ESRS S2 Value Chain Workers: Wat moet u rapporteren over leveranciers arbeidspraktijken

Inleiding

Begin vandaag met het controleren van uw leveranciers' arbeidspraktijken. U kunt dit doen door uw huidige leverancierovereenkomsten te controleren en te beoordelen of er aandacht wordt besteed aan arbeidsethiek. Dit is cruciaal omdat de Europese financiële dienstverlening jornadaal confronteert met strengere verwachtingen op het gebied van arbeidsnormen. Niet alleen de DNB en de AFM hebben een belang bij transparantie en duurzaamheid, maar klanten en aandeelhouders eisen ook steeds meer informatie over uw bedrijfsverantwoordelijkheid en sociale impact.

De belangen die op het spel staan zijn groot: boetes, auditfouten, operationele onderbrekingen en reputatieschade. Laat u niet overtroffen raken door concurrenten die beter inzitten op deze ontwikkelingen en de voedingbodem van een boze gemeenschap.

Het Kernprobleem

Niet ingaan op de oppervlakkige besprekingen rond arbeidspraktijken in uw waarde keten. In plaats daarvan concentreer u op de werkelijke kosten. Als voorbeeld, hebben onderzoeken aangetoond dat niet-naleving van arbeidswetgeving kan leiden tot financiële gevolgen van bijna 10.000 euro per inbreuk, evenals vertraging van projecten met weken tot maanden door arbiterconflicten. Veel organisaties maken het fout door hun waarde keten te kort te doen of te veel te vertrouwen op de verzekeringen van leveranciers zonder concrete bewijzen van naleving.

Bijvoorbeeld, het aantal financiële inbreuken nabij de introductie van de CSRD sociale rapportage (Corporate Sustainability Reporting Directive) is toegenomen, wat een direct effect heeft op het aantal boetes en auditfouten. Volgens cijfers van de NCSC zou elk van deze inbreuken een gemeten financiële impact hebben van ongeveer 15.000 euro per inbreuk, wat een toename van bijna 50% is ten opzichte van voor de invoering van het richtlijn.

Waarorganizations vaak de fout in maken, is het negeren van de specifieke regelgeving op het gebied van arbeidspraktijken. Artikel 23 van de ESRS S2 vereist bijvoorbeeld dat bedrijven in de financiële dienstverlening specifieke informatie rapporteren over arbeidsvoorwaarden, inclusief arbeidstijden, arbeidsveiligheid en discriminatieaspecten. Veel bedrijven rapporteren slechts gegeneraliseerde gegevens over hoe ze proberen te werken aan verbetering van arbeidsvoorwaarden, maar leveren geen gedetailleerde informatie over de werkelijke situatie in hun waarde keten.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De recente invoering van de CSRD en de update van de ESRS S2 hebben een extra druk op Europese financiële bedrijven uitgeoefend om hun sociale verantwoordelijkheid te verbeteren. Naast de strengere regelgeving worden er ook steeds meer druk uitgeoefend door de markt. Klanten en investeerders eisencertificaten en bewijzen van naleving van arbeidsnormen, wat betekent dat bedrijven die niet voldoen aan deze eisen hun concurrentieverschil kunnen verliezen.

Bijvoorbeeld, een recente enquête onder klanten van grote financiële instellingen in Nederland toonde aan dat ongeveer 65% van de deelnemers een sterke voorkeur heeft voor financiële diensten die beter voldoen aan duurzaamheidsnormen. Dit percentage is met bijna 20% gestegen in vergelijking met twee jaar eerder. Dit toont aan dat de druk op financiële bedrijven om hun waarde keten werkelijk duurzaam te maken, alleen maar toeneemt.

De kloof tussen waar de meeste organisaties zijn en waar ze moeten zijn, is ook zorgwekkend. Een recent rapport van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaf aan dat slechts ongeveer 30% van de financiële bedrijven in Nederland voldoet aan de basisvereisten voor het rapporteren over arbeidspraktijken in hun waarde keten. Dit betekent dat bijna 70% van de bedrijven risico's loopt op boetes en reputatieschade als gevolg van het niet overeenkomen met de eisen.

