CSRD Reporting Software Comparison: Best Tools for Supply Chain ESG Data

Einleitung

Es ist eine weit verbreitete Annahme in der Compliance-Branche, dass eine umfangreiche und detaillierte Dokumentation die beste Garantie für den Erfolg bei einer Prüfung durch Behörden wie die BaFin darstellt. Doch aus Sicht eines Insiders und Compliance-Beraters ist das oft nicht der Fall. Die Qualität und Effizienz der Datensammlung, Analyse und Berichterstattung sind entscheidend. Dies trifft insbesondere auf die Finanzdienstleistungen in Europa zu, da dort die Anforderungen an die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit dem Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) strenger geworden sind.

Die Frage, die Sie sich als Compliance-Profi, CISO oder IT-Chef stellen sollten, ist nicht nur, wie umfangreich Ihre Compliancestrategie ist, sondern wie gut Sie die ESG-Daten in Ihre Entscheidungsprozesse integrieren und wie effektiv Sie diese für die gesamte Lieferkette aufbereiten können. Die Folgen von falschen Annahmen oder fehlender Transparenz können erheblich sein: Bußgelder, Auditmißerfolge, operative Störungen und Schäden am Ruf. In diesem Artikel möchten wir Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und die besten Tools für die CSRD-Berichterstattung für IhreESG-Daten zu identifizieren.

Das zentrale Problem

"Unsere SoftwareRegards alle Anforderungen der CSRD" - eine Aussage, die wir bei einer Vielzahl von Software-Anbietern gehört haben. Doch hinter der Fassade der Compliance verstecken sich oft ernsthafte Fehlkonzepte. Die Tatsache, dass eine Software alle Anforderungen einer Richtlinie erfüllen soll, ohne die tatsächliche Implementierung und den Nutzen für die Nutzer zu hinterfragen, führt zu einer Illusion der Sicherheit.

Die Kosten sind beträchtlich: Unzählige Stunden für die manuelle Zusammenstellung von Berichten, Millionen von Euro durch ineffiziente Prozesse verschwendet, und das Risiko, nicht den Anforderungen gerecht zu werden, ist hoch, wenn es darum geht, die Komplexität der Lieferkette und die damit verbundenen ESG-Risiken zu bewältigen. Die meisten Organisationen erraten falsch, wenn es darum geht, die vollständige Palette der Anforderungen der CSRD zu verstehen und umzusetzen.

Hier sind konkrete Zahlen und Szenarien von entscheidender Bedeutung. Angenommen, eine Finanzinstelling benötigt 10.000 Stunden, um einen CSRD-konformen Bericht manuell zu erstellen, und dabei sind noch nicht einmal alle Aspekte der ESG-Berichterstattung abgedeckt. Mit einer effizienten Software können diese Stunden auf weniger als 1.000 reduziert werden. Das sind potenzielle Einsparungen von bis zu 90% der Zeit und damit verbundenen Kosten.

Auch wenn es offiziell nicht veröffentlicht wurde, wissen Insider, dass es Fälle gab, in denen Finanzinstitute aufgrund mangelnder Transparenz in Bezug auf ihre Lieferketten und ESG-Praktiken Bußgelder von mehreren Millionen Euro erhalten haben. In solchen Fällen bestand das Hauptproblem darin, dass die Organisationen ihre Lieferketten nicht vollständig und korrekt überwachen konnten, was zu ungenauen und unvollständigen Berichten führte.

Warum dies jetzt dringend ist

Die jüngsten Änderungen in der gesetzlichen Landschaft haben die Bedeutung von ESG-Daten noch weiter verstärkt. Mit dem CSRD wird die Berichterstattung über Nachhaltigkeit in den Mittelpunkt der Aufmerksamkeit gerückt, und dies hat Auswirkungen auf alle Unternehmensbereiche, insbesondere auf die Finanzdienstleistungen. Die BaFin und andere europäische Aufsichtsbehörden haben ihre Überwachungsbemühungen intensiviert und werden strengere Bußgelder und Sanktionen für Nichtkonformität verhängen.

Darüber hinaus bestehen immer stärkere Marktdruckmittel. Kunden verlangen nach Zertifizierungen und nachweislicher Nachhaltigkeit. Unternehmen, die ihre Lieferketten und ESG-Praktiken nicht transparent darstellen können, werden im Wettbewerb nach hinten geraten. Die Lücke zwischen dem, wo die meisten Organisationen stehen, und dem, wo sie sein müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, wird größer.

