CSRD Materiality Assessment Step by Step: Van Stakeholder Interviews naar IRO Register

Inleiding

Dit artikel richt zich op de stapsgewijze aanpak van de CSRD materialiteitsbeoordeling, een onderwerp van groeiende belangstelling voor Europese financiële dienstverleners. Veel organisaties kiezen voor een alternatieve aanpak, wat op het eerste gezicht begrijpelijk lijkt, maar waarvoor legitieme redenen bestaan. Er zijn gevallen waarin een meer traditionele methode gerechtvaardigd kan zijn, zoals bij organisaties met een beperkt aantal belanghebbenden of gebonden budgetten. Echter, de huidige trends in regelgeving en bedrijfsverantwoordelijkheid dwingen organisaties om de stappen voor een volledig geautomatiseerde en gedetailleerde materialiteitsbeoordeling te volgen. Dit is niet alleen een kwestie van naleving, maar ook een zaak van concurrentievermogen en duurzaamheid.

Het Kernprobleem

De Europese financiële sector staat voor een grote uitdaging op het gebied van Compliance. Met de invoering van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), het opvolger van de Non-Financial Reporting Directive (NFRD), stijgt de druk om een nauwkeurige en effectieve materialiteitsbeoordeling te realiseren. Veel organisaties onderschatten echter de ingewikkeldheid en het werk dat dit proces met zich meebrengt. Veelvoorkomende fouten zijn het negeren van specifieke belanghebbenden, het overschatten van de invloed van traditionele stakeholdergroepen en het gebrek aan gedetailleerde documentatie van het proces.

Het gaat hierbij niet alleen om het verzamelen van gegevens, maar ook om het begrijpen en toepassen van deze informatie op zowel strategisch als operationeel niveau. De feitelijke kosten van een onvolledige materialiteitsbeoordeling kunnen hoog oplopen. Organisations kunnen voor verliezen van miljoenen euro’s worden gestraft, worden geconfronteerd met controlefouten, operationele onderbrekingen en het risico op reputatieschade.

Bijvoorbeeld, per de DNB-richtlijnen is het van cruciaal belang dat financiële dienstverleners de impact van duurzaamheid op hun risk management en bedrijfsvoering correct beoordelen (DNB, 2023). Veel organisaties raken hier echter kort door hun gebrek aan een gedetailleerde materialiteitsbeoordeling.

Waarom Dit Nu Dringend Is

De recente aanpassingen in de regelgeving, zoals de CSRD, maken het noodzakelijker dan ooit om de materialiteitsbeoordeling te verbeteren. Daarnaast drukken marktaandelen, zoals klanten en investeerders, steeds meer om gedetailleerde en getoetste bedrijfsverantwoordelijkheidsrapportages, die gebaseerd zijn op geifiede materialiteit.

Het belang van een nauwkeurige materialiteitsbeoordeling wordt versterkt door de groeiende druk van de markt. Bedrijven zoals ING, ABN AMRO, Rabobank en Aegon worden geconfronteerd met de behoefte aan en integriteit in hun duurzaamheidsdoelstellingen. De concurrentie op het gebied van duurzaamheid is scherp, en klanten eisen doorgaans meer dan alleen een certificaat of een verklaring. Ze zoeken naar een diepgaande betrokkenheid bij een duurzame toekomst.

De discrepantie tussen waar de meeste organisaties staan en waar ze moeten zijn, is groot. Veel bedrijven zijn nog steeds bezig met het opzetten van een IRO-register (Internal Reporting Obligations) en het bijhouden van hun stakeholder-communicatie. Maar de eisen van de CSRD gaan verder. Ze vereisen een gedetailleerde en gestructureerde benadering van de materialiteitsbeoordeling, wat de organisatie verplicht om een bredere reeks belanghebbenden te betrekken en meer gedetailleerde beoordelingen uit te voeren.

Het is belangrijk om te benadrukken dat dit geen kwestie is van 'of' maar een kwestie van 'hoe'. De materialiteitsbeoordeling is een proces dat in toenemende mate geautomatiseerd moet worden in overeenstemming met de CSRD. Dit omvat het bijhouden van stakeholder-communicatie, het identificeren van relevante materialiteit, en het bijhouden van alle documentatie die gerelateerd is aan de beoordeling van de materialiteit.