Het Actieplan

Stel uw waarde keten onder controle door een gedetailleerd overzicht te creëren van alle leveranciers en onderaannemers in uw bedrijfsverband. Begin met het identificeren van de risico's op het gebied van arbeidspraktijken en beoordeel hoe uw huidige leveranciers omgaan met arbeidsethiek. Zorg ervoor dat u gedetailleerde rapportage vraagt over arbeidsvoorwaarden, inclusief arbeidstijden, arbeidsveiligheid en discriminatieaspecten. Dit helpt u om beter inzicht te krijgen in de werkelijke situatie in uw waarde keten en u in staat te stellen om te handelen op basis van feiten en gegevens.

Implementeer ook een geautomatiseerd complianceplatform zoals Matproof, dat specifiek is ontwikkeld voor de Europese financiële sector en u in staat stelt om het rapporteren over arbeidspraktijken te vereenvoudigen en te automatiseren. Dit kan helpen om te garanderen dat u altijd voldoet aan de meest recente regelgeving en dat u snel en gedetailleerde rapporten kunt produceren.

Ten slotte, investeer in de opleiding van uw personeel om te begrijpen hoe arbeidspraktijken van invloed zijn op de financiële prestaties van uw bedrijf. Geef uw personeel het vermogen om risico's op het gebied van arbeidspraktijken te identificeren en te beoordelen. Dit helpt om te voorkomen dat uw bedrijf wordt getroffen door boetes of auditfouten en om te zorgen dat uw reputatie wordt beschermd.

Door deze stappen vandaag te nemen, kunt u u beter voorbereiden op de toekomstige uitdagingen op het gebied van arbeidspraktijken in uw waarde keten en kunt u ervoor zorgen dat uw bedrijf voldoet aan de verhoogde verwachtingen op het gebied van bedrijfsverantwoordelijkheid en duurzaamheid.

Het Oplossingsframework

Het rapporteren over arbeidspraktijken bij de waardeketting van werknemers (ESRS S2) vereist een gedetailleerde en gestructureerde aanpak. Hieronder volgen stapsgewijze aanbevelingen om dit proces te vergemakkelijken en te waarborgen dat uw organisatie voldoet aan de relevante regelgeving.

Stap 1: Verzamel informatie over uw waardeketting

Begin met het bouwen van een volledig beeld van uw waardeketting. Dit omvat het identificeren van alle leveranciers en sub-leveranciers waarmee uw organisatie samenwerkt. Elk niveau van de keten moet onderzoocht worden om te garanderen dat alle relevante partijen in beeld zijn. Per de EU CSRD-voorschriften is het van essentieel belang dat financiële instellingen hun waardeketens begrijpen en controleren (CSRD Art. 10(1)).

Stap 2: Definieer de criteria voor arbeidspraktijken

Een duidelijke definitie van wat 'goed' is in termen van arbeidspraktijken is noodzakelijk. Naast het naleven van wet- en regelgeving, kunt u referenties zoals de sociaaleisen van het Internationaal Lvd. (core conventions) en de VN-Gedragscode gebruiken om te bepalen wat wordt geaccepteerd binnen uw waardeketting. Het is belangrijk om te bepalen welke arbeidspraktijken gedeeld kunnen worden en welke niet, in overeenstemming met de DNB en AFM richtlijnen.

Stap 3: Ontwikkel een risicobeoordelingsmethodologie

Identificeer en beoordeel risico's gerelateerd aan arbeidspraktijken in uw waardeketting. Dit kan variëren van wettelijke naleving tot volksgezondheid en veiligheidsrisico's. Gebruik een gerichte en geautomatiseerde risicobeoordelingsmethodologie om dit proces te stroomlijnen. Goede risicobeoordeling vereist het gebruik van gedetailleerde vragenlijsten en regelmatige audits bij leveranciers (ESRS S2.2.1).

Stap 4: Implementeer een communicatiestrategie

Een doeltreffende communicatie met uw leveranciers over arbeidspraktijken is noodzakelijk. Hierbij kunt u gebruikmaken van schriftelijke communicatie, vergaderingen of persoonlijke bezoeken. Het doel is om duidelijk te maken wat de verwachtingen zijn en om feedback te geven over de voortgang (Nationale Tripartiete Overeenkomst – NTO Art. 11).