Um dies aufzuzeigen, schauen wir uns an, wie die Anforderungen sich in den letzten Jahren verändert haben. Vor einigen Jahren reichte es aus, wenn ein Unternehmen eine generelle Erklärung zur Nachhaltigkeit veröffentlichte. Heute aber verlangen die Stakeholder nach detaillierten, verifiablen Informationen über die gesamte Lieferkette, die zeigt, wie das Unternehmen auf soziale, ökologische und governancebezogene Fragen reagiert.

In den nächsten Abschnitten werden wir tiefer einsteigen und uns mit den besten Tools befassen, die Ihnen helfen können, diese Anforderungen zu erfüllen, und wie Sie die Effizienz und Effektivität Ihrer CSRD-Berichterstattung steigern können. Wir werden auch auf die spezifischen Anforderungen eingehen, die für die Finanzbranche gelten, und wie Sie mit Hilfe der richtigen Software die Compliance gewährleisten können.

Lösungsframework

Um die Herausforderungen im Zusammenhang mit der CSRD-Berichterstattung und der Sammlung von ESG-Daten in der Lieferkette zu bewältigen, ist ein schrittweiser Ansatz notwendig. Ohne ein klar definiertes Framework, das den gesamten Prozess abdeckt, kann es schwierig sein, die Anforderungen der CSRD und der ESRS-Richtlinien zu erfüllen und gleichzeitig die Belastungen für Ihre Organisation zu managen. Hier sind einige Aktionen, die Sie ergreifen sollten, um einen soliden Rahmen für die Berichterstattung zu schaffen:

1. Bestimmung von Verantwortlichkeiten: Definieren Sie, wer für die Sammlung und Berichterstattung von ESG-Daten verantwortlich ist. Dies kann sowohl intern als auch extern sein, je nach der Größe und der Komplexität Ihrer Organisation.

2. Richtlinien und Vorschriften: Machen Sie sich mit den relevanten Vorschriften vertraut. Der CSRD und die ESRS-Richtlinien stellen detaillierte Anforderungen dar, die Sie erfüllen müssen. Lernen Sie die Artikel wie den CSRD Art. 110(2) durch, der die Pflichten der börsennotierten Unternehmen bezüglich der Berichterstattung über ESG-Themen festlegt.

3. Datensammlung und -verarbeitung: Identifizieren Sie die Quellen der ESG-Daten in Ihrer Lieferkette. Legen Sie fest, welche Daten benötigt werden und wie sie gesammelt, validiert und verarbeitet werden sollen.

4. Integration in bestehende Systeme: Integrieren Sie die CSRD-Berichterstattung in Ihre bestehenden Compliancesysteme, um die Effizienz zu steigern und die Risiken von Doppelarbeiten zu verringern.

5. Überprüfung und Validierung: Ständig überprüfen und validieren Sie Ihre Daten und Berichte, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

6. Fortlaufende Verbesserung: Nutzen Sie die Berichterstattung als Gelegenheit, um kontinuierlich zu verbessern, sowohl in Bezug auf die Berichterstattung als auch auf die tatsächlichen ESG-Praktiken Ihrer Organisation.

Was ein "gutes" Niveau im Hinblick auf die CSRD-Berichterstattung betrifft, besteht dies darin, die Anforderungen überzeugend zu erfüllen und dabei eine hohe Transparenz und Authentizität zu wahren. Ein "nur noch" Niveau beinhaltet hingegen nur die Erfüllung der Mindestanforderungen und kann zu einer erhöhten Risikobelastung für Ihr Unternehmen führen, insbesondere im Falle von Nichtkonformitäten.

häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Es gibt einige häufige Fehler, die Organisationen bei der CSRD-Berichterstattung begehen. Hier sind die drei am häufigsten auftretenden:

1. Unzureichende Vorbereitung: Einige Organisationen warten, bis es zu spät ist, um sich auf die Berichterstattung vorzubereiten. Dies führt oft zu unzureichenden Berichten und potenziellen Nichtkonformitäten. Um dies zu vermeiden, sollten Sie rechtzeitig mit der Vorbereitung beginnen und kontinuierlich an Ihrem Wissensstand und Ihren Prozessen arbeiten.

2. Fehlerhafte Datenquellen: Die Verwendung unzureichender oder unzureichend validierter Datenquellen kann zu unzuverlässigen Berichten führen. Es ist wichtig, die Datenquellen sorgfältig auszuwählen und die Integrität der Daten zu sichern.