In de volgende gedeelten van dit artikel zullen we ingaan op de stapsgewijze aanpak van de CSRD materialiteitsbeoordeling, van het initiëren van stakeholder-interviews tot het bijhouden van het IRO-register. We zullen ook specifieke voorbeelden en use cases aangrijpen om een duidelijke en praktische visie te bieden op hoe financiële dienstverleners in Europa de CSRD-normen kunnen naleven en hun concurrentiepositie kunnen verbeteren.

The Solution Framework

Het onderwerp van de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) materialiteitsevaluatie kan ingewikkeld zijn, maar met een stap-voor-stap benadering kunnen bedrijven dit proces effectief oplossen. Hieronder volgen enkele actievere aanbevelingen met specifieke implementatiedetails, die u kunnen helpen bij het nakomen van de relevante regelgeving en vereisten.

Volgens de CSRD moet elke onderneming een duidelijke routebeschrijving hebben voor het proces van materialiteitsevaluatie. Dit omvat het identificeren van belanghebbenden, het uitvoeren van interviews, het analyseren van gegevens en het opstellen van een IRO-register (Internal Report Register).

Stap 1: Identificatie van belanghebbenden
Beginnen met het identificeren van alle belanghebbenden, waaronder klanten, leveranciers, werknemers en gemeenschap. Deze groep moet representatief zijn voor de verschillende aspecten van uw bedrijf en de sector waarin u opereert. U kunt dit doen door middel van een gedetailleerde analyse van uw bedrijfsvoering en bedrijfsstrategie.

Stap 2: Uitvoeren van interviews met belanghebbenden
Interviews zijn een cruciaal onderdeel van het proces om inzicht te krijgen in de zorgen en behoeften van uw belanghebbenden. Deze gesprekken moeten structureel zijn en gebaseerd op een vooraf gedefinieerd gespreksschema, dat de relevante vragen bevat over hun zorgen en wat ze belangrijk vinden in relatie tot uw bedrijfsactiviteiten.

Stap 3: Data analyse en prioriteiten instellen
Nadat u de interviews heeft uitgevoerd, is de volgende stap het analyseren van de verzamelde gegevens. Hierbij moet u de belangrijkste onderwerpen identificeren op basis van de input van uw belanghebbenden. Hierbij moet u rekening houden met de vereisten zoals aangegeven in artikel 8 van de CSRD.

Stap 4: Opstellen van een IRO-register
Het IRO-register dient als een gedetailleerd overzicht van alle geïdentificeerde materialiteiten. Dit register moet worden bijgehouden en regelmatig bijgewerkt, en moet een duidelijke link hebben met uw bedrijfsstrategie en het rapportageproces. Volgens de CSRD moet dit register toegankelijk zijn voor alle belanghebbenden.

Wat betekent "goed" versus "maar doorsteken"?
Een goed proces voor materialiteitsevaluatie gaat veel verder dan het simpele uitvoeren van interviews en het invullen van een IRO-register. Het omvat een diepgaande integratie van de resultaten in uw bedrijfsstrategie, het uitvoeren van regelmatige herzieningen en het aanpassen van uw bedrijfsvoering op basis van de bevindingen.

Common Mistakes to Avoid

Fout 1: Niet="\Alle belanghebbenden" identificeren
Soms negeren bedrijven bepaalde belanghebbendengroepen, wat kan leiden tot een onvolledige beeld van de materiële onderwerpen. Dit kan mislukken omdat het kan leiden tot een gebrek aan vertrouwen en transparantie bij de belanghebbenden. In plaats van dit te doen, zou elke onderneming een uitgebreide en representatief scala aan belanghebbenden moeten identificeren, inclusief degenen die mogelijk minder direct betrokken lijken.

Fout 2: Vage en niet-structurele interviews
Een ander veelvoorkomend probleem is het uitvoeren van interviews zonder een duidelijk doel en structuur. Dit kan leiden tot inconsistente en ontoereikende input van belanghebbenden, wat weer invloed heeft op de kwaliteit van het IRO-register. In plaats daarvan zou een gedetailleerd gespreksschema worden ontwikkeld dat specifieke vragen bevat rond de materiële aspecten op basis van de bedrijfsstrategie.

Fout 3: Geen acties op basis van resultaten
Soms worden de resultaten van de materialiteitsevaluatie genegeerd of niet gebruikt om consequenties te trekken en acties te ondernemen. Dit kan leiden tot een gebrek aan verbetering en aanpassing van bedrijfspraktijken. Om dit te voorkomen, zou elke onderneming de bevindingen van de materialiteitsevaluatie moeten integreren in hun bedrijfsstrategie en aanpassen aan de behoeften van hun belanghebbenden.