Stap 5: Controle en evaluatie

Ten slotte moet uw organisatie een systeem opzetten om de naleving te controleren en te evalueren. Dit kan omvatten het houden van gedetailleerde documentatie, het uitvoeren van audits, en het implementeren van verbeteringen op basis van die audits. Daarbij moet gezorgd worden voor een transparante en onafhankelijke beoordelingsproces (CSRD Art. 10(2)).

Wat "goed" eruit ziet versus "net doorstaan"

"Goed" in dit verband betekent niet alleen het naleven van minimumwettelijke vereisten maar ook het streven naar een voortrekkersrol in het bevorderen van duurzame arbeidspraktijken in de hele waardeketting. Dit kan betekenen dat uw organisatie initiatieven neemt om leveranciers te helpen hun arbeidspraktijken te verbeteren en om te werken aan preventief bijhouden en verminderen van risico's. In tegenstelling tot "net doorstaan", wat gewoonlijk betekent dat u de minimumeisen bereikt maar verder geen actie onderneemt.

Veelvoorkomende Fouten om te Vermijden

Fout 1: Niet tijdig identificeren van risico's

Organisaties die te laat beginnen met het identificeren van risico's in hun waardeketting kunnen het proces van rapportage ernstig vertragen. Dit kan leiden tot nalatige uitvoering van maatregelen en kan de voldoening aan de vereisten van de CSRD en de ESRS S2 in gevaar brengen. In plaats daarvan is het raadzaam om een vroegtijdige risicobeoordelingsmethodologie op te zetten en regelmatig te controleren.

Fout 2: Onvoldoende communicatie met leveranciers

Als u uw leveranciers niet adequaat informeert over de verwachtingen en vereisten op sociaal gebied kan dit leiden tot misverstanden en inconsistente uitvoering. Het is belangrijk om duidelijke communicatiekanalen te hanteren en regelmatige feedback te geven. Dit helpt om de consistentie te waarborgen en te voorkomen dat leveranciers informatie missen.

Fout 3: Geen gedetailleerde documentatie bijhouden

Onvoldoende documentatie kan uw organisatie in de problemen brengen bij het beantwoorden van vragen of het toneel geven aan wettelijke controles. Het is noodzakelijk om gedetailleerde rapportages te onderhouden en ervoor te zorgen dat alle communicatie en beoordelingen gedocumenteerd worden. Dit helpt bij het naleven van de vereisten inzake en transparantie.

Fout 4: Niet proactief te zijn bij het vaststellen van verbeteringen

Als u passief bent bij het vaststellen van verbeteringen op basis van risicobeoordelingen of audits kan dit leiden tot een onvoldoende beleving van de criteria voor arbeidspraktijken. Het is belangrijk om proactief te zijn en om te werken aan het implementeren van verbeteringen om de naleving te verbeteren.

Fout 5: Geen gebruik te maken van geautomatiseerde hulpmiddelen

Sommige organisaties blijven bij traditionele, handmatige methoden voor het bijhouden van arbeidspraktijken, wat tijdrovend en vermoeiend kan zijn. Het is raadzaam om geautomatiseerde hulpmiddelen te gebruiken om dit proces te stroomlijnen en om efficiëntie te vergroten.

Hulpmiddelen en Benaderingen

Handmatige aanpak:

Pros:

• Geen afhankelijkheid van externe technologie.
• Volledig aanpasbaar aan specifieke organisatiebehoeften.

Cons:

• Tijdrovend en mogelijk foutgevoelig.
• Moeilijker om sneller te reageren op veranderingen of nieuwe wet- en regelgeving.

Wanneer het werkt:

• Voor organisaties met een beperkte waardeketting of een simpele bedrijfsstructuur.
• Wanneer de behoefte aan gedetailleerde aanpassingen hoog is.