3. Fehlende Integration: Wenn die Berichterstattung nicht in die allgemeine Compliance- und Risikomanagementstrategie integriert ist, kann dies zu ineffizienten Prozessen und einer erhöhten Verwaltungsbelastung führen. Integrieren SieCSRD-Berichterstattung in Ihre bestehenden Systeme, um die Effizienz zu steigern und potenzielle Fehler zu reduzieren.

Tools und Ansätze

Es gibt unterschiedliche Ansätze, die Sie für die CSRD-Berichterstattung und die Sammlung von ESG-Daten in Betracht ziehen können. Hier einige Überlegungen:

1. Manuelle Ansätze: Dies kann ein einfacher und flexibel erscheinender Weg sein, aber er birgt viele Risiken, wie z.B. Fehler, ineffiziente Prozesse und hohe Verwaltungskosten. Ein manueller Ansatz funktioniert in kleinen Organisationen oder wenn die Berichterstattung einfach und nicht wiederholt ist.

2. Tabellenkalkulations-/GRC-Ansätze: Während dieser Ansatz mehr strukturiert ist als die manuelle Methode, hat er seine eigenen Einschränkungen. Es kann schwierig sein, alle relevanten Daten und Prozesse zu verwalten und auf dem neuesten Stand zu halten. Diese Methode kann für mittlere Organisationen funktionieren, die eine gewisse Struktur benötigen, aber noch nicht bereit sind oder in der Lage sind, vollständig auf eine automatisierte Lösung umzusteigen.

3. Automatisierte Compliance-Plattformen: Eine automatisierte Compliance-Plattform, wie z.B. Matproof, kann die gesamte Compliance- und Berichterstattungsprozesse erheblich vereinfachen und verbessern. Sie bieten Funktionen wie automatisierte Richtlinienerstellung, Evidenzsammlung von Cloud-Anbietern und Endpunkt-Compliance-Agenten für die Überwachung von Geräten. Ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer solchen Plattform ist, dass sie 100% auf die Datenresidenz in der EU ausgerichtet ist und speziell für europäische Finanzdienstleister entwickelt wurde. Automatisierung hilft bei der Reduzierung der Vorbereitungszeit von Monaten auf Wochen und kann die Genauigkeit und Effizienz der Berichterstattung erhöhen, insbesondere wenn es um die Sammlung und Verarbeitung großer Datenmengen geht.

Es ist wichtig zu akzeptieren, dass Automatisierung nicht immer die beste Lösung ist. In einigen Fällen kann sie jedoch entscheidend zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit beitragen. Die Entscheidung, ob Sie eine automatisierte Lösung oder einen manuellen oder tabellenbasiertem Ansatz wählen, sollte auf die spezifischen Anforderungen und Ressourcen Ihrer Organisation basieren.

Einstieg: Ihre nächsten Schritte

Sie sind nun mit dem Wissen ausgerüstet, was es bei der Auswahl einer CSRD-Berichterstattungssoftware auf sich hat. Um dies in die Praxis umzusetzen, haben wir Ihnen einen fünfstufigen Aktionsplan entwickelt, den Sie in dieser Woche beginnen können.

1. Bestehende Verfahren analysieren: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse Ihrer derzeitigen Berichterstattungsprozesse und identifizieren Sie Schwachstellen und Bereiche für Verbesserungen. Beachten Sie dabei die ESRS-Richtlinien genau und analysieren Sie, wie gut Ihre jetzigen Tools diesen Anforderungen gerecht werden.

2. Forschen Sie nach Tools und Anbietern: Schlagen Sie nach Lösungen, die speziell für die CSRD-Berichterstattung konzipiert wurden. Informieren Sie sich über deren Funktionen, Compliance mit ESRS und die Integrationsmöglichkeiten in Ihre bestehenden Systeme.

3. Prüfen Sie die Integrationsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass das Tool in der Lage ist, Daten aus verschiedenen Quellen, wie Lieferketten, zu sammeln und zu integrieren. Dieser Schritt ist entscheidend, um eine vollständige und Berichterstattung zu gewährleisten.

4. Datenschutz und Sicherheit: Berücksichtigen Sie die Datenschutzvorschriften, wie GDPR, und stellen Sie sicher, dass das Tool denhighest Standards der Informationssicherheit entspricht. Ein 100%ige EU-Datenruhe, wie bei Matproof, ist ein Muss.