Fout 4: Geen regelmatige updates van het IRO-register
Een IRO-register is geen eenmalige taak maar vereist regelmatige updates en herzieningen om relevant te blijven. Het negeren van dit aspect kan leiden tot een verouderd beeld van de materiële onderwerpen, wat kan leiden tot niet-naleving van de CSRD-regels. Om dit te voorkomen, zou elk bedrijf een proces moeten hebben in plaats om regelmatig hun IRO-register bij te werken met de meest recente gegevens en inzichten.

Tools and Approaches

Handmatige aanpak: voordelen en nadelen
Een handmatige benadering voor de materialiteitsevaluatie kan goed werken voor kleinere bedrijven of voor bedrijven die nog niet geautomatiseerde hulpmiddelen hebben geïmplementeerd. Het voordeel hiervan is dat het flexibel kan zijn en aanpasbaar aan specifieke bedrijfsnoden. Echter, dit kan ook tijdrovend zijn en foutgevoelig bij het verzamelen en analyseren van gegevens. Bovendien kan het lastig zijn om deze benadering te schalen naar grotere bedrijven of complexe organisatiestructuur.

Geautomatiseerde complianceplatforms: wat te zoeken
Voor bedrijven die op zoek zijn naar een geautomatiseerd complianceplatform, zijn er enkele aspecten die belangrijk zijn om te overwegen. Eerst en vooral, het platform moet in staat zijn om de hele materialiteitsevaluatie te ondersteunen, van het identificeren van belanghebbenden tot het bijhouden van het IRO-register. Bovendien moet het platform voldoen aan de regelgevingen van de CSRD, zoals geëist in artikel 8.

Matproof: een nadruk op compliantie
Matproof is een geautomatiseerd complianceplatform dat specifiek ontworpen is voor de behoeften van financiële diensten in de EU. Het platform werkt met behulp van kunstmatige intelligentie om beleidsregels te genereren op Duits en Engels, en verzamelt automatisch bewijs van cloudproviders. Bovendien biedt Matproof een eindpuntcomplianceagent voor het bewaken van apparaten. Met 100% EU-gegevensbewoning (gehost in Duitsland), voldoet Matproof aan de hoogste normen van gegevensbescherming en privacy, wat overeenkomt met de wettelijke vereisten zoals de GDPR.

In slotom, het belang van een gedetailleerde en gedetailleerde benadering voor de CSRD materialiteitsevaluatie kan niet worden onderschat. Door te kijken naar de Europese regelgeving, het vermijden van veelvoorkomende fouten en het selecteren van de juiste tools, kunnen bedrijven hun complianceniveaus verhogen en hun bedrijfsvoering in overeenstemming brengen met de huidige regelgeving.

Aan de slag: Uw volgende stappen

Nu dat u een idee heeft hoe de CSRD materialiteits beoordeling werkt, bent u klaar om uw eigen proces te starten. Hieronder vindt u een concreet vijfstapplan dat u deze week kunt volgen:

Stap 1: Het raamwerk begrijpen

Begin met het bestuderen van deCSRD en de ESRS-richtlijnen (Europese Richtlijnen voor Duurzaamheidsinformatie). Zorg ervoor dat u de belangrijkste artikelen kent, zoals Artikel 18 van de CSRD die de verplichtingen van ondernemingen regelt om duurzaamheidsinformatie te publiceren. Raadpleeg de officiële publicaties van de Europese Commissie en de DNB voor gedetailleerde uitleg bij uw nationale context.

Stap 2: Identificatie van belanghebbenden

Maak een lijst van uw belanghebbenden, zoals klanten, werknemers, leveranciers en investeerders. Bespreek met uw team hoe u deze groepen kunt bereiken en hoe u hun inzichten kunt vastleggen. Het is belangrijk om een representatieve steekproef van belanghebbenden te selecteren om een volledig beeld te krijgen.

Stap 3: Inzet voor stakeholder-communicatie

Voorbereid uw communicatiestrategie voor stakeholder-interviews. Stel uw doel en de vragen voor en beslis hoe u de gesprekken wilt structureren. Gebruik technologieën zoals videoconferenties om de communicatie efficiënt en toegankelijk te maken.