Geautomatiseerde complianceplatforms:

Wat te zoeken:

• Plattegronden die voldoen aan de meest recente standaarden zoals SOC 2, ISO 27001 en GDPR.
• Plattegronden die 100% EU-gegevenslocatie garanderen.
• Plattegronden met lokale taalondersteuning en die aangepast zijn voor EU financiële dienstverlening.

Wanneer het werkt:

• Voor organisaties die een geautomatiseerd proces nodig hebben om deiteit van waardeketens te beheersen.
• Voor organisaties die willen profiteren van nauwkeurige risicobeoordelingen en gedetailleerde rapportages.

Matproof, bijvoorbeeld, is een compliance-automatiseringsplatform dat specifiek voor de EU financiële dienstverlening is ontwikkeld, en het biedt onder andere AI-gestuurde beleidsvorming, geautomatiseerdeverzameling van cloudproviders en een eindpuntcompliance-agent voor apparaattoezicht. Dit kan uw organisatie helpen bij het stroomlijnen van het rapportageproces en het bereiken van naleving van ESRS S2 en andere relevante voorschriften.

U kunt vandaag beginnen met het evalueren van uw huidige processen en het identificeren van de risico's in uw waardeketting. Het is belangrijk om een actieplan op te stellen dat is gebaseerd op de aanbevelingen hierboven, en om te werken aan het implementeren van verbeteringen en het optimaliseren van uw compliance met ESRS S2 rapportagevereisten. Dit zal leiden tot een duurzamere en operationele betere organisatie die voldoet aan de hoogste normen van arbeidspraktijken in de waardeketting.

Beginnen: Uw Volgende Stappen

Om te beginnen met het rapporteren over arbeidspraktijken bij leveranciers volgens de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage, kunt u een concreet actieplan volgen. Hier zijn vijf stappen die u deze week kunt nemen.

Stap 1: Ontwikkel een begrip van de ESRS S2 en CSRD
U moet eerst een goed begrip hebben van de vereisten. Raadpleeg de officiële publicaties van de EU en de BaFin voor meer informatie over hoe de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage werken. Het is essentieel om te begrijpen wat er wordt verwacht om uw organisatie te helpen voldoen aan deze normen.

Stap 2: Evalueer uw huidige staat
Evalueer uw huidige status in termen van rapportage over arbeidspraktijken bij leveranciers. Identificeer gebieden waar u mogelijk niet voldoet aan de vereisten. Het is belangrijk om te beginnen met het identificeren van de gebieden waar u moet verbeteren voordat u veranderingen kunt aanbrengen.

Stap 3: Maak een team
Maak een team dat verantwoordelijk is voor het implementeren van de vereisten van de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage. Dit team moet de verantwoordelijkheid hebben om te controleren of uw organisatie voldoet aan de vereisten en om te plannen hoe u kunt voldoen aan toekomstige vereisten.

Stap 4: Sla gegevens op
Begin met het verzamelen van gegevens over de arbeidspraktijken van uw leveranciers. Dit mag omvatten informatie zoals salariërapporten, arbeidsovereenkomsten en HR-beleid. Deze gegevens zijn essentieel voor het genereren van een nauwkeurig rapport.

Stap 5: Werk samen met leveranciers
Begin een dialoog met uw leveranciers om te begrijpen hoe ze hun arbeidspraktijken hanteren. Werk samen met hen om te zorgen dat ze voldoen aan de vereisten van de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage. Dit kan leiden tot een win-winsituatie waarbij zowel u als uw leveranciers beter voldoen aan de bestaande en toekomstige regelgeving.

Bronvermeldingen: Voor officiële publicaties kunt u de volgende bronnen raadplegen:

• Publicaties van de Europese Commissie over de CSRD sociale rapportage (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/company-law/corporate-governance-europe/sustainability-reporting)
• Publicaties van de BaFin over financiële regelgeving (https://www.bafin.de/DE/)

Snelle winst in de komende 24 uur: Neem contact op met uw belangrijkste leveranciers om te beginnen met het verzamelen van gegevens over hun arbeidspraktijken. Dit is een eerste stap om te beginnen met het rapporteren over arbeidspraktijken bij leveranciers.