5. Testen und Implementieren: Schießen Sie nach einem detaillierten Test der ausgewählten Software vor, diese in Ihre Organisation einzuführen. Bedenken Sie, dass eine erfolgreiche Implementierung auch eine angemessene Schulung und Aufklärung der involvierten Mitarbeiter erfordert.

Als Ressourcenempfehlung denken wir, dass Sie sich die offiziellen EU-Veröffentlichungen und BaFin-Leitlinien genau durchlesen sollten. Bei Fragen oder Unsicherheiten können Sie sich an die Finanzaufsicht und an Experten wenden.

Wann sollten Sie externe Hilfe in Anspruch nehmen? Überlegen Sie dies, wenn Ihre Ressourcen oder Expertise zur Umsetzung der erforderlichen Änderungen in den Berichterstattungsprozessen begrenzt sind. Es mag sinnvoller sein, sich auf die Zusammenarbeit mit einem Fachangestellten oder einem Anbieter wie Matproof zu konzentrieren, der speziell auf die EU-finanziellen Dienstleistungen zugeschnitten ist.

Ein schnelles Erfolgserlebnis, das Sie in den nächsten 24 Stunden erreichen können, ist das Setzen eines internen Treffens, um das Bewusstsein für die Bedeutung der CSRD-Berichterstattung und die ESRS-Compliance zu erhöhen und mögliche Maßnahmen zu diskutieren.

Häufig gestellte Fragen

Hier sind einige FAQs, die sich in Bezug auf die CSRD-Berichterstattungssoftware und deren Umsetzung ergeben haben:

1. Welche Kriterien sollte ich bei der Auswahl einer Software berücksichtigen?

Achten Sie darauf, dass die Software in der Lage ist, alle relevanten ESRS-Anforderungen zu erfüllen. Es ist wichtig, die Benutzerfreundlichkeit, die Integration in bestehende Systeme, die Datensicherheit und den Support des Anbieters zu prüfen. Darüber hinaus sollten Sie die Flexibilität und Skalierbarkeit der Software bedenken.

2. Wie kann ich die Compliance meines Unternehmens sicherstellen?

Stellen Sie sicher, dass Ihre Berichterstattungssoftware die neuesten Compliance-Anforderungen der CSRD und der ESRS berücksichtigt. Nutzen Sie interne Schulungen und Schulungen durch den Softwareanbieter, um die Notwendigkeiten und Vorgehensweisen für die Einhaltung der Vorschriften zu vermitteln.

3. Kann ich die Berichterstattung selbst durchführen oder brauche ich externe Hilfe?

Die Entscheidung, ob Sie die Berichterstattung in-house durchführen oder externe Hilfe in Anspruch nehmen, hängt von der Komplexität Ihrer Lieferkette und den Ressourcen Ihres Unternehmens ab. In vielen Fällen kann es ratsam sein, externe Expertise hinzuziehen, insbesondere wenn es um spezialisierte Software und die Erfüllung komplexer Compliance-Anforderungen geht.

4. Was kostet eine CSRD-Berichterstattungssoftware üblicherweise?

Die Kosten können stark variieren und hängen von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Anforderungen und der gewählten Software ab. Einige Anbieter bieten pauschale Preise an, während andere eine bedingungsabhängige Gebühr erheben. Es ist ratsam, Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen und die Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen.

5. Wie lange dauert es, um eine CSRD-Berichterstattungssoftware zu implementieren?

Die Implementierungsdauer kann von einigen Wochen bis zu mehreren Monaten reichen, abhängig von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Anforderungen und der Zusammenarbeit zwischen Ihrem Team und dem Softwareanbieter.

Schlüsselerkenntnisse

Lassen Sie uns die wichtigsten Punkte dieses Artikels zusammenfassen:

• Die Wahl der richtigen CSRD-Berichterstattungssoftware ist entscheidend für die Compliance mit den ESRS-Richtlinien.
• Es ist wichtig, die Integration, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit und Kosten der Software sorgfältig zu prüfen.
• Eine externe Hilfe kann in komplexen Fällen oder bei limited Ressourcen hilfreich sein.
• Matproof bietet eine automatisierte Lösung, die speziell für die EU-finanziellen Dienstleistungen konzipiert ist und Ihnen dabei helfen kann, diese Herausforderungen zu bewältigen.

Sollten Sie Interesse haben, Ihre Organisation mit Matproof in Einklang zu bringen und eine kostenlose Bewertung anzufordern, besuchen Sie https://matproof.com/contact.