Stap 4: De materialiteitsmeting uitvoeren

Nadat u uw stakeholder-interviews hebt voltooid, start met het analyseren van de resultaten. Klasseer de issues op basis van hun invloed op uw bedrijf en de impact die uw acties op deze issues hebben. Zoek naar patronen en richt uw inspanningen in op de meest relevante gebieden.

Stap 5: Publicatie en bewaking

Ontwerp uw IRO-register en publiceer uw bevindingen overeenkomstig met de vereisten van de CSRD. Bewaak de voortgang van uw maatregelen en actualiseer uw materialiteitsmeting regelmatig.

Raadpleeg voor meer informatie officiële bronnen zoals de richtlijnen van de Europese Commissie op https://eur-lex.europa.eu, of de DNB voor nationale toepasselijkheden.

Een snelle winst die u vandaag kunt bewerkstelligen, is het instellen van een tijdsplan voor uw eerste stakeholder-interviews. Dit kan alleen maar een positief effect hebben op de van uw materialiteits beoordeling.

Veelgestelde Vragen

Het is belangrijk om de praktische kant van CSRD materialiteits beoordeling goed te begrijpen. Hieronder volgen enkele veelgestelde vragen met gedetailleerde antwoorden:

Hoe start ik met de identificatie van belanghebbenden?

Begin met het identificeren van alle partijen die een belang hebben bij uw bedrijf en uw activiteiten. Dit kan een breed scala zijn, van directe belanghebbenden zoals werknemers en aandeelhouders tot indirecte partijen zoals gemeenschappen en niet-gouvernementele organisaties. Elk bedrijf is uniek, dus past uw lijst aan uw specifieke bedrijfscontext aan.

Wat zijn de belangrijkste vragen die ik tijdens stakeholder-interviews moet stellen?

Het is cruciaal om vragen te stellen die uw belanghebbenden helpen om hun zorgen en behoeften te identificeren. Vraag naar hun perspectief op de duurzaamheidsissues waar u voor verantwoordelijk bent. Probeer specifieke vragen te stellen zoals "Welke gevolgen heeft het werk van ons bedrijf voor uw eigen doelen?" of "Welke duurzaamheidsissues zijn voor u het belangrijkst en waarom?"

Hoe analyseer ik de resultaten van de materialiteitsmeting?

Nadat u alle interviews en beoordelingen heeft bijeengebracht, moet u de gegevens analyseren om hoge-impact gebieden te identificeren. Zoek naar thema's die door meerdere belanghebbenden worden aangewezen en beoordeel de mate waarin uw bedrijfsactiviteiten invloed uitoefenen op deze issues. Gebruik kwantitatieve en kwalitatieve analysemethoden om uw bevindingen te onderbouwen.

Hoe publiceer ik mijn IRO-register overeenkomstig de CSRD?

Volg de richtlijnen van de CSRD voor het publiceren van uw IRO-register. Dit moet inzicht geven in de duurzaamheidsaspecten die voor uw bedrijf het meest relevant zijn. Zorg ervoor dat uw register consistent is met de ESRS-standaarden en dat het alle vereiste informatie bevat. Publicatie kan plaatsvinden via uw jaarverslag of een gedetailleerde IRO-sectie op uw bedrijfswebsite.

Wat zijn de gevolgen als ik niet voldoe aan de CSRD-vereisten?

Als u niet voldoet aan de CSRD-vereisten, kan uw bedrijf worden getroffen door boetes en andere sancties. Daarnaast kan het van uw belanghebbenden en uw marktpositie worden geschaad. Het is daarom van belang om u te houden aan de regelgeving en te werken aan een volledige en transparante uitvoering van de CSRD.

Belangrijke lessen

Samenvatting van de belangrijkste lessen uit dit artikel:

• Zorg ervoor dat u een dekkend beeld krijgt van uw belanghebbenden en voert stakeholder-interviews.
• Analyseer de resultaten grondig om de meest relevante duurzaamheidsissues te identificeren.
• Publicatie en bewaking zijn essentiële onderdelen van uw CSRD-compliance.
• Gebruik een geautomatiseerd hulpmiddel zoals Matproof om uw proces te versnellen en te verbeteren.

Als u een gratis beoordeling wilt boeken om te kijken hoe Matproof u kan helpen bij uw CSRD-materialiteits beoordeling, kunt u contact opnemen via https://matproof.com/contact.