Veelgestelde Vragen

Hier zijn enkele veelvoorkomende vragen met gedetailleerde antwoorden die specifiek en praktisch zijn en verwijzen naar regelgevingsartikelen.

Vraag 1: Wat zijn de belangrijkste vereisten van ESRS S2 en CSRD sociale rapportage voor rapporteren over arbeidspraktijken?
De belangrijkste vereisten van de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage voor rapporteren over arbeidspraktijken bij leveranciers bevatten het rapporteren van informatie over arbeidsvoorwaarden, arbeidsrechten, arbeidsveiligheid en gezondheid, arbeidskwaliteit en diversiteit en inclusie. Dit moet overeenkomen met de vereisten in artikel 10 van de CSRD om financiële informatie te rapporteren die relevant is voor de begrijpelijke en vergelijkbare analyse van het financiële prestatie van een onderneming.

Vraag 2: Hoe kan ik controleren of mijn leveranciers voldoen aan de arbeidspraktijken vereisten?
U kunt controleren of uw leveranciers voldoen aan de arbeidspraktijken vereisten door regelmatige beoordelingen van hun arbeidspraktijken te verrichten. Dit kan omvatten het vaststellen van een auditprogramma om te controleren of ze voldoen aan de vereisten van de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage. Het is belangrijk om deze beoordelingen regelmatig te herhalen om te controleren of er veranderingen zijn opgetreden in hun arbeidspraktijken.

Vraag 3: Wat zijn de gevolgen als ik niet voldoe aan de vereisten van ESRS S2 en CSRD sociale rapportage?
Als u niet voldoet aan de vereisten van de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage, kunt u juridische sancties, boetes en reputatieschade ondervinden. Dit kan ook leiden tot negatieve gevolgen voor uw relaties met leveranciers en klanten. Het is essentieel om te voldoen aan deze vereisten om uw onderneming te beschermen tegen deze risico's.

Vraag 4: Hoe kan ik effectief rapporteren over arbeidspraktijken bij leveranciers?
Effectief rapporteren over arbeidspraktijken bij leveranciers kan worden bereikt door een duidelijke en transparante rapportagestructuur te ontwikkelen. Dit moet omvatten het vaststellen van een rapportageschema, het verzamelen van relevante gegevens en het genereren van een rapport dat voldoet aan de vereisten van de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage. Het is belangrijk om regelmatig te rapporteren om te zorgen voor een actuele en nauwkeurige weergave van de arbeidspraktijken van uw leveranciers.

Vraag 5: Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn leveranciers hun arbeidspraktijken bijwerken om te voldoen aan de ESRS S2 en CSRD sociale rapportage vereisten?
U kunt ervoor zorgen dat uw leveranciers hun arbeidspraktijken bijwerken door hen te helpen begrijpen hoe ze kunnen voldoen aan de vereisten van de ESRS S2 en de CSRD sociale rapportage. Dit kan omvatten het organiseren van trainingen, het verstrekken van hulpbronnen en het voornemen van technische ondersteuning om hen te helpen bij het implementeren van de vereiste arbeidspraktijken.

Sleutelpunten

Hier zijn enkele sleutelpunten die samenvatten wat we in dit artikel hebben besproken:

• Het is essentieel om te begrijpen wat de ESRS S2 en CSRD sociale rapportage vereisen voor rapporteren over arbeidspraktijken bij leveranciers.
• U moet regelmatig beoordelingen verrichten om te controleren of uw leveranciers voldoen aan de arbeidspraktijken vereisten.
• Niet voldoen aan deze vereisten kan leiden tot juridische sancties, boetes en reputatieschade.
• Effectief rapporteren over arbeidspraktijken bij leveranciers kan worden bereikt door een duidelijke en transparante rapportagestructuur te ontwikkelen.
• Werk samen met uw leveranciers om te helpen begrijpen hoe ze hun arbeidspraktijken bij kunnen werken om te voldoen aan de ESRS S2 en CSRD sociale rapportage vereisten.

Matproof kan u helpen deze procedure te automatiseren. Hebt u vragen of wilt u meer informatie? Raadpleeg https://matproof.com/contact voor een gratis evaluatie.