sicurezza dei dati.

Matproof nel Contesto di Screening delle Sanzioni:
Matproof, essendo una piattaforma di automazione della conformità specificamente creata per i servizi finanziari europei, può essere un'ottima soluzione per le banche italiane. Offre la generazione di policy basata sull'IA in italiano, tedesco e inglese, insieme a una raccolta automatizzata di prove dai fornitori cloud. La sua agent di conformità finale garantisce il monitoraggio dei dispositivi, e l'intera piattaforma risiede fisicamente nell'Unione Europea, garantendo così la residenza dei dati al 100% all'interno dell'UE. Matproof può essere uno strumento vitale per le organizzazioni che cercano non solo di "superare" ma di implementare buone pratiche di screening delle sanzioni nella catena di approvvigionamento.

In conclusione, il framework di soluzione descritto offre un percorso chiaro per le banche italiane e europee che cercano di affrontare gli obblighi di screening delle sanzioni della catena di approvvigionamento. Con l'aiuto di strumenti come Matproof, le aziende possono non solo adempiere alle norme, ma anche migliorare la gestione dei rischi e la conformità generale.

Inizia: I Tuoi Passi Successivi

Per affrontare le nuove sfide poste dalla CSRD riguardo alle sanzioni nelle corse della fornitura, ecco un piano d'azione di cinque passaggi che potete affrontare entro questa settimana.

1. Valutazione delle Risorse: Crea un elenco dettagliato di tutti i fornitori attuali e potenziali, valutandone l'impatto sulla catena di approvvigionamento. Includere informazioni come il paese di origine, i beni e i servizi forniti, e la natura della collaborazione.

2. Politiche e Procedure di Compliance: Verifica e aggiorna le tue politiche interne di compliance, assicurandoti che siano conformi alle modifiche introdotte dalla CSRD. Assicurati che includano procedure chiare per gestire i rischi associati alle sanzioni.

3. Formazione e Consapevolezza: Organizza sessioni di formazione per il personale coinvolto nella gestione delle corse di approvvigionamento, per assicurarsi di comprendere i requisiti e il pericolo delle sanzioni.

4. Screening Attivo: Avvia un processo di screening attivo dei fornitori contro le liste di sanzioni mondiali e nazionali, tenendo conto delle nuove disposizioni della CSRD. Questo processo dovrebbe essere costante e aggiornato regolarmente.

5. Collegamento con le Autorità: Migliorare le relazioni con le autorità di vigilanza come la Banca d'Italia, CONSOB e l'ACN per assicurarsi di essere aggiornati sulle ultime normative e requisiti.

Per approfondire, potete consultare le pubblicazioni ufficiali dell'Unione Europea e altre risorse, come le Directive 2014/95/EU sulla responsabilità sociale delle imprese (CSRD), e la normativa sulle sanzioni dell'ACN e della Garante Privacy.

Domande Frequenti

1. Cosa succede se un fornitore viene identificato come soggetto alle sanzioni?
In caso di identificazione di un fornitore soggetto alle sanzioni, è fondamentale interrompere immediatamente qualsiasi transazione e comunicare con le autorità competenti. Tenere traccia di tutta la corrispondenza e delle azioni intraprese, perché ciò può dimostrare la buona fede nel caso di un'indagine futura.

2. Le nuove disposizioni della CSRD rappresentano una minaccia per le banche italiane?
La CSRD aumenta le responsabilità delle aziende in termini di governance e reporting delle responsabilità sociali. Anche se questo può comportare un maggiore carico amministrativo, offre anche l'opportunità di migliorare la trasparenza e la reputazione delle banche italiane come UniCredit, Intesa Sanpaolo e Mediobanca.

3. Come posso assicurarmi che i miei fornitori rispettano gli standard di Compliance riguardo alle sanzioni?
Utilizzare strumenti di screening delle sanzioni, come quelli che offrono platform come Matproof, può aiutare a monitorare e valutare il rischio dei fornitori in tempo reale. Richiede inoltre un accordo chiaro con i fornitori che specifica i propri obblighi in materia di compliance.

4. Quali sono le ripercussioni di non conformità alle nuove norme sulla catena di approvvigionamento?
Le conseguenze di non conformità alle nuove norme possono varare dal pagamento di sanzioni finanziarie fino alla sospensione dell'attività, nonché possibili danni alla reputazione e alle relazioni con i clienti e fornitori.

5. Come posso mantenere aggiornato il mio processo di screening delle sanzioni?
È importante avere un sistema di screening delle sanzioni che sia aggiornato regolarmente con le ultime liste di soggetti sanzionati. Questo richiede un coinvolgimento costante del personale e in tecnologie di compliance automatizzata.

Principali Lessoni Apprese

In sintesi, ecco alcuni dei punti chiave che abbiamo esaminato in questo articolo:

• La CSRD introduce cambiamenti significativi per le aziende in termini di responsabilità e reporting delle responsabilità sociali.
• Le corse di approvvigionamento sono un'area critica per la compliance riguardo alle sanzioni e richiedono un'attenta gestione.
• I fornitori sono un rischio significativo e devono essere valutati e monitorati costantemente.
• Le banche italiane come UniCredit e Intesa Sanpaolo devono affrontare queste nuove sfide per rimanere competitive nel mercato globale.
• Un'automazione della compliance può ridurre i rischi e aiutare le aziende a soddisfare i nuovi requisiti.

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